BAB II METODOLOGI PENGEMBANGAN SISTEM AKUNTANSI

                                   

BAB II

METODOLOGI PENGEMBANGAN

SISTEM AKUNTANSI

Setelah dalam Bab I diuraikan pengertian sistem secaa umum sistem akuntasi serta sistem dan prosedur dalam Bb 2 ini dijelaskan langka-langkah yang harus ditempuh oleh analis sistem dalam pengembangkan sisten akuntansi. Perlu diulangi lagi bahwa pengertian sistem akuntansi yang telah diuraikan dalam Bab I meliputi sistem akuntansi pokok (yang unsurnya terdiri dari formulir,jurnal,buku,besar dan buku pembantu, dan laporan) dan sistem infor,masi di luar sistem akuntansi pokok yang meliputi sistem akuntansi piutang sistem akuntansi utang sistem akuntansi penggajian dan penggupahaa,sistem akuntansi biaya,sistem kas,sistem akuntansi persediaan,dan sistem akuntansi aktiva tetap.Pengembangan sistem akuntansi yang akan diuraikan dalam bab ini adalah persangkutan dengan pengembangan sistem akuntansi secara penyeluruk atau salah satu sub sistem dalam sistem akuntansi tersebut.

Pengembangan sistem akuntansi dilakukan oleh analis sistem melalui tiga tahap Utama:Analisis sistem dasain sistem dan implementasi sistem.Dalam bab 2 ini diuraikan secara rinci setiap tahap yang harus dilalui oleh analis dalam mengembangkan sistem akuntansi.

METODOLOGI PENGEMBANGAN SISTEM

Metodologi pengembangan sistem adalah langkah-langkah yang dilalui oleh analis sistem dalam mengembangkan sistem informasi. Pengembangan sistem akuntansi dilaksanakan melalui tiga utama berikut ini:

1. Analisis sistem (system analysis).
2. Desain sistem (system desing).
3. Implementasi sistem (system implementation).

Dalam setiap tahap pengembangan sistem tersebut analis, sistem menghasilkan dokumen tertulis yang menyajikan rencana pekerjaan yang akan dilakukan dalam pengembangan sistem atau hasil pekerjaan

pelaksanaan kepada pemakai informasi sebagai media bagi analis sistem untuk mengkomunikashkan pekerjaannya kepada pemakai informasi.Tahap pengembangan sistem dan nama dokumen tertulis yang dihasilkan oleh analis sistem dalam setiap tahap pengembangan sistem disajikan dalam Gambar 2.1.

Analisis Sistem Laporan Hasil

Analisis Sistem

Usaha Pelaksanaan

Analisis Sistem

Laporan Final Desain

Sistem Secara Rinci

Desain Sistem Laporan Final Desain

Sistem Secara Garis Besar

Usaha Desain

Sistem Secara Garis Besar

Implementasi istem Laporan Final

Implementasi

Sistem

Gambar 2.1. Tahap-tahap Pengembangan Sistem informasi dan Dokumen Tertulis

yang Dihasilkan dalam Setiap Tahap.

• ANALISIS SISTEM

Dalam tahap ini, analisis sistem pembantu pemakai informasi dalam mengidenfikas informasi yang diperlukan oleh pemakai untuk melaksanakan pekerjaannya. Analisis sistem mewawacarai pemakai informasi,seperti mengajukan pertanyaan ‘informasi apa yang Saudara terima sekarang’ ‘jenis informasi apa yang saudara perlukan untul melaksanakan pekerjaan saudar?’.Masalah yang sering kali dihadapi dihadapi oleh analisis sistem pada tahap ini adalah membedakan apa yang di minta,dengan apa yang diinginkan dan dengan apa yang diperlukan oleh pemakai informasi. Sering kali pemakai informasi tidak mampu mengemukakan informasi apa yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaannya sehingga ia mengajukan permintaan jenis informasi kepada analisi sistem yang tidak sesuai dengan yang diinginkan, bahkan sering kali tidak sama dengan yang sebenarnya di perlukan.Analisis sistem harus memperoleh informasi yang sebenarnya diperlukan oleh pemakai informasi dalam tahap analisis sistem ini,karena jenis informasi yang diperlukan oleh pemakai informasi inilah yang menjadi dasar untuk melangkah tehap desain dan implementasi sistem.Tahap-tahap desain dan implementasi dalam pengembangan sistem akuntansi sangat ditentukan oleh keberasilan analisis sistem dalam mengidefikasi kebutuhan informasi pemakai informasi.

Kegagalan Analisis sistem dalam mengidefikasi jenis informasi yang diperlukan oleh pemakai informasi akan mengakibatkan desain sistem yang tidak yang bermanfaat bagi pemakai informasi.Oleh

karena itu tahap analisis sistem merupakan tahap yang paling menentukan dalam keseluruhan tahap pengembangan sistem informasi.

Analisis sistem dapat dibagi menjadi empat tahap:

1. Analisis Pendahuluan.
2. Penyusunan Usaha Pelaksanaan Analisis Sistem.
3. Pelaksanaan Analisis Sistem.
4. Penyusunan Laporan Hasil Analisis Sistem.

Dalam analisis pendahuluan analisis sistem mengumpulkan berbagai informasi umum untuk menyusun dokumen tertulis yang diebut Usaha pelaksanaan Analisis Sistem.Tahap pelaksanaan analisis sistem dilakukan oleh analis setelah tahap analisis pendahuluan dilakukan dan didasrakan pada Usulan Pelaksanaan Analisis sistem.Hasil analisis sistem dituangkan dalam dokumen tertulis yang disebut Laporan Hasil Analisis Sistem.

Analisis Pendahuluan (Preliminary Analys)

Dalam Bab 1 telah diuraikan bagi tujuan umum pengembangan sistem akuntansi adalah untuk menyediakan informasi bagi pengelolaan kegiatan usaha baru,untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah ada, untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan intern,dan untuk mengurangi biaya klerikal dalam penyelenggaraan catatan akuntansi.Jika perusahaan memiliki Departemen sistem Informasi, pekerjaan pengembangan sistem akuntansi dalam perusahaan tersebut umumnya di dahului dengan diterimanya permintaan jasa pengembangan sistem informasi dari pemakai informasi kepada analis sistem dalam departemen tersebut.Permintaan jasa tersebut dituangkan dalam surat permintaan jasa pengembangan sistem informasi dan berisi pekerjaan.

Penyusunan Usulan Pelaksanaa Analisis Sistem

Pelaksanaa Analisis Sistem direncanakan oleh analis sistem dalam suatu dokumen tertulis yang disebut ‘Usulan pelaksanaan analisis. Sistem.’ Maksud dihasilkannya dokumen tertulis tersebut adalah untuk menpertemukan pikiran pemakai informasi dengan analis sistem mengenai pekerjaan pengembangan sistem akuntansi yang akan dilaksanakan oleh analis sistem untuk memenuhi kebutuhan pemakai informasi.Gambar 2.3. melukiskan dokumen usulan pelaksanaan analisis sistem.

Dalam dokumen “Usulan pelaksanaan Analisis Sistem” analis sistem menjelaskan:

1. Alasan ringkas dan jelas yang mendasari dilakukannya pengembangan sisten akuntansi.
2. Perntanyaan khusus tentang persyaratan kinerja yang diharapkan dari sistem akuntansi yang diusulkan.
3. Batasan luas analisis sistem yang akan dilakukan.
4. Indentifikasi informasi yang kemungkinan harus dikumpulkan dalam analisis sitem.
5. Indentifikasi sumber-sumber konpernsial yang dapat menyediakan informasi yang diperlukan dalam analisi sistem.
6. Daftar peristiwa besar atau titik-titik pengecekan yang digunakan untuk mencetak perkembangan analisis sistem yang dilaksanakan oleh analis sistem.

Isi dokumen “Usulan pelaksanaan Analisis Sistem” ini kemudian disajikan oleh analis sistem kepada pemakai informasi untuk mempertemukan kebutuhan pemakai informasi dengan kebutuhan pemakai menurut persepsi analis sistem. Dengan membaca alasan dilakukannya analisis sistem, persyaratan kinerja yang dituntut dari sistem yang akan dikembangkan luas analisis sistem yang laksanakan ,informasi yang akan dikumpulkan,sumber informasi pontensial dan daftar peritiwa penting yang dapat digunakan,untuk mengecek perkembangan perlaksanaan analisis sistem,pemakai informasi dapat memahami apakah arah yang ditujuh dalam analisis sistem ini dapat memenuhi kebutuhan informasi mereka.

Pelaksanaan Analisis Sistem

Pelaksanaan Analisis Sistem didasar pada rencana kerja yang ditungkan dalam Usulan Pelaksanaan Analisis.Berikut ini contoh berbagai langkah yang dilakukan oleh analis sistem dalam melaksanakan analisis sistem.

Analisis Laporan yang Dihasilkan Sistem Sekarang, Daalam tahap ini analis sistem mempelajari laporan yang sudah dihasilkan oleh sistem akuntansi yang sekarang digunakan,untuk menentukan informasi yang dilakukan oleh manajemen namun tidak disediakan oleh sistem akuntansi yang sekarang.

Menganalisis Transaksi.Analis sistem kemudian melaksanakan analisis terhadap setiap transaksi.Analisis transaksi ini meliputi analisis terhadap formulir,catatan dan,prosedur yang digunakan di dalam melaksanakan setiap transaksi tersebut.

Untuk setiap transaksi yang dilaksanakan perusahaan analisis sistem mengumpulkan informasi mengenai:

1. Unit organisasi yang terkait dalam transaksi
2. Formulir yang digunakan
3. Sistem otorisasi dalam pelaksanaan transaksi
4. Catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat transaksi
5. Prosedur pelaksanaan transaksi

Dalam menpelajari formulir yang digunakan dalam suatu departemen,analis sistem mengumpulkan informasi mengenai:

1. Siapa yang mengisi formulir?
2. Siapa yang mengecek,menverifikasi atau mengesahkan formulir tersebut?
3. Setelah formulir tersebut selesai diproses,diserahkan ke departemen mana, dan siapa yang menerima penyerah formulir tersebut?
4. Buku jurnal apa yang terpengaruh oleh informasi yang tercantum di dalam formulir tersebut?
5. Buku besar pembantu apa yang terpengaruh oleh formulir tersebut?
6. Rekenig buku besar apa yang terpengaruh oleh formulir tersebut?
7. Ekuipmen mekanik apa yang digunakan untuk mengolah oleh formulir tersebut?
8. Pengecekan intern apa yang diciptakan dari penggunaan formulir tersebut?

Dalam Pengumpulan informasi, mengenai sistem (yang merupakan jaringan prosedur untuk melaksanakan transaksi pokok perusahaan),analis sistem biasanya menggunakan uraian tertulis berupa daftar kegiatan (operation list) dan simbol-simbol standar. Pada akhir Bab 2 ini dissajikan contoh simbol-simbol standar beserta maknanya dan disajikan pula contoh penggunaannya.

Mempelajari Catatan pertam. Seperti telah diuraikan dalam Bab 1, yang merupakan catatan pertama (books of original entry) dalam sistem akuntansi adalah jurnal. Analis sistem mempelajari jurnal yang digunakan oleh perusahaan dengan tujuan untuk menenmukan kelemahan yang melekat padanya dan mempertimbangkan kemungkinan perncangan kembali jurnal yang sekarang digunakan atau perancangan jurnal-jurnal baru.Dalam Bab 4 diuraikan bagimana merancang catatan pertama ini.

Mempelajari Catatan Terakhir. Buku besar dan pembantu merupakn catatan terakhir (books of entry)

Dalam sistem akuntansi.Analisis sistem mempelajari buku besar dan berbagi buku pembantu yang digunakan oleh perusahaan dengan tujuan untuk menentukan kelemahan yang melekat adanya dan mempertimbangkan kemungkinan perancangan kembali buku besar dan buku pembantu yang sekarang digunakan,atau perancangan buku pembantu yang aru.Dalam Bab 5 diuraikan bagimana merancang buku besar dan buku pembantu ini.

Sumber Informasi dalam Analisis Sistem

Dlam analisis sistem,sumbeer informasi,untuk pengembangan sistem akuntansi (1) sistem akuntansi yang sekarang digunakan,(2) sumber intern yang lain,(3) sumber-sumber luar.

Jarang analisis sistem mengembangkan sistem akuntansi yang sama sekali akuntansi adalah sebelumnya tidak dimiliki oleh perusahaan.yang sering terjadi justru analis sistem mengembangkan sistem baru untuk menggantikan atau untuk menperluas sistem akuntansi yang sekarang digunakan oleh perusahaan.Dalam keadaan ini timbul perntanyaan: Apakah peran sistem akuntansi yang lama sistem akuntansi yang akan dikembangkan? Haruslah analis sistem menganalisis sistem akuntansi yang lama dalam mengembangkan sistem akuntansi yang baru?

Manfaat utama dilakukan analis terhadap sistem akuntansi lama adalah:

1. Efektifitas Sisitem Akuntansi yang Sekarang Digunakan.Dengan mempelajari sistem akuntansi yang sekarang digunakan analis sekarang sistem memiliki kesempatanuntuk menentukan apakah sistem yang sekarang digunakan masih memenuhi kebutuhan pemakai informasi ,memelurkan perbaiki kecil,memerlukan perbaiki besar atau harus diganti. Desain suatu sistem,akuntansi baru tanpa dilandasi pada penilaian efektifitas sistem akuntansi yang sekarang digunakan ibarat membeli

sebuah mobil tanpa mengetahui bahwa mnobil yang sekarang digunakan dalam keadaan mongok hanya karena kehabisan bahan bakar.

2. Ide Rancangan. Dengan menganalisis sistem akuntansi yang sekarang diggunakan analis sistem dapat menyerap ide rancangan yang terdapat dalam sistem akuntansi yang,lama, yang masih bermanfaat untuk pemaki dalam sistem akuntansi yang baru.
3. Identifikasi Sumber Daya.Dengan menganalisis sistem akuntansi yang sekarang digunakan analis,sistem dapat mengidentifikasi berbagai sumber daya yang tersedia bagi sistem akuntansi yang akan dikembangkan nanti. Sumber daya tersebut meliputih keahlian manajemen,kehlian,dan ekuipmen yang sekarang digunakan untuk menjalankan sistem akuntansi.
4. Pengetahuan Konversi. Pada saat sistem akuntansi yang baru diimplementasika,analis sistem perlu memiliki informasi tentang kegiatan yang sebelumnya dilaksanakan dengan sisten yang lama dan yang akan dilaksanakan dengan sistem akuntansi yang baru.Pengetahuan ini merupakan dasar bagi analis sistem dalam menghentikan kegiatan-kegiatan yang dilakukan dengansistem yang lama untuk digantikan dengan kegiatan-kegiatan yang diracang dalam sistem akuntansi baru.
5. Tidak Awal yang Sama dalam Menuju Ke Perusahaan Baru. Dalam mengkomunikasikan perubahan-perubahan yang dirancang dengan dilaksanakannya sistemakuntansi yang baru,analis sistem akan menghadapi sikap penolakan atau keengganan karyawan pelaksana maupun pemakai informasi untukl berubah ke dalam sistem akuntansi yang baru.Untuk mengirangi sikap tersebut analis sistem dapat membuat perbandingan antara sistem lama dengan sistem yang baru, untuk menujukkan bahwa sistem yang baru tidak seluruhnya merupakan sistem baru namun beberapa unsur yang ada dalam sistem lama masih dipertahankan atau sedikit mengalami perubahan dalam sistem akuntansi yang baru. Dengan demikian analis sistem dan karyawan yang akan mengoperasikan sistem serta pemakai informasi dapat bertolak dari titik awal yang sama, yaitu kondisi sistem akuntansi yang lama, untuk berangkat ke sistem akuntansi baru yang telah dirancang.

Teknik Pengumpulan Informasi dalam Analisis Sistem

Dalam tahap analisis pengumpulan informasi dilakukan analis sistem dengan cara (1) wawancar,(2) kuesioner, (3) metode analisis kelompok,(4) pengamatan,dan (5) pengambilan sampel dan pengumpulan dokumen. Dalam banyak hal, waawancara merupakan cara terbaik untuk mengumpulkan data dalam tahap analisis sistem.

Dalam tahap analisis sistem,bentuk-bemtuk pertanyaan yang di jual oleh analis sistem adalah sebagai berikut:

1. Apakah laporan keuangam ini menyajikan informasi sistem yang Saudara perlukan?
2. Bagimana memperbaiki mutu informasi yang di cantumkan dalam laporan keuangan yang Saudara terima?
3. Apa pekerjaan Saudara?
4. Apakah yang akan Saudara capai melalui pekerjaan Saudara?
5. Informasi apa yang Saudara terima sekarang untuk mencapai tujuan pekerjaan Saudara?
6. Informasi keuangan tambahan apa yang Saudara perlukan?

Motode analisis kelompok digunakan jika (1) sistem yang dianalisis berdampak kepada beberapa kelopok pemakai informasi yang mempunyai berbagai kegiatan yang berbeda dan berbagai kepentingan yang berbeda,(2) sistem yang dianalisis akan mengubah hubungan yang sudah terbina antara manusia, antar mesin,dan antar metode,(3) sistem dianalisis akan melayani fungsi bisnis,yang baru yang sebelumnya perusahaan tidak memiliki pengalaman menjalankan funsi tersebut.

Penyusuna Laporar Hasil Analisis Sistem

Hasil akhir proses analisis sistem disajikan oleh analis sistem dalam suatu laporan yang disebut Laporan Hasil Analisis Sistem. Laporan ini merupakan dokumen tertulis yang dibuat oleh analis sistem untuk diserahkan kepada pemakai informasi,Laporan ini berisi temuan-temuan yang diperoleh analis sistem dalam analisis sistem.Isi Laporan Hasil Analisis Sistem meliputi:

1. Perntanyaan kembali alasan yang mendasari dan luas analisis sistem yang dilaksanakan oleh analis sistem.
2. Dafat masalah besar yang ditemukan oleh analis sistem.
3. Suatu perntanyaan persyaratan informasi yang diperlukan oleh pemakai informasi.
4. Suatu perntanyaan tentang asumsi penting yang dibuat oleh analis sistem selama melaksanakan analisis sistem.
5. Suatu proyeksi sumber daya yang diperlukan beserta biaya yang dibutuhkan dalam perancangan sistem akuntansi yang baru,atau pengubahan sistem yang sekarang digunakan oleh perusahaan.Proyeksi ini mencakup kelaikan dilanjutkannya tahap-tahap berikutnya pengembangan sistem akuntansi.
6. Rekomendasi yang bersangkutan dengan sistem yang diusulkan atau npersyaratan-persyaratan yang harus dipenuhi oleh sistem yang diusulkan tersebut.

• DESAIN SISTEM

Desain adalah proses pemerjemahan kebutuhan pemakai informasi ke dalam alternatif rencangan sistem informasi yang diajukan kepada pemakai informasi untuk dipertimbangka.Tahap desain sistem ini dibagi menjadi lima tahap:

1. Desain sistem secara garis besar.
2. Penyusunan Usulan Desain Sistem Secara garis besar.
3. Evaluasi sistem.
4. Penyusunan Laporan Final Desain Sistem Secara Garis Besar.
5. Desain Sistem Secara rinci.
6. Penyusunan Laporan Final Desain Sistem Secara Rinci.

Pengembangan sistem akuntansi dapat disamakam dengan pembangunan gedung sekolah.Pada

tahap awal pembangunan gedung sekolah,assitek melakukan wawancara dengan pengurus sekolah untuk memperoleh informasi tentang kebutuhan pengurus sekolah,seperti kebutuhan ruang,fasilitas olah raga,alat bantu pengajaran yang akan dipasang dalam gedung,dan lain-lain kebutuhan. Berdasarkan informasi tentang kebutuhan pengurus sekolah, arsitek kemundian membuat rancangan garis besar bamgunan gedung sekolah yang dirancang untuk memenuhi kebutuhan pengurus sekolah.Desain secara garis besar tersebut kemidian ditawarkan kepada pengurus sekolah untuk dipertimbangkan.Pengurus sekolah dan assitek bersama-sama melakukan evaluasi terhadap desain gedung sekolah secara garis besar tersebut.Hasil evaluasi terhadap desain gedung secara garis besar kemudian dipakai oleh arsitek untuk membuat desain gedung secara rinci.Tahap desain gedung sebenarnya berjalan bolak balik antara desain garis besar evaluasi dan desain rinci sampai akhirnya arsitek menghasilkan desain rinci yang memenuhi kebutuhan pengurus sekolah.

Desain Sistem Secara Garis Besar

Seperti halnya dengan yang ditempuh oleh seorang arsitek dalam pembanguna gedung sekolah tersebut diatas, dalam pembangunan sebuah sistem informasi analis sistem telah memperoeh informasi berikut ini dari tahap analisis sitem yang dilakukan:

1. Informasi yang dibutuhkan oleh pemakai beserta persyaratan-persyaratan yang melekat dalam infomasi tersebut.
2. Luuas Sistem.
3. Sumber daya yang dimiliki oleh perusahaan (orang, mesin,uang, material,dan metode).

Berdasarkan informasi yang diperolehan dalam tahap analisis tersebut analis sistem kemudian menawarkan berbagai alternatif desain secara garis besar sistem informasi untuk menghasilkan informasi yang diperlukan pemakai. Berbagai alternatif desain secara garis besar sistem informasi tersebut terdiri dari desain masing-masing unsur blok bangunan sistem informasi,yang dimeliputi desain keluaran,masukan model, teknologi basis data,dan pengendalian.

Analissistem adalah seorang jang ali jang mampu memnyajikan berbagai aternatif desain sistem informasi jang menmungkinkan pemakai informasi memilih di antara berbagai desain jang di tawarkan oleh analis sistem penyajian desain sistem informasi secara garis besar menberi kesepatan kepada pemakai informasi

Melihat dengan berbagai macam cara nutuk memenuhi kebutuan informasi mereka sehingga desain jang

Baiklah jang natilah akan di plementasikan. Umum nya pemakai informasi tidak mengetahui informasi apa jang di perlukan sampai saat ini informasi tersebut di tunjunkan kepada mereka.

Penyusunan usulan desain sistem secara garis besar

Usulan desain sistem secara garis besar di susun untuk menkomunikasikan secara tertulis kepada pemakai

Informasi sebagai mana sistem informasi jang di rancang secara garis besar memenuhi kebutuan mereka

Akan informasi isi di usulkan desain sistemgaris besar adalah sebagai berikut:

1. Pertanyaan kembali alasan di lakukannya pekerjaan pengembagan sistem informasi. Dalam bagian ini analis sistem menguhmbungkan persyaratan –persyaratan dan berbagai tunjuan yang di tetapkan oleh pemakai infomasi dengan usulan desain yang di ayungkan oleh analis sistem.
2. Berbagai aternatif sistem informasi jang kendikembankan untuk memenuhl kebutuan pemakai informasi.penyajian lebih dari satu aternatif desain di maksudkan untuk:

1. Memungkikan pemakai informasi melakukan pilian di antara alternatif desain yang di sajikan oleh analis sistem.
2. Mennunjukkan kepada pemakai informasi bawah setiap alternatif desain sistem memiliki dampak signfikan jang berbenda teradap organisasi.sebagai contoh desain sistem informasi A memenuhi 90% pesyaratan jang di tentukan oleh pemakai informasi namun biaya pengembangansistem informasi tersebut lebih mahal 40% di bandinkan dengan desain sistem informasi B:

3. sumber daya yang di perlukan untuk Menplementasikan dan menpertaakan masing masing alternatif desain sistem.
4. asunsi asunsi kritis atau masalan masalah jang belum terpecahkan jang mungkin berdampak teradap desain final sistem informasi.

Usulan desain sistem secara garis besar sajikan oleh analis sistem kepada pemakai informasi. Pemakai informasi mengajukan kriti dan saran atas desain sistem informasi secara garis besar yang di sajikan oleh analis sistem. Penbentulan dan penjenrpurnaan di lakukan oeh analis sistem teradap desain sistem garis besar.

Evaluasi Sistem

Dalam tahap desain secara garisdesar, analis sistem merancangf secara garis besar masing-masing blok bangunan sistem informasi kecuali blok teknologi. Blok teknologi dirancang oleh ahli sistem setelah pemakai informasi menyetujui isi laporan Desain sistem secara garis desar.

Dalam tahap evalusi sistem analis sistem menetukan persyaratan yang harus di penuhi oleh blok teknologi dalam menjalankan sistem informasi yang dirancang dan memilih penjual teknologi yang memiliki kemanpuan untuk memenuhi persyaratan di tentut oleh sistem informasi

Penyusunan Laporan Final Desain Sistem Secara Garis Besar

Berdasarkan hasil disksi antara pemakaian infomasi dengan analis sistem dalam penyajian usulan desain secara garis besar dan evaluasi sistem analisis sistem kemudian membuat laporan final secara garis besar.

Desain Sistem Secara Rinci

Dalam tahap ini,analis sistem melakukan desain rinci masing-masing blok bangunan sistem informasi menjadi bangunan sistem informasi yang mampu memenuhi kebutuhan para pemakai jika misalnya dalam tahap desain secara garis besar sistem informasi di rancang untuk menghasilkan laporan umur piutang dalam tahap desain rinci analis sistem merancang format laporan isi laporan distribisi laporan pisah batas data yang dipakai sebagai bahan laporan pengandalian atas laporan dan sebagainya.

Penyusunan Laporan Final Desain Sistem Secara Rinci

Hasil desain rinci sistem infomasi ini disajihkan oleh analis sistem dalam komitmen tertulis yang disebuh, laporan final desain sistem secara rinci.

• IMPLEMENTASI SISTEM

Implementasi adalah pendidikan dan pelatihan pemakai informasi,pelatian dan koordinasi teknisi yang akan menjalankan sistem,pengujian sistem,yang baru, dan pengubahan yang dilakukan untuk membuat sistem informasi yang telah dirancang menjadi dapat dilaksakan secara operasional. Puncak segala kegiatan pengembangan dan perancangan sistem informasi adalah terletak pada tahap implementasi.

Dalam tahap implementasi ini,analis sistem menyusun Laporan Final Implementasi sistem yang terdiri dari dua bagian: Rencana Implementasi dan Hasil pelaksanaan Implementasi Rencana disusun sebelum tahap pelaksanaan sistem dilaksanakan.Bagian ini berisi rencana pengujian berbagai blok bangunan sistem informasi,seperti blok keluaran,masukan,model, teknologi, basis data,dan pengemdalian. Di samping itu,dalam bagian ini di cantunkan pula rencana konversi sistem lama ke sistem baru.Selam pelaksanaan sistem berlangsung, analisis sistem melakukan dokumentasi perubahaa-perubahan yang di lakukan untuk menyempurnakan sistem,hail-hasil yang dicapai dalamk pelaksanaan sistem,dan penerimaan sistem oleh para pemakai informasi.Hasil pelaksanaan sistem ini merupakan bagian dalam Laporan Final Implementasi Sistem.

Persiapan Implementasi Sistem

Implementansi sistem sangat ditentukan oleh perencanaan yang dibuat untuk melaksanaan implementasi sistem. Meskipun suatu sistem akuntansi telah dirancang dengan baik, namun sebagai besar suksus pengembangan sistem ditentukan bagimana baiknya perencanaan implementasi sistem disusun dan di laksanakan.Suatu sistem akuntansi yang tidak mampu memenuhi kebutuhan pemakai dan penuh dengan kesalahan akan ber dampak lama bagi pemakai, meskipun kekurangan-kekurangan tersebut dapat diatasi.Oleh karana itu, bagian yang penting dari Laporan Final Implementasi Sistem adalah perncanaan implementasi sistem.

Pendidikan dan Pelatihan Karyawan

Jika sistem akuntansi baru di kembangkan dalam perusahaan dan diharap dapat dimanfaatkan dengan berhasil setiap orang yang terkait dengan sistem tersebut harus dibuat sadar tentang tanggung jawabnya masing-masing terhadap pelaksanakan bagian sistem yang menjadi tanggung jawabnya dan tentang apa yang dapat dimanfaatkan dari sistem tersebut bagi pelaksanaan tugasnya.

Oleh karena itu dalam tahap implenentasi perlu dilakukan pendidikan dan pelatihan karyawan yang akan terkait dalam pelaksanaan sistem akuntansi.Karyawan yang akan mengikuti pendidikan dan pelatihan dibagi menjadi dua golongan:karyawan pemakai informasi dan karyawan pelaksana sistem. Karyawan pemakai informasi terdiri dari manajemen,staf,diberbagai daerah fungsional seperti pemasaran, personalia,hubungan masyarakat. Istilah pendidikan digunakan untuk menyadarkan pemakai informasi tentang informasi yang dapat dihasilkan oleh sistem dan berbagai persyaratan yang tetapkan oleh pemakai yang dapat dipenuhi oleh sistem akuntansi yang dirancang.

Pelatihan karyawan ditujukan kepada karyawan yangt akan mengoperasikan sistem akuntansi.Karyawan yang mengoperasikan sistem terdiri dari karyawan yang bertugasuntuk menyiapkan masukan,pengolah data,dan mengoperasikan dan menjaga komponen fisik dan logis sistem akuntansi.Pelatihan ditujukan kepada karyawan yang mengoperasikan sistem untuk menyiapkan mereka menghadapi awal pengoperasian sistem.Namun,pelatihan tidak hanyan berhenti sampai disini saja. Perusahaan harus menyusun program pelatihan yang bersinambung untuk mengantisipasi masukannya karyawan yang baru dan kemungkinan terjadinya perubahan terhadap sistem akuntansi yang digunakan oleh perusahaan.

Konversi Sistem

Perubahan dari sistem lama ke sistem baru memerlukan pendekatan konversitertentu.

Terdapat empat pilihan utama pendekatan yang digunakan nengubah sistem lama ke sistem baru: (1) alngsung, (2) paralel, (3) pendekatan mondur, (4) phase-in

Konversi Langsung. Konversi Langsung adalah implementasi sistem baru segera langsung dan menghentikan segera pemakaian sistem yang lama. Pendekataini cocok digunakan dalam situasi (1) sistem baru tidak menggantikan sistem mana pun yang sekarang digunakan oleh perusahaan (2) sistem lama diputuskan sama sekali tidak memiliki manfaat atau nilai,(3) sistem baru sangat kecil dan sangat sedehrana,(4) desain sistem baru sangat berdeda dengan desain sistem lama dan perbandingan di antara keduanya tidak bermanfaat. Gambar 2.4. berikut ini melukiskan pendekatan konversi langsung.

SISTEM LAMA

SISTEM BARU

Gambar 2.4 Pendekatan Konversi Langsung

Konversi Paralel.Konversi Paralel adalah implementasi sistem baru secara bersamaan dengan pemakaian sistem yang lama selama jangka waktu tertentu.Dalam pendekatan ini, keluaran sistem baru,selama jangka waktu tertentu dibandingkan dengan keluaran sistem lama dan perbedaan yang timbul di rekonsilisi. Pendekatan ini memberikan perlindungkan bagi organisasi dari kemungkinan kegagalan sistem yang baru dalam menghasilkan keluaran yang perlukan. Pendekatan konversi paralel tentu sja memerlukan biaya yang bersangkutan dengan laksanakan dua sistem untuk jangka waktu tertentu guna menghasilkan keluaran yang sama. Gambar 2.5 berikut ini melukiskan pendekatan konversi paralel.

Gambar 2.5 Pendekatan Konversi Praralel

Konversi Modular.Konversi modular sering kali disebut dengan pendekatan pilor projec adalah implementasi sistem baru, kedalam organisasi secara sebagian sebagian.Sebagai contoh, sistem akuntansi piutang yang baru diterapkan baru di cabang A, dan jika berhasil,diimplementasikan dicabang B, dan akhirnya jika di kedua cabang tersebut berasil,kemudian diimplementasikan ke seluruh perusahaan. Keuntungan penggunaan pendekatan konversi moduler adalah (1) risiko kegagalan sistem dapat di batasi di tempat yang terbatas,(2) masalah yang timbul dalam sistem yang baru dapat segera dibetulkan sebelum diimplementasikan ke penerapan yang lebih luas,(3) Karyawan dari tempat lain yang akan mengoperasikan sistem dapat dilatih di tempat yang dijadikan pilot project sebelum mengoperasikan sistem di tempat mereka sendiri. Kelemahan yang melekat dalam pendekatan ini adalah,(1) diperlukan periode yang lebih lama untuk menerapkan sistem baru dalam perusahaan secara keseluruhan,(2) tidak semua dapat dimplementasikan dengan pendekatan ini,(3) tidak semua organisasi dapat menerapkan pendekatan ini.Gambar 2.6 berikut ini melukiskan pendekatan konversi modular.

Sistem Sistem Sistem Lama Lama Lama	Sistem Lama
Sistem Sistem Lam Lama		Sistem Baru	Sistem Baru

Gambar 2.6 Pendekatan Konversi Modular

Konversi Phase-in adalah mirip dengan konversi modular.Budaya ada di antara kebudayanya adalah terletak pada konversi modular membagi organisasi untuk implementasi sistem baru, sedangkan pada konversi phase-in, yang dibagi adalah sistemnya terdiri.Sebagai contoh,misalnya mengumpulkan data dengan sistem baru,diimplementsikan dengan cara membuat mekanisme hubungan (interface mecbanism)dengan sistem lama. Interface tersebut memungkinkan sistem lama menggunakan masukan yang berasal dari sistem pengumpulan data yang baru. Setiap kali bagian sistem yang baru diimplementasikan, analis sistem merancang mekanime hubungan antara sistem baru dengan sistem lama. Gambar 2.7 berikut ini implementsi dengan pendekatan phase-in.

Gambar 2.7 Pendekatan Konversi Phase-in.

SIMBOL UNTUK PEMBUATAN BAGANALIR (DATA (DATA FLOW DIGRAM)

Pakai akhir Bab 2 ini di jelaskan contoh simbol-simbol standar yang digunakan air dokumen sistem untuk membut bagan air dat (data (data flow digram) dan bagan air dokumen (dokument flowcbart) untuk mengambarkan sistem informasi tertentu. Bagan air yang baik dan jelas memerankan bagian yang penting dalam perencangan sistem informasi yang kompleks dan pengembangan program komputer.

Bagan air data adalah suatu model yang menggambarkan aliran data dam proses untuk mengolah data dalam suatu sistem.Simbol-simbol standar yang digunakan untuk menggambarkan dagan air disajikan pada Gambar 2.8.

Simbol pengolahan digunakan untuk nmenunjukkan tempat-tempat dalam sistem informasi yang pengolahan atau mengubah data yang diterima menjadi data yang mengalir keluar. Namun pengolahan data ditulis di dalam simbol pengolahan.Nomor urut pengolahan ditulis bagian atas simbol pengolahan. Aliran marerial di tunjukkan dengan simbol tanah berbadan lebar. Aliran data ditunjukkan dengan tanah berbadan garis kecil yang menggambarkan aliran data melalui sistem. Aliran data dapat diibaratkan sebagai pipa mengangkut paket data daru suatu sumber ke tujuan tertentu.persegi panjang yang terbuka di ujung kanannya merupakan simbol arsip logis yang merupakan tempat penyimpanan atau pegambilan data. Asal data di sebut dengan sumber dan tujuan data disebut dengan penerima (istilah yang digunakan dalam bahasa inggris adalah sink yang berarti bak cuci). Sumber dan penerima dapat berupa orang organisasi, atau bahkan sistem yang lain.Kotak persegi panjang merupakan simbol satuan di luar sistem. Dalam bagan air data pada Gambar 2.9, satuan di luar sistem adalah pembeli. Dengan demikian dagan alir data.menunjukkan batas-batas hubungan sistem dengan satuan di luar, proses pengolahan data dan aliran data. Bagan alir data merupakan model logis yang menunjukkan aliran data melaui sistem,oleh karena itu bagan tersebut tidak menunjukkan disk, pipa magnetik, printer kompute,atau alat fisik lain.

SIMBOL UNTUK MEMBUATAN BAGAN ALIR DOKUMEN (DOCUMENT FLOWCHART)

Sistem akuntansi dapat dijelaskan dengan menggunakan bagan alir dokumen.Gambar 2.11 melukiskan simbol-simbil standar yang digunakan oleh analis sistem untuk membuat bagan alir dokumen yang menggambarkan sistem tertentu.Sebenarnya banyak cara untuk menggambarkan bagan alir dokumen suatu sistem namun dalam buku ini di pilihkan satu cara yang sekarang secara luas di gunakan oleh para analis sistem untuk melukiskan bagan alir dokumen suatu sistem.

Berikut ini adalah simbol-simbol standar dengan maknanya masing-masing.

• Dokumen.Simbol ini digunakan untuk menggambarkan semua jenis dokumen yang merupakan formulir yang digunakan untuk merekam data terjadinya suatu transaksi. Nama dokumen di cantumkan di tengah simbo. Contoh dokumen yang di gambarkan dengan
• simbol ini adalah: faktur penjualan,surat order pembeli,cek,bukti nomorial, bukti kas, kelur (voucber) surat pemintaan dan pengeluaran barang gudang, faktur dari pemosok, dan bukti kas masuk. Bagan alir harus menunjukkan dengan jelas dari nama suatu dokumen masuk ke dalam sistem dan ke mana (sistem lain) dokumen keluar dari sistem.

• Faktue Dokumen dan sembusannyan. Simbol ini di gunakan menggambarkan dokumen asli dan tembusannya. Nomor lebar dokemen di catumkan di sudit kanan atas.
• Berbagai dokumen simbol ini digunakan untuk menggambarkan berbagai jenis dokumen yang di gabungkan bersama di dalam satu paket.Nama dokumen d tuliskan di dalam masing-masing simbol dan nomor lebar dokumen dicantumkan di sudut kanan atas simbol dokumen yang bersangkutan.Simbol dalam contoh tersebut menggambarkan faktu penjualan lembar ke-3 di lampiri dengan surat order penjualan lembar ke-1 dan surat muat.

• Catatan.simbol ini dgunakan untuk menggambarkan catatan akuntansi yang dugunakan untuk mencatat data yang direkam sebelumnya di dalam dokumen atau formulir.namun catatan akuntansi dicantumkan di dalam simbol ini. Catatn akuntansi yang digambarkan dengan simbol ini:jurnal,buku pembantu,dan buku besar.

• Penhubungan pada halaman yang sama.(on-page conmerctor).Dalam menggambarkan bagan alir,arus dokumen dibuat menganlir dari atas ke bahwa dan dari kiri ke kanan. Karena keterbatasanruang halaman kertas untuk menggambar, maka diperlukan simbol penghubungan untuk memungkikan aliran dokumen berhenti di suatu lokasi pada halaman tertentu dan kembali berjalan di lokasi lain pada halaman yang sama. Dengan menperhrntikan nomor yang tercantum, di dalam simbol menghubungan pada halaman yang sama,dapat ditetahui aliran dokumen dalam sistem akuntansi yang di gambarkan dalam bagan alir.

• Akhir arus dokumen dan mengarahkan pembaca ke simbol pengunbungan halaman

Sama jang bernormal seperti jang tercantum di dalam simbol tersebut.

• Awal arus dokmen jang berasal dari simbol penghumbugan alaman jang sama, bernormor seperti Jang tercantum di dalam simbol tersebut.

• Penghungan pada halaman yang berbenda (off-page connector). Jika untuk menggambarkan bangan alit suatu sistem akuntansi di perlukan lebih dari satu halaman, simbol ini arus di gunakan untuk menujukkan

• Kemana danbagimana bangan alir terkait satu dengan lain nya. Nomor yang tercantum di dalam simbol penghumbungan menjukkan bagimana bangan alir jang tercantum pada halaman tertentu terkait dengan bangan alir jang tercantum pada halaman yang lain.

• Kegiatan manual. Simbol ini di gunakan untuk menggambarkan kegiatan manual seperti: menerima order Dari pembeli, mengisi formulir menbandinkan pemeriksa dan berbagai jenis kegiatan klerikal jang lain.Uraikan singgat kegiatan manual di cantunkan di dalam simbol ini.

• Keterangan komentar simbol ini menmungkinkan ali sistem menambakan keterangan untuk menperjelas Pesan jang di sampaikan dalam bangan alir.

• Arsip sementaran di simbol ini di gunakan untuk menyukan tempat penjimpana dokumen seperti hal mari arsip dan kontak arsip. Terdapat dua timpe arsip dokumen: sementara dan arsip permanen. Arsip sementara adalah tempat penjimbana dokumen jang dokmen nya akan di ambil kembali dari arsip tersebut di masa jang di akan untuk kerperluan pengolaan lebih lanjut teradap dokumen tersebut. Untuk menuyukan urutan pengarsimpan dokumen di gunakaqn simbol berikut ini:

A = menerut abjad

N= menurut nomor urut

T= teknologis menurut tanggal

• Arsip permanen. simbol ini di gunakan untuk mengambarkan arsip permanen jang merupakan tempat penjimpanan dokumen jang tidak akan di proses lagi dalam sistem akuntansi jang bersangkutan.

• On line computer process. simbol ini mengambarkan pengolahan data dengan komputer secara on. line. Nama arsip di tulis di dalam simbol.

• Keying (typing veryfying). Simbol ini menggambarkan pemasukan data ke dalam komputer melalhui on line terminal.

• Pita magnetik (magnetic tape). Simbol ini mengambarkan arsip komputer yang berbenda pita magneti nama arsip di tulis di dalam simbol.

• On line storage.simbol ini mengambarkan arsip jang berbentuk on line (di dalam memory komputer)

• Keputusan.Simbol in menggambarkan keputusan yang harus dibuat dalam proses pengolahan data.keputusan yang di buat ditulis dalam simbol.

• Gris alir (flowline). Simbol ini menggambarkan arah proses pengolahan data.Anak panah tidak di gambarkan jika harus dokumen arah ke bahwa dan ke kanan.Jika harus dokumen mengalir ke atas atau ke kiri, anak panah perlu dcantumkan.

• Persimpangan garis alir.Jika dua garis alir persimpangan,untuk menunjukkan arah masing-masing garis salah satu garis dibuat sedikit melengkung tepat ada persimpangan ke dua garis tersebut.

• Pertemuan garis alir Simbol ini di gunakan jika dua garis alir bertemu dan salah satu garis mengikuti garis lainnya.

• Muali /berakhir (terminal). Simbol ini untuk digambarkan awal dan akhir suatu sistem akuntansi.

Dari pemasok

• Masuk sistem. Karena kegiatan di luar sistem tidak perlu di gambarkan dalam bagan alit, maka diperlukan simbol untuk mengambarkan masuk ke sistem yang di gambarkan dalam bagan alir.

• Keluar ke sistem lain. Karena kegiatan di luar sistem tidak perlu digambarkan dalam bagan alir, maka diperlukan simbol untuk mengambarkan ke luar ke sistem lain.

Ke sistem Pnjualan

Gambar 2.11 Simbol-simbol Standar untuk pembuatan bagan Alir Dokumen.

Untuk mengambarkan aliran dokumen dalam sistem tertentu, digunakan simbol-simbol tersebut di atas dalam suatu bagan alir dokumen (document flowcbart). Dalam bagan alir arus dokumen digambarkan berjalan dari kiri ke kanan dan dari atas bahwa.Arah perjalanan dokumen ini dapat diikuti dengan melihat nomor dalam simbol menghubungan pada halamn yang sama (on-page connector) atau nomor dalam simbol penghubungan pada halaman yang berbeda (off-page connector). Penggunaan bagan alir lebih bermanfaat dibandingkan dengan urain tertulis dalam menggambarkan sesuatu sistem.Manfaat tersebut adalah sebagai berikut:

1. Gambar sistem secara menyeluruh lebih mudah diperoleh dengan menggunakan bagan alir.
2. Perubahan sistem lebih mudah di gambarkan menggunakan bagan alir.
3. Kelemahan-kelemahan dalam sistem dan indenfikasi bidang-bidang yang memerlukan perbaikan lebih mudah ditemukan dengan bagan alir.
4. Dokumentasi sistem akuntansi dilakukan dengan menggunakan bagan alir.

Berikut ini diberikan contoh penggunaan sebagian simbol-simbol bagan alir dokumen untuk menggambarkan transaksi permintaan dan pengeluaran barang dari gudang. Misalnya informasi mengenai transaksi tersebut telah dikumpulkan oleh analis sistem,dan informasi ini dipakai sebagai bahan untuk membuat began alir dokumen yang disajikan pada Gambar 2.12 sebagai berikut:

Unit Organisasi Pemakai

1. Mengisi bukti permintaan dan pengeluaran barang gudang (BPPBG) 3 lembar.
2. Meminta otorisasi dari Kepala Bagian yang bersangkutan.
3. Menyerahkan 3 lembar BPPBG tersebut ke Bagian gudang.
4. Menerima barang dari bagian Gudang disertai dengan BPPBG lembar ke-2.
5. Mengarsipkan BPPBG lembar ke-3 menurut nomor urutnya.

Bagian Gudang

1. Menerima 3 lembar BPPBG dari unit organisasi pemakai.
2. Mengambilkan barang dengan jenis dan jumlah seperti yang tercantum dalam BPPBG.
3. Mengisihkan kuantitas barang yang diserahkan pada BPPBG (3 lembar).
4. Mencatat BPPBG dalam kartu gudang.
5. Mendistrbisikan BPPBG sebagai berikut:

Lembar ke-1: Bagian Akuntansi

Lembar ke-2: Unit organisasi pemakai bersamaan dengan penyerahan barang

Lembar ke-3: Abrsip Bagian Gudang menurut tanggal.

Bagian Akuntansi

1. Menerima BPPBG Lembar ke-1 dari Bagian Gudang.
2. Mengisi harga pokok satuan barang pada BPPBG berdasar kartu persediaan.
3. Menghitung dan mengisi harga pokok total (kuantitas yang dipakai x harga pokok satuan) pada BPPBG.
4. Mencatat BPPBG dalam kartu persediaan.
5. Mencatat BPPBG dalam kartu biaya.
6. Mengarsipkan BPPBG menurut nomor urutnya.

Berdasarkan informasi tersebut analis sistem membuat bagan alir dokumen (lihat Gambar 2.12) dengan menggunakan simbol-simbol seperti tersebut di atas.

KARYA OELH LEPINUS KOGOYA JURUSAN AKUNTANSI

03.52  lepinus kogoya  1 comment

Read More

BAB I PENGEDALIAN INTERN DAN AKUNTANSI UNTUK KAS

BAB I

PENGEDALIAN INTERN DAN AKUNTANSI UNTUK KAS

Kas dapat diubah menjadi aktiva lain dan di gunakan untuk di membeli barang atau jasa, serta memenuhi kewajiban dengan lebih mudah bilah di bandingkan dengan aktiva lainnya. Oleh karena itu kas di sebut juga aktiva liquid (cair).Oleh karena sifatnya yang sangatbliquid,kas sering menjadi sasaran kecurangan atau pencurian.itulah sebabnya dalam akuntansi untuk kas, prosedur-prosedur untuk melindunginya dari pecurian dan penyahgunaan sangat penting.Artinya prosedur-prosedur pengadalian intern yang akan di terangkan dalam Bab ini sebenarnya dapat di terapkan pada semua aktiva lain yang dimiliki perusahaan, namum penerapannya atas kas sangat penting.

PENGADALIAN INTTERN

Dalam perusahaan kecil,pemilik perusahaan dapat melakukan pengawasan atas semua operasi perusahaan melalui pengawasan langsung dan terlibat langsung operasi perusahaannya.Sebagai contoh,pemilik biasanya menangani sendiri pembelian semua aktiva dan jasa yang digunakan dalam perusahaan.pemilik yang sekaligus meranpkan sebagai manajer ini biasanya juga mengangkat dan mengawasi karyawan,menangani kontrak-kontrak, dan menandatangiani cek.

PENGADALIAN INTTERN TERHADAP KAS

Pengadalian intern yang baik terhadap kas memerlukan prosedur-prosedur yang memadai untuk melindungi penerimaan kas maupun pengeluaran kas.dalam merancang prosedur-prosedur tersebut hendaknya di perhatikan tiga prinsip pokok pengadalian intern.pertama harus terhadap pemisahan tugas secara tepat,sehingga petugas yang bertanggungjawab menangani transaksi kas danmenyimpan kas tidak merangkap sebagai petugas pencatat transaksi kas.

Penerimaan Kas dari Penjualan Tunai

Penerimaan kas yang berasal dari hasil penjualan tunai sebaliknya dilakukan dengan mulai kas register pada saat transaksi penjualan terjadi untuk menjamin bahwa angka rupiah yang dimasukkan (dicatat) ke dalam kas register sesuai dengan harga jual yang sesungguhnya,maka kas register harus ditempatkan pada lokel kasir sedemikian rupa,sehingga dapat terbaca oleh di pembeli.

Penerimaan kas melalui pos

Penerimaan kas melalui pos dapat berujud cek yang diterima dalam amplop atau beruba pos wesel.Apa bila cek diterima melalui pos maka pada saat amplop dibuka harus dihadiri oleh dua orang petugas.seorang di antaranya membuat daftar cek yang di terima sebanyak 3 (tiga) rangkap. Dalam daftar tersebut dicantumkan nama pengirim,maksud pembayaran,dan jumlah rupuahnya.Lembar pertama berserta cek-cek yang diterima,dikirimkan kepada kasir.

Pengeluaran kas

Pengawasan atas penerimaan kas yang berasl dari penjualan tunai dan penerimaan kas melalui pos,merupakan hal yang penting.Akan tetapi kecurangan atau penyelewengan biasanya jarang terjadi melalui transaksi penerimaan kas, melainkan melalui pengeluaran kas atau dengan menggunakan faktur fiktif (palsu).Oleh karena itu pengawasan atas pengeluaran kas sama pentingnya atau bahkan kadang-kadang lebih penting dari pada penerimaan kas.

SISTEM VOUCHER DAN PENGAWASAN

Sistem voucher di rancang untuk membantu dalam pelaksanaan pengawasan terhadap pengeluaran kas. Sistem ini menetapkan ketentuan-ketentuan sebagai.Apbila perusahaan menggunakan system voucer,maka pengawasan terhadap pengeluaran kas dimulai sejak terjadinya kewajiban yang kelak harus dibayar.

1. Permintaan pembelian

Dalam sebuah perusahaan dagang yang besr, kepada-kepad bagian tidak diizinkan untuk memesan sendiri barang yang diperlukannya langsung kepada pemasok.Apabila setiap kepada bagian dapat langsung berhubungan dengan para pemasok,maka jumlah barang yang dibeli dan kewajiban yang ditimbulkannya tidsk akan dapat di awasi.

2. Pesanan pembelian

Pesanan pembelian adalah formulir (dokumen) perusahaan yang di gunakan oleh bagian pembelian untuk memesan barang dari prosedur atau grosir.pesanan pembelian meminta agar pemasok pengirim barang yang di pesan. Apabila bagian pembelian penerima permintaan pembelian dari bagian di lingkungan departemen penjualan,maka bagian pembelian membuat pesanan pembelian.

3. Faktur

Faktur adalah surat yang berisih pernyataan bahwa barang-barang yang tertulis di dalamnay telah dijuaal.Dokumen ini di biasanya di buat oleh pihak penjualan.Ditnjau daru sudut si penjualan (pembuat faktur),dokumen ini disebut faktur pembelian.Faktur ini dikirim olehpenjualan kepada si pembeli.Bagi pembeli,faktur yang diterimanya dari penjualan di sebut faktur pembelian.

4. Laporan penerimaan Barang

Pada perusahaan-perusahaan besarnya dibentuk bagian khusus yang ditugasi untuk menerima barang-barang dagangan atau aktiva lain yang dibeli perusahan. Pada waktu barang tiba,bagian penerimaan barang bertugas untuk menghitung dan meneliti barang yang diterimanya.

5. Pengeshan Faktur

Dengan diterimanya laporan penerimaan barang oleh bagan akuntansi,maka sekarang bagian akuntansi telah menerima empat macam dokumen yang berhubungan dengan pembelian barang,yaitu:

1. Permintaan pembelian yang berisi nama (jenis) dan jumlah barang yang diminta untuk dipesan.
2. Pesanan pembelian yang berisi nama dan jumlah barang yang sesunggunya dipesan.
3. Faktur yang menujukkan jumlah setuan, keterangan,harga,satuan,dan total harga barang yang dikirim oleh penjualan.
4. Laporan penerimaan barang yang berisi daftar barang dan kondisi barang yang diterima.

Atas dasar informasi yang tercantum dalam dokumen-dokumen di atas, maka bagian akuntansi telah memperoleh informasi yang cukup untuk mengesahkan faktur sebagai syarat untuk membuat jurnal dalam pembekuan perusahaan, dan selanjutnya pula dibayar.

                                       BAB II

PIUTANG DAGANG DAN PIUTANG WESEL

Penjualan barang atau jasa adalah merupakan sumber pendapatan perusahaan.Dalam melaksanakan penjualan kepada para konsumen,perusahaan dapat melakukuan secara tunai atau secara kredit.Sudah barang tentu perusahaan akan lebih menyukai jika transaksi penjualan dapat dilakun secara tunai, karena perusahaan akan segera menerima kas dank as tersebut dapat segera di gunakan kembali untuk mendatangkan pendapatan selanjutnya .Dipihak lain para konsumenumumnya yang lebih menyukai bila perusahaan dapat melakukan penjualan secara kredit ,karena pembayaran dapat ditunda.

JENIS-JENIS PIUTANG

Piutng timbul apabila perusahaan (atau seseorang) menjualan barang atau jasakepada peruasahaan lain (satu orang lain) secara kredit. Piutang merupakan hak untuk menagih sejumlah uang dari si penjual kepada si pembeli yang timbul karena adanya suatu transaksi.pada umumnya piutang timbul karena transaksi penjualan secara kredit.

Dalam praktek di kenal dua jenis piutang yaitu piutang dagang dan piutang wesel.

1. Piutang dagang umumnya berjangka waktu kurang dari satu tahun. Oleh karena itu piutang dagang dalam neraca di laporkan sebagai aktiva lancar.Piutang dagang harus dibedakan dari piutang wesel ataupun piutang pendapatan (pendapatan yang masih akan diterima) d an dari aktiva lain yang tidak timbul dari penjualan sehari-hari.
2. Piutang wesel lebih formal bila dibandingkan dengan piutang dagang .Debitur (pihak yang harus membayar) dalam piutang wesel membuat suatu janji tertulis kepada kreditur untuk membayar sejumlah uang yang tercantum dalam surat janji tersebut pada waktu tertentu di masa yang akan dating.
3. Piutang lain-lain terdiri atas macam-macam tagihan yang tidak termasuk dalam piutang dagang maupun piutang wesel.

BAGIAN KREDIT

Penjualan kredit mengandung risiko bagi perusahaan yang beruba kerugian yang harus di berita apabila debitur tidak membayarr kewajiban. Oleh karena itu penjualan kredit, terutama yang berjumlah besar,hanya dapat dilakukan padapihak yang bonatif. Untuk itu perusahaan besar yang banyak melakukan transaksi penjualan secara kredi pada umumnya pempunyai bagian khusus yang disebut bagian kredit.

PENILAIAN PIUTANG DAGANG

Apabila piutang dagang telah dicatat dalam pembukuan,persoalan berikutnya adalah bagimana melaporkan piutang dagang dalam neraca.menurut prinsip Akuntansi Indonesia,piutang dagang harus dicatat dan dilaporkan sebesar nilai kas(neti)yang bias direalisasi yaitu jumlah kas bersi yang diperkirakan dapat dterima.

Kerugian Piutang

Di atas telah disebutkan bahwa penjualan kredit di samping mendatangkan keuntungan,juga bias membawa kerugian bagi perusahaan. Penjualan secara kredit akan menguntungkan perusahaan karena lebih menarik bagi calom pembeli sehingga volume penjualan meningkat yang berarti menarik kan pendapatan perusahaan.

PENGADALIHAN PIUTANG

Dalam keadaan normar piutang diterima pelunasannya dalam bentuk kas dan rekening piutang yang bersangkutan di hilangkan dari pembukuan. Akan tetapi apabila piutang telah berkembang menjadi sedemikian desar jumlahnya maka penyelesaian piutang dagang cara “normal”seperti diatas perlu diubah.

Perusahaan persedia untuk mengalihkan piutang kepada pihak lain karena beberapa alas an.Pertama dalam situasi uang ketat perusahaan sulit mendapat pinjaman untuk memenuhi kebutuhan kasnya.

Penjualan Dengan Kartu Kredit

D alam penjualan biasa terdapat dua pihak yang melakukan transaksi yaitu penjualan dan pembeli.

BAGIAN KEDUA-PIUTANG WESEL

WESEL DAN PROMES

Dalam dunia bisnis dikenal jenis piutang yang lain,yaitu apa yang disebut wesel dan promes.piutang ini dapat timbul ksrena transaksi penjualan secara kredit atau bias juga berasal dari pemberian pinjaman yang telah dilakukan perusahaan.

Surat Wesel

Wesel adalah surat berharga yang berisi perintah dari si penarik (pembuat surat) kepada si wajib bayar untuk membayar sejumlah uang tertentu yang disebut pada surat tersebut atau orang lain yang ditunjuk.

Surat promes

Promes adalah surat janji untuk membayar sejumlah uang pada tanggal tertentu.

1. “Order clausule” atau “promesse an order”
2. Kesanggupan untuk membayar dengan tiada syarat jumlah yang tercantum didalamnya.
3. Hari jatuh atau hari pembayarannya.
4. Tempat pembayaran promes.
5. Nama pemengang promes atau orang yang ditunjuknya.
6. Tanggal dan tempat pembuatan promes.
7. Tanda tangan penarik (pembuat) promes.

DiTinjau dari sudut pemengang wesel,suatu promes kedua surat berharga tersebut merupakan piutang dan dicatat dalam rekening piutang wesel,sedangkan bagi pihak yang berkebajiban untuk membayar (tertarik),maka wesel dan promes adalah merupakan utang dandcatat dalam rekening utang wesel.

WESEL

1. Wesel adalah surat perintah untuk membayar.
2. Penarik dan yang berkepentingan terdiri atasdua pihak.
3. Yang membuat adalah pihak mempunyai piutang.
4. Memerlukan akseptasi.

PROMES

1. Promes adalah surat janji untuk pembayar.
2. Penarik dan yang berkepentingan berada di satu tangan.
3. Yang membuat adalah pihak yang berutang.
4. Tidak Memerlukan akseptasi.

                           BAB III 
                        PERSEDIAAN

Persediaan barang dagangan adalah elemen yang sangat penting dalam penentuan harga pokok penjualan pada perudahaan dagang eceran,maupun perusahaan dagang partai dasar.Dalam bab ini akan jelaskan prosedur-prosedur penentuan jumlah persediaan dan metode penentuan harga perolehan yang dapat digunakan dalam penentuan harga perolehan persediaan yang ada di gudang pada taggal neraca.Selain itu juga akan di bahas pemakaian system persediaan perpetual,persediaan dengan metode taksiran,dan pengaruh kesalahan dalam per Sediaan terhadap laporan keuangan.

ARTI PENTING PERSEDIAAN

Persediaan berpengaruh terhadap neraca maupun laporan rugi-laba.Dalam neraca sebuah perusahaan dagang atau perusahaan manufaktuk, persediaan seringkali merupakan bagianyang sangatbesar dari keseluruhan aktiva lancar yang dimiliki perusahaan.Meskipun demikian,jumlah dan persentasenya berbeda-beda antara perusahaan yang satu dengan lainnyan.Pada perusahaan tertentu,kadang-kadang persediaan menggambarkan 70% dari keseluruhan aktiva lancar.Angka persentase ini merupakan bukti betapa pentingnya kegiatan pembelian dan penjualan persediaan dalam operasi perusahaan semacam itu.Dalam laporan rugi-laba, persediaan memengang peranan sangat vital dalam penentuan hasil operasi perusahaan untuk suatu periode.

KLASIFIKASI PERSEDIAAN

Dalam sebuah perusahaan dagang, persediaan terdiri dari berbagai macam dan jenis. Sebagai contoh,dalam sebuah supermarket,barang-barang seperti makanan dalam kaleng,daging, berbagai jenis bumbu masakan,sebagai kecil dari persediaan yang dimilikinya.

Persediaan barang dagangan persediaan ini meliputi segalamacam barang dagangan yang dimiliki perusahaan.Manufaktur juga memiliki persediaan.Akan tetapi berbeda halnya dengan persediaan pada perusahaan dagang,pada perusahaan manufaktur tidak semua persediaan siap untuk dijual.

PENENTUAN KUANTITAS PERSEDIAAN

Tujuan penentuan kuantitas persediaan inilah untuk menentapkan jumlah unit (satuan) persediaan yang dimiliki perusahaan pada tanggal neraca.Pada kebanyakan perusahaan,pekerjaan ini meliputi dua hal,yaitu: (1)melakukan perhitungan fisik atas barang yang ada di gudang,dan (2) menentukan pemilikan atas barang dalam perjalann.

Perhitungan Fisik Persediaan

Perhitungan Fisik Persediaan meliputi pekejaan menghitung, menimbang, atau pengukur tiap-tiap jenis barang yang berada dalam persediaan.pada perusahaan yang memiliki persediaan dalam jumlah dan jenis yang banyak,pekerjaan menghitung persediaan sangat memakan waktu dan melelahkan.Perhitungan akan lebih tepat hasinya jika dilakukan pada saat tidak terjadi penjualan atau penerimaan barang.Oleh karena itu,perhitungan fisik persediaan serngkali di lakukan pada saat perusahaan sedang tutup (akhir minggu atau hari libur) atau pada saat kegiatan perusahaan sedang tidak begitu sibuk.Kadang-kadang perushaan terpaksa harus ditutup senmentara,hingga perhitungan fisik persediaan selesai dikerjakan.

Untuk memperkecil kemungkinan terjadi keselahan dalam perhitungkan fisik persediaan, sebaiknya perusahaan menerapkan prosedur pengendalian intern berikut:

1. Perhitungkan harus dlakukan oleh orang-orang yang tidak ditugasi untuk menyimpan persediaan.(Pembagian tugas)
2. Tiap bagian mendapat tugas yang jelas mengenai jelas persediaan yang menjadi tanggungjawabnaya (Penetapan tanggungjawab).
3. Harus dilakukan perhitungan kedua oleh orang lain.(Pemeriksaan intern secara independen).
4. Harus digunakan kartu persediaan yang bernomor urut tercetak,dan kartu tersebut diawasih pemakaiannya.(Prosedur dokumentasi)
5. Harus ditunjuk pengawas yang bertugas untuk menentukan (Pada akhir perhitungan) bahwa semua jenis persediaan diberi kartu dan tidak satu jenis persediaan pun yang diberi lebih dari satu kartu (Pemeriksaan intern secara independen).

Barang Dalam Perjalanan

Barang disebut berada dalam perjalanan apabila barang tersebut pada tanggal neraca berada di tangan pihak pengangkut,seperti perusahaan kereta api, perusahaan angkutan dengan truk,atau, angkutan udara,barang dalam perjalanan harus di masukkan sebagai persediaan pihak yang memengang hak milik atas barang tersebut.Hak pemilikan ditentukan oleh syarat penjualan yang di sepakatinoleh pihak penjualan dan pembeli.

BAB IV

AKTIVA TETAP PEROLEHAN DAN DEPRESIASI

Aktiva tetap adalah aktiva berwujud yang digunakan dalam operasi perusahaan dan tidak dimaksudkan untuk dijual dalam rangka kegiatan normal perusahaan.Aktiva semacam ini biasanya miliki masa pemakaian yang lama dan diharapkan dapat member manfaat pada perusahaan selama pertahun-tahun.Manfaat yang diberikan aktiva tetap umumnya semakin lama menurun,kecuali manfaat yang diberikan oleh tanah.Karakteristik yang membedakan aktiva tetap dari barang dagangan ialah bahwa aktiva tetap dimiliki perusahaan untuk.

Digunakan, sedang barang dagangan tidak untuk digunakan,sebgai contoh,mesin tik pada sebuah tokoh peralatan kantor adalah barang dagangan,karena disini perusahaan pembeli peralatan kantor dijual kembali sebagi barang dagangan.Akan tetapi jika perusahaan memiliki mesin tik untuk digunakan dalam operasi perusahaan,maka mesin tik tersbut digolongkan sebagai aktiva tetap.

ARTI PENTING AKTIVA TETAP

Pada umumnya perusahaan melakukan investasi yang besar jumlahnya pada berbagai aktiva tetap.Dalam perusahaan-perusahaan yang padat modalnya aktiva tetap kadang-kadang mencapai 75% total aktiva yang dimilikinya.Hal ini sebabkan karena aktiva yang tergolon sebagai aktiva tetap,umumnya mahal harganya.Cobalah tengok aktiva tetap sebuah perusahaan seperti tanah,gedung,mesin-mesin,kendaraan dan peralatan.pada umumnya barang-barang semacam itu mempunyai harga yang relatif mahal.Oleh karena itu tidak menghenrakan bila nilai rupiah aktiva tetap dalam neraca perusahaan seringkali jauh lebih tinggi bila dibandingkan dengan aktiva lainnya.

Dalam laporan rugi-laba,biaya yang berkaitan dengan penggunaan aktiva tetap,seperti biaya depresiasi dan biaya pemelihara,juga seringkali merupakan komponen yang cukup tinggi.Jumlah rupiah depresiasi mempunyai hubungan langsung dengan harga perolehan aktiva tetap.

KLASIFIKASI AKTIVA TETAP

Aktiva tetap biasanya di golongkan menjadi empat kelompok yaitu:

1. Tanah seperti tanah yang digunakan sebagai tempat terdirinya gedung-gedung perusahaan.
2. Perbaikan tanah,seperti jalan-jalan di seputar lokasi perusahaan yang di bandingkan perusahaan, tempat parkir,pagar,dan saluran air bahwa tanah.
3. Gedung,seperti gedung yang di gunakan untuk kantor,took.pabrik,mesin-mesin,dan gedung.
4. Peralatan,seperti peralatan kantor,peralatan,pabrik,mesin-mesin,kendaraan,dan meubel.

Sebagai halnya pembelian rumah dan peralatan yang dilakukan seseoarang dalam rumah tangga,pemilian aktiva tetap juga merupakan keputusan yang penting bagi suatu perusahaan.Selain itu merupakan hal penting pula bagi perusahaan untuk (1) Menjaga agar aktiva selalu berada dalam kondisi yang baik, (2) Mengantif fasilititas yang sudah rusak atau aus akibat pemakaian. (3) Menambah aktiva jika diperlukan.

PENENTUAN HARGA PEROLEHAN AKTIVA TETAP

Agar sejalan dengan prinsp akuntansi yang lazim,aktiva tetap harus dicatat sebesar harga perolehannya. harga perolehannya meliputi semua pengeluaran yangdiperlukan untuk mendapat aktiva, dan pengeluaran-pengeluaran lain agar aktiva siap untuk digunakan,sebagai,contoh,harga beli mesin,biaya pengakutan mesin yang dibayar pembeli,dan biaya pemasangan mesin adalah bagian dari harga perolehan mesin pabrik yang dibeli perusahaan pengeluaran lain yang tidak diperlukan harus di padang sebagai biaya atau kerugian, seperti akan diterangkan nanti pada bagian lain.

KONSEP DEPRESIASI

Depresiasi adalah proses pengolasikan harga perolehan aktiva tetap menjadi biaya selama masa manfaatnya dengan cara yang rasional dan sistimatis.pengalokasianharga perolehan diperlukan agar dapat dilakukan penandingan yang tepat antara pendapatan dengan biaya,sebagimana diminta oleh prinsip menandingan.Depresiasi adalah proses pengalokasian harga perolehan, proses penilaian aktiva.Perubahan harga aktiva tetap yang terjad dipasar,tidak perlu di catat dalam pembukuan perusahaan,karena aktiva tetap dimiliki perusahaan untuk,dgunakan,bukan untuk dijual.Oelh karena itu,nilaibuku aktiva (harga perolehan dikurangi akumulasi depresiasi),bias sangat berbeda dengan harga pasr aktiva yang bersangkutan

BAB V

PENGHENTIN AKTIVA TETAP SUMBER ALAM DAN AKTIVA TAK BERWUJUD

Aktiva tetap bisa diakhiri pemakaiannya dalam kegiatan perusahaan,karena dihentikan dari pemakaian,dijual,atau ditukarkan, Dalam bab ini akan di bahas masalah akuntansi yang berhubungan dengan penghentian aktiva tetap. Selain itu,pada bab ini juga akan dibahas akuntansi untuk dua kelompok aktiva jangka panjang lainnya,yaitu sumber alam dan aktiva tak berwujud. Meskipun akuntansi untuk kedua topic ini sangat mirip dengan akuntansi aktiva tetap, namun terhadap sejumlah perbedaan penting yang perlu dibahas tersediri.

PENGHENTIAN AKTIVA TETAP

Pemakaian aktiva tetap bisa diakhkiri karena hal-hal berikut:

1. Dihentikan dari pemakaian,aktiva tetap dijadikan barang tak terpakai lagi.
2. Dijual. Aktiva tetap dijual kepada pihak lain.
3. Ditukarkan .aktiva tetap ditukarkan dengan aktiva tetap lain.

Apabila suatu aktiva tetap dihentikan,maka pertama-tama harus ditentukan dahulu nilai buku aktiva tetap tersebut.Nilai buku adalah selisih antara harga peroleh aktiva tetap dengan akuntansi depresiasi pada tanggal yang bersangkutan.

PENJUALAN AKTIVA TETAP

Apabila suatu aktiva tetap dijual,maka nilani buku aktiva tersebut harus diperbandingkan dengan hasil pejualannya.perusahaan mendapat laba,jika penjualan lebih tinggi dari nilai buku aktiva yang dijual. Sebaliknya, perusahaan menderita rugi,apabila hasil penjual lebihkecel dari pada nilai bukunya.

Timbulnya laba atau rugi dalam penjualan suatu aktiva tetap sangat umumnya terjadi.Apabila hasi penjualan sama dengan nilai buku,yang berarti perusahaan tidak mendapat laba atau rugi,maka hal itu halnya terjadi secara.perbetulan.

PERTUKARAN AKTIVA TETAP

pertukaran aktiva tetap sering terjadi dalam praktik, karena perusahaan biasanya ingin terus menyempurnakan aktivanya agar dapat bersaing dengan perusahaan lain.Seperti telah dikemukakan pada Bab 4, harga perolehan aktiva tetap diukur dengan jumlah kas yang di bayar dalam transaksi kas, sebesar nilai wajar dari aktiva yang diterima atau diterahkan tergantung mana yang lebih rendah.

Pertukaran Antara Aktiva Sejenis

Pertukaran Antara Aktiva Sejenis melibatkan aktiva yang sama tipennya,misalny modal lama ditukar dengan modil baru, atau mebel yang lama ditukar dengan mebel baru.Dalam hal pertukaran aktiva sejenis, aktiva yang baru mempunyai fungsi yang sama dengan aktiva yang lain.

Akuntansi untuk pertukaran aktiva tetap sejenis, tergantung apakah dalam pertukaran tersebut terjadi laba atau rugi.

1. Apabila pertukaran aktiva lama pendapatan laba,tersebut harus di perlukan sebagai pengurang terhadap harga perolehan aktiva baru (jadi tidak di kreditsebagai laba pertukaran).
2. Apabila pertukaran aktiva lama mengakibatkan kerugian ,kerugian tersebut bisa segera diakui seperti halnya dalam akuntansi untuk pertukaran aktiva tidak sejenis.

AKTIVA TAK BERUJUD

Aktiva tak berwujud adalah hak istimewa,dan keuntugan kompetitif yang timbul dari pemilikan suatu aktiva yang berumur panjang yang tidak memiliki ujud fisik tertentu. Bukti pemiliki aktiva tak berwujud bisa berupa kontrak,lisensi,atau dokumen lain.

Aktiva tak berujud mungkin timbul dari:

1. Pemerintah –seperti hak,paten, hak cipta franchise, merek dagang, dan nama dagang.
2. Perusahaan lain-misalnya pembelian yang mencakup pembayaran untuk goodwill.
3. Perjanjian tertentu-seperti franchise dan lease.

AKUNTNSI UNTUK AKTIVA TAK BERUJUD

Secara umum akuntansi untuk aktiva tak berujud adalah sejalan dengan akuntansi untuk aktiva tetap.Seperti halnya aktiva tetap,aktiva tak berujud juga dicatat atas dasar harga perolehan, dan harga perolehan ini dihapus secara rasional dan sistematis selama masa manfaat aktiva tak berujud tersebut.

• Hak paten

Hak paten adalah hak istimewa yang dikeluar oleh pemerintah yang memberikan kewenangan kepada pemengang hak untuk, memprouksi, menjual,dan mengawasi penemuannya dalam jangka waktu tertentu sejak hak tersebut yang diberikan.suatu hak paten biasanya tidak dapat diperbaharui,jangka waktunya bisa diperpanjang dengan memberikan hak paten yang baru, apabila terdapat perbaikan atau perubahan pada rancangan dasar penemuan yang lama.

• Hak cipta

Hak cipta adalah hak yang diberikan oleh yang memberikan hak istimewa kepada pemegang hak tersebut untuk mereproduksi dan menjuala suatu kaeya seni atau karya tulis.Harga perolehan suatu hak cipta terdiri dari pengeluaran untuk mendapatkan dan mempertahankan hak tersebut.

• Franchcise dan Lisensi

Bila kita makan di Kentucky Frind Chicken,Califormia Frind Chicken, Mac Donalda,atau pizza Huts,maka disitu kita menemukan Franchcise.

• Biaya Organisasi

Biaya yang timbul dalam pembentukan suatu organisasi perusahaan tersebut Biaya organisasi.Biaya tersebut meliputi pengeluaran untuk biaya jasa yang dibayarkan kepada underwritets untuk pengurusan saham dan obligasi,biaya pengurusan ijin akte penderian,dan biaya promosi,untuk pengenalan organisasi kepada masyarakat.

BIAY RESEARCH DAN PENGEMBANGAN

Biay research dan pengembangan bukan aktiva tak berujud,tetapi kaerna pengeluran-pengeluaran ini berhubungan dengan hak paten dan tak cipta, maka pengeluaran tersebut akan dibahas pada bab ini. Banyak perusahaan melaluakn pengeluaran yang cukup besar jumlahnya untuk keperluan research dan pengembangan dalam rangka mendapatkan produk baru atau proses yang lebih baik.Pada perusahaan-perusahaan raksasa seperti IBM, Toyota atau Mitsubishi, pengeluaran untuk keperluan ini mungkin melebihi anggaran belanja semua Negara sedangkan berkembang.

PENYAJIAN DALAM LAPORAN KEUANGN

Pada umumnya aktiva tetap dilaporkan bersama-sama dengan sumber alam, tetapi aktiva tak berujudkan dilaporkan tersendiri setelah aktiva tetap.Pelaporan harus cukup jelas, dan bila mana perlu diberi catatan tambahan,baik dalam laporan itu sendiri ataupun dalam catatan atas laporan keuangan.

BAB VI

AKUNTANSI KEWAJIBAN LANCAR DAN PENGGAJIAN

Hampir semua perusahaan,baik perusahaan kecil maupun perusahaan besar,pada umumnya mempunyai kewajiban atau utang.Dalam pengentian sederhana, kewajiban adalah utang yang harus dibayar oleh perusahaan.Secara lebih terinci,utang adalah kewajiban suatu perusahaan yang timbul dari transaksi pada waktu yang lalu dan harus dibayar dengan kas barang, atau jasa, di waktu yang akan dating.Sebagai contoh adalah kewajiban yang timbul dari pembelian secara kredit,peminjaman uang dari bank, dan kewajiban untuk membayar gaji atau upah kepada karyawan.Kewajiban dikelompokkan menjadi kewajiban lancar dan kewajiban jangka panjang.

KEWAJIN LANCAR

APAKAH KEWAJIBAN LANCAR ITU

Kewajiban lancar adalah utang yang diharapkan akan dibayar (1) dalam jangka waktu satu tahun atau satu siklus operasi normal perusahaan (tergantung mana yang lebih panjang), dan (2) dengan penggunaan aktiva lancar yang ada atau hasil dari pembentukan kewajiban lancar yang lain.Kewajiban lancar meliputi utang wesel,utang dagang, pendapatan diterima dimuka,dan biaya yang masih harus dibayar seperti utang gaji, utang pajak,dan utang,bunga.

Perusahaan harus selalu memperhatikan besarnya kewajiban lancar dalam hubungannya dengan jumlah aktiva lancar.Perusahaan yang miliki kewajiban lancar lebih besar dari aktiva lancar berada dalam posisi yang mengkhawatirkan, karena ada kemungkinan perusahaan tersebut tidak akan dapat melunasi kewajiban yang segera harus dibayar.

JENIS-JENIS KEWAJIBAN LANCAR

Beberapa diantara kewajiban lancar dan yang disebutkan diatas,telah kita kenal pada bab-bab yang lalu. Misalnya jurnal untuk mencatat terjadinya, utang dagang, dan jurnal penyuasaian untuk mencatat utang biaya telah dibahas dalam Dasar-dasar akuntansi Jilid I Beberapa kewajiban lancar lainnya akandibahas dibahwa ini.

UTANG WESEL

Kewajiban yang didukung dengan bukti tertulis secara formal, dalam bentuk wesel atau promes,disebut utang wesel atau wesel bayar. Seperti tela dijelaskan fihak yang mempunyai tagihan akan lebih menyukai wesel,karena terdapat bukti yang kuat untuk menuntut pembayaran lebih –lebih jika harus berperkara di pengadilan. Utang wesel bias any mengharuskan fisik yang berutng untuk membayar bunga, dan utang semaacam ini biasanya diambil untuk memenuhi kebutuhan dana jangka pendek.

UTANG PAJAK

Sebagai kosumen,kita sering dikenal pajak atas barang atau jasa yang kita beli,seperti kalu kita makan dirumah makan menginap,dihotel atau jika kita membeli barang-barang tertentu,misalnya pajak ini disebut pajak pertambahan nilai (PPN) atau pjak penjualan.

PELAPORAN KEWAJIBAN LANCAR DALAM NERACA
Kewajiban lancar adalah kelompok kewajiban yang harus laporkan paling atas dalam neraca. Dalam kelompok ini setiap jenis kewajiban dicantumkan secara terpisah.Selain itu janka waktu utang wesel ini informasi penting lainnya,harus diukapkan dalam pencatatan atas laporan keuangan.Kewajiban lancr biasanya tidak dicantumkan berdasrkan urutantanggal pelunasannya, karena tanggal pelunasaanya untuk suatu kewajiban lancar tertentu.

AKUNTANSI PENGGAJIAN

Kewajiban perusahaan kepada para karyawan dalam bentuk upah dan gaji yang belum dibayar kadang-kadang cukup besar jumlahnya lebih-lebih dalam perusahaan yang memilik tenaga kerja yang banyak jumlahnya, biaya gaji seringkali mencerminkan jumlah yang cukup besar bila dibadingkan dengan jenis biaya yang lain. Selain gaji perusahaan biasanya juga memberikan berbagai kompensasi berupa tunjangan,seperti tunjangan kesehatan tunjangan asuransi,yang tunjangan lainnya.Dengan adanya berbagai komponen yang harus dibayarkan kepada karyawan, maka perlukan akuntannsi penggajian yang tepat,disertai pengawasan yang memadai.

PEMBAYARAN KEPADA KARYAWAN

Seperti telah di singgung datas pembayaran gaji kepada karyawan bisa dilakukan akan dengan menggunakan cek atau bisa juga dengan uang. Apabila gaji dibayar dengan menggunakan cek,maka prusahaan menyiapkan cek untuk karyawan sebesar jumlah pendapatan bersih masing-masing karyawan seperti tercantum dalam daftar gaji.

03.33  lepinus kogoya  No comments

Read More

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

Melaksanakan aplikasi pengolahan data perusahaan dengan volume pengolahan data yang tinggi.

Kegiatan Pengolahan Data :

1. Pengumpulan Data.
2. Manipulasi Data.
3. Penyimpanan Data.
4. Penyiapan Dokumen.

Keterangan :

1. Pengumpulan Data ;

Saat perusahaan menyediakan produk dan jasa ke lingkungan,setiap tindakan dijelaskan oleh suatu catatan data.

Sistem pengolahan data mengumpulkan data yang menjelaskan setiap transaksi internal perusahaan dan transaksi lingkungan perusahaan.

2. Manipulasi Data ;

Operasi Manipulasi data meliputi :

• Pengklasifikasian, elemen-elemen data tertentu dalam catatan digunakan sebagai kode.
  
• Penyortiran, catatan-catatan disusun sesuai urutan tertentu berdasarkan kode atau elemen data.
  
• Perhitungan, operasi matematika dan logika dilaksanakan pada elemen-elemen data untuk menghasilkan elemen data tambahan.
  
• Pengikhtisaran, banyak data yang perlu disarikan menjadi bentuk total, subtotal, dan rata-rata.
  

3. Penyimpanan Data ;

Setiap transaksi dijelaskan oleh beberapa elemen data. Seluruh data disimpan dalam suatu database.

4. Penyiapan Dokumen ;

SIA menghasilkan output yang dipicu dalam 2 cara :

• Oleh suatu tindakan, output yang dihasilkan jika sesuatu terjadi.
• Oleh jadwal waktu, output yang dihasilkan pada suatu saat tertentu.

“Output tersebut dalam bentuk dokumen kertas”

KARAKTERISTIK SIA

1. Melaksanakan tugas yang diperlukan.
2. Berpegang pada prosedur yang relatif standar.
3. Menangani data yang rinci.
4. Berfokus historis.
5. Menyediakan informasi pemecahan yang minimal.

CONTOH SIA :

“ Sistem yang digunakan oleh perusahaan-perusahaan distribusi, perusahaan yang mendistribusikan produk dan jasanya kepada pelanggan”

Sistem ini disebut “ SISTEM DISTRIBUSI”

KETERANGAN GAMBAR 3 :

Sistem Pemasukan Pesanan :

1. Edit Data Pesanan

Perusahaan menggunakan formulir pesanan penjualan untuk mencatat data yang diperlukan untuk memproses pesanan pelanggan.

Nota penolakan pesanan penjualan, akan dikirimkan kepada pemesan apabila kode barang dan nama barang tidak sesuai atau tidak tersedia.

1.1.2 Menghitung Pemeriksaan Kredit

Satu pendekatan untuk melaksanakan pemeriksaan kredit adalah dengan mempertimbangkan dampak jumlah pesanan terhadap jumlah piutang pada pelanggan tersebut.

Piutang dagang : jumlah uang yang merupakan hak perusahaan yang berasal dari penjualan sebelumnya.

1.1.3 Log Pesanan

Digunakan untuk menindak lanjuti pesanan dan memastikan bahwa pesanan telah terpenuhi.

Log Pesanan berisi : nomor pelanggan, nomor pesanan, tanggal pesanan pelanggan dan tanggal pesanan diterima.

1.1.4 Menandai Pesanan yang telah dipenuhi

Dengan mencatat tanggal pemenuhan dalam log pesanan, nilai infromasi dari file tersebut meningkat.

Informasi ini berharga bagi para manajer.

08.17  lepinus kogoya  No comments

Read More

DEFINISI FORMULIR

DEFINISI FORMULIR

Sejak lahir hingga meninggal dunia, masyarakat modern selalu berhubungan dengan formulir. Formulir kelahiran demikian sampai kita meninggal semua menggunakan formulir.
Apakah formulir itu ?
Formulir adalah secarik kertas yang memiliki ruang untuk diisi.
Formulir disebut juga dengan dokumen.
Contoh:
Faktur penjualan tunai yang berisi informasi; tanggal, nama, kode, nomor urut, nama barang, kuantitas, harga satuan, harga total, dsb.

Gambar – 23 :
Contoh Formulir Faktur Penjualan Tunai

FORMULIR ELEKTRONIK

Definisi tetang formulir kertas tersebut diatas dibuat pada waktu komputer belum digunakan dalam bisnis.
Dengan meluasnya pemakaian komputer untuk menjalankan bisnis, pemakaian formulir elektronik (electronic form) menjadi umum dan meluas dalam bisnis.
Formulir elektronik merupakan ruang yang ditayangkan dalam layar komputer yang digunakan untuk menangkap data yang akan diolah dalam pengolahan data elektronik.
Manfaat formulir elektronik yaitu;
1. Tidak pernah kehabisan formulir
Jika perusahaan menggunakan formulir kertas, opersai bisnis dapat berhenti jika perusahaan kehabisan formulir.
2. Tidak pernah ketinggalan jaman
Jika kebutuhan dan peraturan berubah dengan segera formulir kertas menjadi ketinggalan jaman. Formulir elektronik mudah sekali disesuaikan dengan perubahan dan peraturan. Investasi untuk pencetakan dan penyimpanan tidak diperlukan lagi untuk pembuatan formulir elektronik.
3. Ketidakefisienan formulir dapat dihindari
Penggunaan formulir kertas seringkali memaksa pengguna formulir yang sudah tidak lagi memenuhi kebutuhan pemakai, karena untuk perancangan dan percetakan diperlukan biaya.
Formulir elektronik mudah untuk segera disesuaikan isi dan format formulir untuk memenuhi kebutuhan pemakai dengan tepat.
4. Tidak dimungkinkan penggunaan formulir yang salah
Penggunaan formulir kertas membuka peluang untuk tujuan yang salah, atau penggunaan formulir oleh orang yang tidak berhak.
Misal: Ijasah dipalsukan, Duit saja bisa dipalsukan,
Dengan formulir elektronik, pengendalian formulir dapat dilakukan dengan penentuan pemakai formulir tertentu hanya terbatas pada orang yang memiliki “password” (kata sandi). Orang yang menggunakannya harus mengisi “password”.
Jika formulir elektronik direvisi, orang tidak akan salah menggunakan formulir karena formulir tersebut tidak lagi tersedia dalam file komputer.
5. Kecepatan pengisian formulir
Kecepatan pengisian formulir elektronik tidak diragukan lagi. Cursor akan berhenti di setiap ruang kosong yang harus diisi data dan membimbing pengisi ke dalam urutan pengisian formulir secara logis.
Formulir elektronik dapat melakukan penghitungan (penambahan, pengurangan, perkalian, pembagian) dan mencatumkan secara otomatis hasil perhitungan pada ruang tertentu dalam formulir.
6. Penangkapan data dilakukan sekali
Dengan menggunakan formulir kertas, data direkam dalam formulir, kemudian orang lain harus membaca data dari formulir untuk keperluan pemasukan data ke dalam sistem informasi.
Dengan menggunakan formulir elektronik, duplikasi (penggandaan) penangkapan dan pemasukan data ke dalam sistem informasi tidak akan terjadi.
7. Tidak ada data yang mengambang
Dengan formulir elektronik data dimasukkan dan dikirimkan dari satu tempat ke tempat lain secara elektronik, sehingga tidak ada data yang mengambang.
Dengan formulir kerta data akan mengambang sesuai dengan lama waktu yang diperlukan untuk menstransfer formulir kertas dari satu tempat ke tempat lain.
8. Kemudahan dalam pengelolaan formulir
Jika perusahaan menggunakan ribuan macam formulir, pengelolaan formulir menjadi suatu pekerjaan yang besar dan kompleks.
Dengan penggunaan formulir elektronik, perancangan, pengelolaan, dan pengisian setiap formulir dapat dilakukan melalui sistem yang terintegrasi.
Sistem komputer dapat menyimpan dan menyediakan data beberapa kali suatu formulir telah digunakan, bagaimana bentuk formulir setelah revisi yang terakhir, dan berapa lama suatu formulir telah digunakan sejak revisi terakhir. Data trsebut sangat bermanfaat untuk mengelola formulir yang banyak macamnya di dalam perusahaan.

MANFAAT FORMULIR

Fromulir sangat penting artinya untuk menjalankan suatu organisasi.
Hampir semua peristiwa dalam perusahaan trjadi karena formulir dan memerlukan formulir untuk merekamnya.
Contoh: banyak orang berpikir pesawat bisa terbang karena pilotnya ini salah yang benar karena formulir yang memberikan ijin bagi pilot untuk menerbangkan pesawat tersebut.

Dalam perusahaan, formulir bermanfaat:
1. Menetapkan tanggung jawab timbulnya transaksi bisnis.
Setiap transaksi terjadi karena adanya otorisasi dari pejabat yang memilki wewenang untuk melaksanakan transaksi tersebut.
Contoh: Transaksi pembelian, harus ada tanda tangan dari Kepala Bagian Pembelian dengan membubuhkan tanda tangan diatas surat order pembelian.
2. Merekam data transaksi bisnis perusahaan.
Formulir berfungsi sebagai alat perekam data transaksi, ini sebagai bukti telah terjadi transaksi bisnis.
Contoh: dalam transaksi penjualan tunai harus terekam di dalam formulir adalah; tanggal penjualan, nama wiraniaga yang melayani pembeli, nama barang ayng dijual, kuantitas, harg jual persatuan, total harga, tanda tangan wiraniaga, dll.
3. Mengurangi kemungkinan kesalahan dengan cara menyatakan semua kejadian dalam bentuk tulisan.
Sering kita mendengar komentar “memang lidah tak bertulang” atau sulit dipercaya.
Semua perintah pelaksanaan suatu transaksi perlu ditulis dalam suatu formulir untuk mengurangi kemungkinan kesalahan. Misal: order pembelian barang X sebanyak 100 ton disampaikan secara LISAN oleh Kepala Bagian Pembelian, kemungkinan order ini diterima salah oleh pemasok adlaah besar. Oleh karena itu, order pembelian yang disampaikan secara lisan, untuk mengurangi kemungkinan kesalahan, biasanya disusul kemudian dengan pengoiriman surat order pembelian kepada pemasok.
4. Menyampaikan informasi pokok dari orang satu ke orang lain di dalam organisasi yang sama atau organisasi lain.
Formulir berfungsi pula untuk menyampaikan informasi secara intern organisasi atau antar organisasi.
Contoh:
Bagian gudang menggunakan formulir surat permintaan pembelian untuk memberitahu bagian pembelian bahwa bagian gudang memerlukan barang dengan spesifikasi dan kuantitas seperti tertulis dalam formulir tersebut.


PENGGOLONGAN FORMULIR

Formulir dapat digolongkan menurut:
1. Sumbernya
Menurut sumbernya dibedakan menjadi 3 yaitu:
a). Formulir yang dibuat dan disimpan dalam perusahaan
Digunakan secara intern, dan kemudian disimpan dalam perusahaan.
Contoh: surat permintaan pembelian, memo kredit, m\kartu jam kerja, bukti permintaan dan pengeluaran barang gudang.
b). Formulir yang dibuat dan dikirmkam kepada pihak luar perusahaan
Digunakan untuk menyampaikan informasi kepada pihak luar perusahaan
Conoth: faktur penjualan tunai, faktur penjualan kredit, surat order pembelian, dll.
c). Formulir yang diterima dari luar perusahaan.
Formulir ini diterima dari pihak luar perusahaan sebagai akibat dari transaksi bisnis antara perusahaan dan pihak luar.
Contoh: faktur pembelian, surat order dari pembeli, rekening koran bank.
2. Tujuan penggunaannya
Menurut tujuan penggunaannya dibedakan menjadi 2 yaitu:
a). Formulir yang dibuat meminta dilakukannya suatu tindakan.
Digunakan oleh suatu unit organisasi untuk meminta unit organisasi lain melakukan sesuatu untuk kepentingan unit organisasi peminta.
Contoh: surat permintaan pembelian (digunakan oleh bagian gudang untuk meminta bagian pembeliaan melaksanakan transaksi pembelian guna memenuhi kebutuhan persediaan barang di bagian gudang. Bukti permintaan danpengeluaran barang gudang, Surat permintaan penawaran harga, dll.
b). Formulir yang digunakan untuk mencatat tindakan yang telah dilaksanakan.
Digunakan untuk merekam data transaksi yang telah dilaksanakan.
Contoh: formulir laporan penerimaan barang (digunakan oleh bagian penerimaan untuk mencatat data abrng yang diterima dari pemasok). Contoh lain; faktur penjualan, faktur pembelian, kartu jam kerja, dll.


PRINSIP DASAR YANG MELANDASI PERANCANGAN FORMULIR

Dalam merancang suatu formulir, prinsip-prinsip berikut ini perlu diperhatikan:
1. Pemanfaatan tembusan atau copy formulir.
Untuk memenuhi beberapa tujuan sekaligus, perlu dibuat beberapa formulir.
Contoh: dalam transaksi pembelian diperlukan pemberitahuan kepada pemasok mengenai pesanan, pemberitahuan kepada bagian penerimaan mengenai barang yang akan diterima dari pemasok, dan pemberitahuan kepada bagian utang untuk melakukan pencatatan utang, jika barangnya sudah diterima.
2. Penghindaran duplikasi dalam pengumpulan data.
Daalm mengumpulkan data hindarilah pengumpulan data yang sama lebihdari satu kali. Sekali data telah dikumpulkan dari sumbernya, data tersebut harus direkam sedemikian rupa dalam formulir, sehingga dapat memenuhi kebutuhan informasi bagi semua departemen.
3. Rancangan formulir yang sederhana dan ringkas.
Formulir yang dirancang sederhana dan ringkas akan mengakibatkan dapat dihindarinya perekaman data yang tidak perlu sehingga akan membantu pencatatannya ke dalam buku jurnal dan buku pembantu.
4. Unsur internal check dalam merancang formulir.
Formulir merupakan bagiandari berbagai internal check dalam suatu organisasi. Internal cek ini diciptakan untuk dapat menhasilkan informasi yang dapat dipercaya dan teliti dan untuk menjaga kekayaan organisasi.
5. Nama dan alamat perusahaan pada formulir.
Formulir untuk antar bagian di dalam di perusahaan, tidak perlu memuat nama dan alamat perusahaan. Namum untuk yang dikirm ke luar perusahaan, nama, alamat dan bahkan logo perusahaan perlu dicantumkan pada formulir, untuk memudahkan identifikasi asal formulir tersebut bagi perusahaan penerima.
6. Nama formulir.
Seperti hal orang orang, formulirpunperlu diberinama unutk memudahkan identifikasinya.
Nama formulir biasanya dipilih untuk menggambarkan fungsi formulir tersebut. Nama formulir ini dicetak pada formulir untuk memudahkan identifikasi terhadap formulir tersebut.
7. Nomor identifikasi pada setiap formulir.
Jika perusahaan mengggunakan berbagai jenis formulir, pemberian nomor identifikasi terhadap forulir mulai diperlukan. Untuk menginat berbagai nama formulir, kemungkinan orang akan menemui kesulitan. Oleh karena itu nomor dapat melengkapi nama, untuk memudahkan identifikasi formulir.
Dalam prakteknya tidak jarng nomor identifikasi lebih umum digunakan untuk menyebut formulir dibandingkan dengan nama formulir tersebut.

8. Formulir besar.
Jika kita mengisi banyak klom dalam formulir yang lebarnya dua atau tiga kali kertas ukuran folio, kemungkina kita mengisi pada baris yang salah adalah besar. Untuk menghindarinya, setiap garis diberi nomor urut baik sisi kiri atau kanan.
9. Pencetakan garis pada fomulir
Garis harus dicetak pad formulir, jika formulir tersebut akan diisi dengan tangan. Jika pengisian formulir akan dilakukan dengan mesin ketik, garis tidak perlu dicetak karena mesin ketik akan dapat mengatus spasi sendiri.
10. Pencatuman nomor urut tercetak
Digunakan untuk mengawasi pemakaian formulira dan untuk identifikasi transaksi bisnis.
Pemakaian nomor urut tercetak pada formulir seperti bukti kas keluar, cek, faktur penjualan dan sebagainya merupakan elemen pengawasan intern terhadap transaksi yang bersangkutan dengan formulir tersebut. Demikian juga dapat berfungsi untuk mencari dokumen bila formulir tersebut hilang.
11. Rancangan formulir yang hanya memerlukan pengisian tanda V (cek list) atau X (silang), atau dengan mencantumkan jawaban “Ya” atau “Tidak”.
Jika informasi yang akan dikumpulkan dengan formulir dapat ditentukan lebih dahulu, untuk menghemat waktu pengisian, informasi yang sudah tertentu tersebut dicetak dalam formulir, sehingga pengisi formulir tinggal membubuhkan tanda V (cek list) atau X (silang) untuk informasi yang dipilih oleh pengisi.
12. Formulir ganda
Adalah formulir yang terdiri dari formulir asli dan tembusannya. Tembusan formulir ini dapat diisi dengan satu kali penulisan pada formulir aslinya dengan berbagai cara, sbb: menyisipkan karbon , menggunakan kertas tanapa karbon sebagai bahan cetak formulir berganda.




KAPAN FORMULIR DIPERLUKAN ?

Dalam situasi apa perusahaan memerlukan formulir ?
1. Jika suatu kejadian harus dicatat, maka formulir perlu digunakan.
Misalnya: suatu perusahaan perlu mencatat transaksi penjualan tunai yang dilakukkannya setiap hari, maka perlu menciptakan formulir faktur penjualan tunai untuk merekam transaksi tersebut setiap harinya.
2. Jika informasi tertentu harus dicatat berulangkali, penggunaan formulir akan mengurangi waktu penulisan informasi tersebut.
Jika suatu informasi harus dicatat berulangkali, penggunaan formulir akan mengurangi waktupenulisan informasi tersebut.
Contoh: jika setiap kali mengajukan permintaan pembelian, bagian gudang harus menuliskan ama barang, spesifikasi, kuantitas, dan sifat permintaan (biasa, segera, atau mendesak), maka perlu dibuat formulir dengan kolom-kolom untuk menampung informasi tersebut, sehingga mengurangi waktupenulisan informasi yang harus disampaikan oleh bagian gudang kepada bagian pembelian.
3. Jika berbagai informasi yang saling berhubungan perlu disatukan dalam tempat yang sama, untuk memudahkan pengecekan yang cepat mengenai kelengkapan informasinya, maka formulir harus digunakan.
Untuk dapat memenuhi permitaan pembelian yang diajukan oleh bagian gudang, bagian pembelian memerlukan informasi lengkap mengenai nama barang yang akan dibutuhkan, spesifikasi, kuantitas, dan kapan barang tersebut diperlukan. Semua informasi tersebut perlu disatukan di tempat yang sama untuk memungkinkan bagian pembelian melaksanakan pemesanan kepada pemasok dengan benar.
Untuk memudahkan pengecekan secara cepat mengenai kelengkapan informasi tentang barang yang diminta oleh bagian gudang, maka formulir surat permintaan pembelian harus digunakan.
4. Jika dibutuhkan untuk menetapkan tanggung jawab terjadinya transaksi, fromulir perlu digunakan.
Jika tanggung jawab terjadinya transaksi akan dibebankan kepada seseorang duperlukan formulir untuk merekam pertanggung jawaban pelaksanaan transaksi tersebut.

FAKTOR-FATOR YANG PERLU DIPERTIMBAGKAN DALAM MERANCANG FORMULIR

Dalam merancang suatu formulir, seorang analis harus mempertimbangkan faktor-faktor berikut ini:
1. Siapa yang memerlukan atau akan mendapat informasi yang dicatat di dalam formulir tersebut ? Hal ini akan menentukan berapa lembar formulir tersebut harus dibuat.
2. Adakah formulir lain yang sekarang dirancang atau sekarang digunakan berisi informasi yang sama ? Jika ya, apakah ada kemungkinan menyatukan informasi di dalam formulir yang dirancang ini dengan formulir lain tersebut ? Banyak perusahaan yang membuat faktur penjualan, surat muat (bill of lading), slip pembungkus (packing slip) dan surat order pengiriman dalam satu kali penulisan.
3. Apakah elemen-elemen yang harus dicantumkan di dalam formulir yang telah disusun menurut urutan yang logis ? Hal ini akan mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pengisian formulir dan akanmengurangi waktu pengisian dan penggunaan formulir.
4. Apakah formulir tersebut akan memerlukan penulisan dengan tangan atau pemrosesan dengan mesin, atau kedua-duanya ? Hal ini akan menentukan lebar spasi dan penggunaan garis atau hanya spasi saja.
5. Apakah formulir tersebut akan diisi dengan pensil, tinta, mesin ketik atau mesin khusus atau dengan proses penggandaan yang lain ? Hal ini akan menentukan jensi dan mutu kertas yang akan digunakan serta jumlah ruang yang harus disediakan untuk memungkinkan pencatatan informasi.
6. Apakah formulir tersebut akan disimpan dalam suatu arsip ? Hal ini akan menetukan mutu kertas yang harus digunakan, ukuran kertas, dan preforasi yang harus dibuat, jika hal ini diperlukan.


INFORMASI YANG DIPERLUKAN DALAM MERANCANG FORMULIR

Formulir yang digunakan oleh perusahaan perlu ditinjau secara periodik untuk menentukan perlu tidaknya diadakan penyempurnaan, penggantian, atau penghentian permakaian formulir yang sekarang digunakan.
Untuk itu perlu dilakukan survei guna mengumpulkan informasi:
1. Yang bersagkutan dengan formulir itu sendiri, misal: mengenai isinya, jumlah lembar tembusannya, dan jenis kertas yang digunakan.
2. Yag bserangkutan dengan kegiatan penyediaan, pengisian, dan pencatatan informasi dari formulir tersebut.

Gambar :
Survei Formulir
=============================
SURVEI FORMULIR

NAMA FORMULIR……………….. DEPARTEMEN ……………….. NO. FORMULIR …………….
TGL. PEMAKAIAN PERTAMA KALI …………………………………………
DISURVEI OLEH ……………………………. TANGGAL SURVEI …………………………………..
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Jika Saudara perlu menambahakan penjelasan, gunakanlah ruang dihalaman sebalik formulir ini.
Tujukkan nomor pertanyaan yang bersangkutan dengan penjelasan Saudara.
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
1. Fungsi umum formulir …………………………………………………………………
2. Apakah formulir ini mutlak diperlukan ?
3. Dapatkah digunakan formulir lain ?
4. Dapatkah formulir ini dapa digabung dengan formulir yang lain ?
5. Jika jawaban pertanyaan 4 adalah ya formulir nomor berapa ? …………………………..
6. Formulir lain apa yang dipakai sehubungan dengan pemakaian formulir ini ? Nama formulir
………….. No. Formulir ……………… Informasi diambil dari formulir nomor …………..
Ditransfer ke formulir no. ………………………

T E K S

7. Apakah nama formulir secara jelas menunjukkan fungsinya ?
8. Apakah instruksi dan teksnya jelas ?
9. Apakah unsur yang ada di dalam formulir diperlukan ?
10. Apakah semua unsur yang diperlukan sudahmemuat di dalam formulir ?
11. Apakah susunan informasi sesuai dengan ururtan operasinya ?

D E S A I N
12. Apakah ruang yang disediakan cukup untuk diisi data ?
13. Apakah garis diatur cukup untuk diisi data dengan mesin ketik ?
14. Apakah garis diatur cukup untuk diproses denganekuipmen kantor yang tersedia ?
15. Apakah penampilan formulir menarik ?
K E R T A S
16. Apakah mutu kertas sesuai dengan pemakainformulir ?
17. Apakah mutu kertas tahan dengan pelipatan ?
18. Apakah mutu kertas tahan terhadap kareakteristik pemakainya ?
19. Apakah berat kertas sesuai dengan karakterisitik penggunaannya ?
20. Apakah ukuran kertas tepat untuk pemotongan kertas yang efisien ?
21. Apakah ukuran kertas tepat untuk ekuipmen kantor ?
22. Apakah ukuran kertas tepat untuk dimasukkan ke dalam amplop ?
23. Apakah ukuran kertas tepat untuk menampung informasi ?
24. Apakah ukuran kertas tepat untuk penampilan ?

PRODUKSI
25. Berapa kuantitas yang digunakan ? Bulanan ………….. Tahunan…………………
26. Dimana tempat penyimpanan formulir ? ……………………………………………
27. Berapa jumlah lembar formulir ii yang tersedia sekarng ditempat penyimpanan ?
28. Jika akan memesan kembali formulir ini, pemasok manakah yang akan dhubungi ?

KESIMPULAN …………………………………..
DISAHKAN OLEH : ……………………………..
TANGGAL : ……………………………………

=================================


DOKUMEN SUMBER DAN DOKUMEN PENDUKUNG

Ditinjau dari pengolahan data akuntansi, dokumen atau formulir digolongkan menjadi dua macam:
- dokumen sumber
- dokumen pendukung
Dokumen sumber adalah
Dokumen yang dipakai sebagai dasar pencatatan ke dalam jurnal atau buku pembantu.
Dokumen pendukung adalah
Dokumen yang melampiri dokumen sumber sebagai bukti sahnya transaksi yang direkam dalam dokumen sumber tersebut.
Contoh:
Gambar:
Transaksi, Dokumen Sumber, dan
Dokumen Pendukung yang bersangkutan

TRANSAKSI DOKUMEN SUMBER DOKUMEN PENDUKUNG YANG BERSANGKUTAN

Penjualan Tunai Faktur Penjualan Tunai Pita register kas

Penjualan Kredit
Faktur Penjualan - Surat order pengoiriman
- Laporan pengiriman barang
- Surat muat
Retur Penjualan Memo Kredit Laporan penerimaan barang

Pembelian
Bukti Kas Keluar - Surat order pembelian
- Laporan penerimaan barang
- Faktur dari pemasok
Retur Pembelian Memo Debit Laporan pengiriman barang
Penggajian dan pengupahan Bukti Kas Keluar - Daftar gaji
- Rekap daftar gaji
Pemakaian barang gudang Bukti permintaan dan pengeluaran barang gudang -

08.02  lepinus kogoya  No comments

Read More