BAB I SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

TUGAS:

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

                                                                   Oleh :

                                                  NAMA   : LEPINUS KOGOYA

                                               NIM          : 2011110032

                                            JURUSAN   : AKUNTANSI

                 TUGAS     : SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

UNIVERSITAS TRIBHUWANA TUNGGA DEWMALANG

2013

BAB I

SISTEM AKUNTANSI

Dalam bab ini diurakan definisi sistem secara umum definisi sistem akuntansi unsur-unsur yang membentuk sistem akuntansi pokok ;Formulir,jurnal,buku besar dan laporan.Disamping itu,dalam bab ini dijelaskan pula peran penting sistem akuntansi dalam pelaksanaan bissnis perusahaan dan kedudukan sistem akuntansi dalam sistem informasi manajemen,Dalam bab-bab slanjutnya diuraikan lebih mendalan perancangan setiap unsur sistem akuntansi tersebut.

EFINISI SISTEM

Jika kita perhatian dengan seksama,diri kita terdiri dari berbagai sistem untuk mengar kita kepada Tujuan hidup kita. Sudah banyak ahli yang behasil mengungkapkan berbagai sistem yang dalam diri kita (misalnya sistem kelebihan tubuh untuk untuk mengdapi menyakit cacak dan diphteri) ,namun masih banyak pula berbagai sistem yang belum dapat diungkapkan denga teknologi Yang sekarang telah dimiliki oelh manusia (misalnya sistem kekebalan tubuh untuk menghadi penyakit AIDS).Contoh sistem lain dalam diri kita adalah sistempernafasan ,yang berfungsi untuk memyediakan Oksigen bagi tubuh dan untuk mengeluarkan zat asam arang yang merupakan sampah hasil pembakaran didalam tubuh.Sistem pernafasan ,terdiri dari unsur-unsuryang membentuk struktur sistem pernafasan dan tiap-tiap unsur struktur tersebut bekerja dengan suatu pola tertentu untuk memenuhi tujuan sistem pernapsan seperti yang telah disebutkan diatas.Struktur pernafasan terdiri dari hidung tenggorok,paru-paru pembuluh darah dan darah .Tiap-tiap unsur struktur sistem pernfasan tersebut memiliki fungsi tertentu dan pekerja dengan proses tertentu dalam mencapai tujuan sistem pernafasan. S istem pernafasan merupakan salah satu sistem yang terdapat dalam tubuh kita,yang merupakan bagi an dari sistem lain yang lebih besar.Sistem pernafasan ini terdiri dari berbagai unsur yang merupakan sub sistem yang lebih kecil yang membentuk sistem tersebut.Dari contoh ini dapat di ambil kesimpulan bahwa setiap sistem pasti terdiri dari struktur dan proses. Struktur sistem merupakan untur-unsur yang membentuk sistem tersebut sedangkan proses sistem menjelaskan merupakan bagian dari sistem lain yang lebih besar dan terdiri dari berbagai sistem lebih kecil,yang disebut sebagi sub sistem.

1. Setiap Sistem Terdiri dari Unsur-unsur. Sistem pernapasan kita terdiri suatu kelompok unsur yaitu hidung Saluran pernapasan ,paru-paru ,dan darah.Unsur-unsur suatu sitem terdiri dari sub sistem yang lebih kecil,yang terdiri pula dari kelompok unsur yang membentuk sub sistem tersebut.
2. Unsur-unsue Tersebut Merupakan Bagian Terpadu Sistem yang Bersangkutan.Unsur-unsur Sistem berhubungan erat satu dengan lani dan bersifat serta kerja sama antar unsur sistem tersebut mempunyai bentuk tertentu.
3. Unsur Sistem Tersebut Bekerja Sama untu Mencapai Tujuan Sistem. Setiap sistem mempunyai tujuan tertentu. Sistem pernafasan kita bertujuan menyediakan oksigen,dan pembuangan carbon dioksida dari tubuh kita bagi,Kepentingan kelantungan hidup kita.Unsur sistem tersebut yang berupa hidung saluran pernafasan ,paru-paru dan ,dan darah, bekerja sama satu dengan lain dengan proses tertentu untuk mencapai tujuan tersebut di atas.
4. Suatu Sistem Merupakan Bagian dari Sisten Lain yang Lbih Besar. Sistem pernafasan kita merupakan salah satu sistem yang ada dalam tubuh kita, yang merupakan bagian dari sistem metabolisme tubuh.Contoh sistem lain adalah sistem percennaan makanan, sistem peredaran darah,sistem pertahanan tubuh.

Dari urain pergertian sistem secara umum tersebut sibul pernyaan “untuk apa suatu sistem di ciptakan?

Setiap Sistem dibuat untuk menangani sesuatu yang berulangkali atau yang secara rutin terjadi.

Karena penemuhan oksigen dan pengeluaran zat asam arang diperlukan oleh tubuh kita, maka Tuhan

memciptakan sistem pernafasan dalam tubuh kita untuk menangani pekerjaan tersebut. Bayngkan saja

kalau sistem tersebut tidak ada dalam tubuh kita kira-kira kita akan selalu berpikir dari lubang mana

dalam ntubuh kita oksigen akan kita masukkan dan lewat lubang mana zat asam arang akan kita keluarkan.

Alangkah melelahkan hidup kita ini jika hal yang rutin kita selesaikan tanpa suatu sistem.Belajar dari

kenyataan hidup ini,maka dalam organisasi buatan manusia ,kita selalu menciptakan sistem untuk menangani

sesuatu yang berulangkali atau secara rutin terjadi

SISTEM AKUNTANSI

Setelah diurakan pengertian sistem secara umum,ini diuraikan pengertian sistem akuntansi.Sistem akuntansi

adalah organisasi berformulir catatan,dan laporan yang di koordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan

informasi keuangan yang dibutuh kan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan.

Dari definisi sistem akuntansi tersebut,unsur suatu sistem akuntansi pokok adalah formulir,catatan yang

terdiri dari jurnal,buku besar,dan buku pembantu,serta laopran.

Berikut ini diuraikan lebih lanjut pengertian masing-masing unsur sistem akuntansi tersebut.

Formulir

Formulir merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya transaksi.

Formulir sering disebut dengan istilah okumen,karena dengan formulir ini peristiwa yang terjadi dalam

organisasi direkam (didokumentasikan) diatas secarik kertas.Formulir sering pula disebut dengan

istilah media,karena formulir merupakan media untuk mencatat peristiwa yang terjadi dalam organisasi

ke dalam catatan.Dengan formulir ini, data yang bersangkutan dengan transaksi direkam pertama kalinya

sebagai dasar pencatatan dalam catatan.Contoh fomulir dalah: faktur penjualan ,bukti kas keluar, dan

cek .

Dengan faktur pejualan misanya ,direkam data mengenai nama membeli ,alamat pembeli jenis

dan kuantitas barang yang dijual harga barang tanda tangan otorisasi dan sebagainya .Dengan demikian

faktur penjualan digunakan untuk mendokumentasikan transaksi penjualan.Informasi yang tercantum

dalam fatur pejualan tersebut kemudian dicatat dalam jurnal penjualan dan buku pembantu piutang.

Dengan demikian faktur penjualan tersebut merupakan media pencatatan ke dalam jurnal dan media posting

kedalam buku pembantu piutang.

Jurnal

Jurnal merupakan catatan akuntansi pertama yang digunakan untuk mencatat,mengklasisfisikan, dan

meringkas data keuangan lainnya.Seprti telah disebutkan diatas sumber informasi pencatata dalam jurnal

ini dalah formulir.Dalam jurnal ini data keuangan untuk pertama kalinya diklasifikasikan menurut

pengolongan yang sesuai dengan informasi yang akan disajikan dalam laporan keuangan.Dalam jurnal

ini pula terdapat kegiatan peringkasan data yang hasil peringkasannya (berupa jumlh rupiah transaksi

tertentu) kemudian di posting ke rekening yang brsangkutan dalam buku besar.Contoh jurnal adalah jurnal penerimaan kas,jurnal pembelian,jurnal pejualan,dan jurnal umum.

 

Buku Besar

Buku besar (general ledger)terdiri dari rekening –rekening yang digunakan untuk meringas data keuangan

Yang telah di catat sebelumnya dalam jurnal.Rekening-rekening dalam buku besar ini disediakan sesuai

dengan unsur-unsur informasi yang akan disajikan dalam laporan keunagan.Rekening buku besar ini di

satu pihak dapat di padang sebagai wadah untuk menggolongkan data keuangan,di pihak lainnya dapat di

padang pula sebagai smber informasi keuangan untuk penyajian laporana keuangan.

Buku Pembantu

Jika dat keungan yang di golonkan dalam buku besar di perlukan rinciannya lebih lanjut,dapat di bentuk

buku pembantu (subsidiary ladger).Buku pembantu ini terdiri dari rekening pembantu yang merinci data

keuangan yang tercantum dalam rekening tertentu dalam buku besar.Sebagai contoh jika rekening piutang

dagang yang tercantum dalam neraca perlu dirinci lebih lanjut menurut nama debitur yang jumlahnya

60 orang,dapat dibentuk buku pembantu piutang yang berisi rekening-rekening pembantu piutang kepada

tiap-tiap debitur tersebut.Buku besar dan buku pembantu merupakan catatan akuntansi akhir (boks of final entri),

yang berarti tidak ada catatan akuntansi lain lagi sesudah data akuntansi diringkas dan digolongkan dalam

rekening buku besar dan buku pembantu .Buku besar dan buku pembantu disebut sebgai catatan

akuntansi akhir juga karena setelah data akuntansi keuangan dicatat dalam buku-buku tersebut, proses

akuntansi selnjutnya adalah penyajian laporan keungan ,bukan pencatatan lagi ke dalam catatan akuntansi.

Laporan

Hasil akhir proses akuntansi adalah laporan keungan yang dapt berupa neraca ,laporan rugio laba laporan

perubahan lab yang ditahan ,laporan harga pokok produksi,laporan biaya pemasaran, laporan harga pokok

penjualan,daftar umur piutang,daftar utang yang akan dibayar, daftar saldo persediaan yang lambat penjualannya. Laporan berisi informasi yang merupakan keluar sistem akuntansi. Laporan dapat berbentuk hasil cetak komputer dan tayangan pada layar monitor komputer.

PERBENDAAN PENGERTIAN SISTEM DAN PROSEDUR

Di atas telah kemukakan definisi sistem secara umum dan definisi akuntansi.Dalam definisi sistem akuntansi,formulir merupakan salah satu unsur sistem akuntansi, Formulir ini merupakan keluaran

sistem lain yang menjadi masukan sistem akuntansi,Sistem lain yang menghasilkan formulir ini terdiri dari sub-sub sistem yang yang di beri nama prosedur.Oleh karena itu dalam membahas sistem akuntasi perlu diberikan pengertian sistem dan prosedur,agar dapat diperoleh gambaran yang jelas mengenai berbagai sistem yang menghasilkan sebagai macam formulir yang diolah dalam sistem akuntansi.

Definisi sistem dan prosedur adalah sebagai berikut:

Sistem adalah suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan Perusahaan. Prosedur adalah suatu urutan kegiatan kletikal,melinbatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih,yang buat untuk menjamin penanganan secara serangan transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang.

Dalam definisi tersebut dapat diambil kesimpulan bahwa suatu sistem terdiri dari jaringan prosedur sedangkan prosedur merupakan urutan kegiatan kletikal.Kegiatan klatikal (clerial operation) terdiri dari kegiatan berikut ini yang dilakukan untuk mencatat informasi dalam formulir, buklu jurnal,dan buku dasar:

1. Menulis,
2. Menggadahkan.
3. Menghitung.
4. Menberi kode.
5. Mendaftar.
6. Memilih (mensortasi).
7. Memindah.
8. Menbandingkan.

Untuk menperjelas pengertian dalam dan prosedur, berikut ini disajikan document flowchar(bagian

alir dokumen) sistem penjualan tunai dalam suatu toko buku yang disajikan padaGambar 1.1. Sisteini

di rancang untuk melaksanakan salah satu kegiatan pokok toko buku,yaitu penjualan tunai. Sistem penjualan tunai ini terdiri dari 6 prosedur berikut ini: (a)prosedur order penjualan, (b) prosedur penerimaan kas, (c) prosedur penyerahan batang, (d) prosedur pencatatan penjualan, (e) prosedur pencatatan penerimaan kas dari penjualan tunai, dan (f) prosedur rekonsiliasi bank. Prosedur order penjualan digunakan untuk melayani pembeli yang akan membeli barang.Prosedur melaksanakan oleh bagian penjualan dengan mengisi faktur penjualan tunai dengan Informasi antara lain jenis buku kuantitas harga satuan dan total harga faktur penjualan tunai ini Di buat oleh bagian penjualan sebanjank 3 lembar lembar ke. 1 di rasakan kepada pembeli Untuk kepentingan pembayaran harga buku ke bagian kasa lembar ke.2 di serahkan bagian Pembungkusan bersamaan dengan penjeran buku jang di pilih oleh pembeli lembar ke.3 Di tinggal sebagai arsip bagian penjualan dengan demikian prosendur otder penjualan ini Terdiri dari kegiatan klerikalberikut ini:

1. Menulis data mengenai tanggal kode barang jenis kualitas harga satuan harga total nama

Pramuniaga,

2. Mengadakan faktur penjualan tunai dengan cara mengisi formulir tersebut lebih dari

satu lembar

3. Menghitung perkalian harga satuan dengan kuantitas serta jumlah harga jang ahrus di

Bayar Oleh pembeli.

4. Menberi kode dengan cara mencantungkan kode buku pada faktur penjualan tunai,

Prosedur penerimaan kas di gunakan untuk melajani pembeli jang menbayar harga buku

Selesai jang tercentum dalam faktur penjualan tunai,prosedur ini di laksanakan oleh bagian Kasa dengan alat bantu regiser kas (cash regiter) yang mengasilkan pita regiter kas. BagianKasa menerima faktur penjuallan tunai lembar ke-1 dan uang tunai dari pembeli.setelah uang Jang di terma sesuai dengan jumlah jang tercantum dalam faktur penjualan tunai, kasamenbubukanCap lunas pada faktur tersebut dan menjerahkan faktur tersebut di lampiri dengan pitaregister Kas (cash register tape) kepada pembli.dengan demikian prosedur penerimaan kas ini terdiri dari kegiatan klerikal nerikut ini

•   KOMPONEN UTAMA SISTEM INFORMASI

Sistem akuntansi adalah salah satu sitem informa di antara berbagai sistem informasi Yang digunakan oleh manajemen dalam mengelola perusahaan setiap sistem informasi Terdiri dari blok-blok bangunan yang membentuk sistem tersebut seperti halnya bangunan rumah sistem informasi dimikili komponen utama yang membentuk struktur bangunan sitem informas komponen bangunan sitem informasi terdiri dari enam blok (disebut dengan information sistem buildeing blok):masukan model keluraan teknologo basis data dan pengedalian gambar 1.2. menlukiskan blok bangunan sistem informasi.

Masukan	Model	Keluar
Teknologi	Basis Data	Pengendalian

Gambar 1.2 Blok Bangunan sistem informasi

Terlepas dari organisasi yang dilayani oleh sistem informasi atau cara yang dipakai untuk merancang dan Mengembangkan sistem informasi setiap sistem informasi selalu terdiri dari enam blok bangunan seperti Yang dilakukan pada gambar 1.2 Arsitek yang mempunyai tanggujawab untuk menjadikan blok-blok tersebut Menjadi bangunan sistem informasi yang menghasilkan informasi bagi para pemakainya disebut dengan analisis Sistem (sistem analisis).Berikut ini diuraikan pengertian masing-masng blok bangunan sisten informasi tersebut.

Blok Masukan (Input Block)

Masukan adalah data yang dimasukan kedalam sistem informasi beserta metode dan media yang digunakan untuk Menangkap dan masukkan data tersebut kedalam sistem masukan terdiri dari transaksi permintaan,pernyaan, permintaan, dan pesan.Umumnya masukan harus mengikuti aturan dan bentuk tertentu mengenai isi,idefisikasi,otorisasi, tata letak,dan pengelolaannya. Untuk masukkan masukan kedalam sistem dapat berupa tulisan tanganformulir kertas pengenalan karakteristik fisik seperti sidik yari papan ketik (keyboard) dan lain-lain.

Contoh 1

Dalam sistem akuntansi untuk menghasilkan laporan penjualan per jenis produk, transakasi penjualan dan Tetur penjualan merupakan masukandata tanggal transaksi,jenis produk, kuantitas yang dijual harga jual Sasutuan nama pelanggan merupakan masukan yang di masukkan kedalam sistem akuntansi dat tersebut Kedalam sistem akuntansi dapat berupa formulir faktur penjualan yang mempunyai format dan aturan tertentu Untuk mengisinya.

Blok Model (Model Block)

Blok model terdiri dari logoco-matbematical models yang mengola masukan dan data yang disimpan dengan Berbagai Macam cara untuk produksi hal yang di kehedaki atau keluaran logico matbematical models dapatMengobinasi unsur-unsur data untuk menjadikan jawaban atas suatu pertanyaan, atau dapat meringkas Atau menggabungkan data menjadi suatu laporan ringkas.

Contoh 2

1. Pengolaan data pendapatan danbiaya untuk menghasilkan laporan rugi laba memerlukan

logico matbematical models yang sederana berikut ini

Laba = pendapatan-biaya

2. Untuk menberikan jawaban atas pertanyaan yang disering diajukan oleh manajer keungan Mengenai

Saldo piutang debitur diperlikan logico mathematical model model sederhana sebagai berikut:

Transaksi penjualan kredit taggal......s/d............ xx

Transaksi retur penjualan kredit taggal.......s/d.... .xx

Transaksi penerimaan kas dari piutang tanggal.....s/d.... .xx +

Jumlah pengarungan piutang xx-

Saldo piutang xx

Blok Keluaran (Output Blok)

Produk suatu sistem informasi adalah keluran jang berupa informasi jang bermutu dan dokumen

untuk Semua tinggat manajemen dan semua pemaikan informasi baik pemakai intern maupun

pemakai luar organisasi keluaran suatu sistem merupakn faktor utama jang menetukan blok blok lain suatu sistem informasi.jika keluaran suatu sistem informasi tidak sesuai dengan ketubuan pemakai informasi,rancangan bolk masukan,model,teknologi,basis data,dan pengendalian tidak ada mafaatnya.Keluaran sistem akuntasi dapat berupa laporaan keuanganfaktur,surat order Pembelian,cek laporan pelaksanaan angaran,jawaban atas suatu pertanyaan (misalnya berapa biaya pergobatan sampai dengan saat ini?),pesan perintah ,hasil suatu penganbilan keputusan yang progrom, skenario dan simulasi, dan aturan pengabilan keputusan.mutu jang harus melekat dalam keluaran sistem inforasi adalah ketelitian ketepatan waktu, dan relefansi.

Media jang di pakai untuk penyajian keluaran sistem infrmasi dapat berupa; layar monitor, mesin pencetak(printer), alat pendengar(adio), atau microfilm.umumnya keluaran sistem akuntansi berupa hasil Cetak mesin dan tanyangkan pada monitor komputer.

Blok Teknologi (Technology Block)

Teknologi imbarat mesin untuk menjalangkan sistem informasi.tekologi menagkapmaasukan, menjalankanMondel, menimban dan mengakses data, menasilkan dan menapaikan keluaran,serta mengendalikan Seluru sistem.dalam sistem informasi berbatis komputer teknologi terdiri dari tiga komponen; komputer danPenimpan data di luar (auxiliary storage), telkomunikasi,dan perangkat lunak (software).

Contoh 3

Untuk mengaislkan informasi penjualan harian, suatu restaurant mengunakan teknologi berupa register Kas (cash register ).mesin jang di gunakan oleh restaurant ini mampu menbuat ringkasan sampai Dengan 20 macam jenis makana dan minuman yang di jual.

Blok Basis Data (Data Base Blok)

Basis data merupakan tempat untuk menyimpan data yang digunakan untuk melayani kebutuhan Pemakai informasi. Basis data dapat diperlukan dari dua sudut pandang:secara fisik dan secara logis.

Basis data secara fisik berupa media untuk menyimpan data, seperti kartu desar, pita mengetik disk,diskette,kaset,kartu megntik, chip,dan microfilm.Basis data secara fisik merupakan tempat sesungguhnya suatu data disimpan.Namum yang lebih penting bukan dalam bentuk fisik apa data disimpan,melainkan bagimana mencari, mengganbungan ,dan megambil data yang disimpan untuk memenuhi kebutuhan khusus pemakai.Oleh karena itu ,basis data dapat dipadang dari sudut pandang logis yang bersangkutan dengan bagimana struktur penyimpanan data sehingga menjamin ketepatan,ketelitian dan relevansi pengambilan informasi untuk memenuhi kebutuhan pemakai.

Blok Pengendalian (Control Block)

Semua sistem informasi harus dilindungi dari pencana dan ancaman,seperti bencana alam,api, kecurangan,kegagalan sistem, kesalahan dan penggelapan,penyadapan ketidakefisienan,sabotase,orang-orang yang dibayar untuk melakukan keja hatan.Beberapa cara yang perlu dirancang untuk menjamin perlindungan,intergritas,dan kelancaran jalannya sistem informasi adalah:

1. Penggunaan sistem pengelolaan catatan.
2. Penerapan pengendalian akuntansi.
3. Pengembangan rancang induk sistem informasi.
4. Pembuatan rancana darurat dalam hal sistem informasi gagal menjalankan fungsinya.
5. Penerapan prosedur seleksi karyawan.
6. Pembuatan dokumentasi lengkap tentang sistem informasi yang digunakan oleh perusahaan.
7. Perlindungan dari bencana api dan putusnya aliran listrik.
8. Pembuatan sistem penunjang untuk mengantisipasi kegagalan sistem informasi yang sekarang digunakan dan pembuatan tmpat penyimpanan data di luar perusahaan sebagai cadangan (back kup)
9. Pembuatan prosedur pengaman dan penggunaan alat-alat pengamanan serta pengedalian akses kedalam sistem informasi

• SISTEM AKUNTANSI DALAM PERUSAHAAN MANUFAKTUR

Kegiatan pokok perusahan maufaktur terdiri dari: desain dan pengenbangan produk,pengelohan bahan.Buku menjadi produk jadi kedapa pembeli. Untuk mengenai kegiatan pokok perusahaan,umumnya dirancang sistem akuntansi yang terdiri dari:

1. Sistem akuntansi pokok.
2. Sistem akuntansi piutang.
3. Sistem akuntansi utang.
4. Sistem akuntansi penggajian dan pengupahan.
5. Sistem akuntansi biaya.
6. Sistem akuntansi kas.
7. Sistem akuntansi persediaan.
8. Sistem akuntansi aktiva tetap.

Sistem akuntansi pokok. Seperti sudah dijelaskan dalam definisi sistem akuntansi di atas, sistem akuntansi pokok merupakan organisasi formulir,catatan,dan laporan Sistem akuntansi dalam perusahaan manufaktur terdiri atas formulir atau dokumen (business papers),jurnal buku besar,buku pembantu, dan laporan.Unsur-unsur sistem akuntansi ini di rancang oleh manajemen untuk menyajikan informasi keuangan bagi kepentingan pengelolaan perusahaan dan pertanggung jawaban keuangan kepada pihak luar perusahaan (seperti invesror,dan kantor pelayanan pajak).Jika digambarkan,unsur-unsur sistem akuntansi pokok dapat dilihat dapa Gambar 1.3

Gambar 1.3 Unsur Akuntansi Pokok Sistem akuntansi pokok.

Dokumen sumber adalah dokumen yang datanya dipakai sebagai sumber pencatatan ke dalam catatan akuntansi (jurnal dan buku pembantu).Dokumen pendukung adalah dokumen yang mengguatkan data yang dicantunkan di dalam dokumen sumber.Dokumen sumber dan dokumen dan dan dokumen pendukung yang dipakai sebagai dasar pencatatan dalam pencatatan akuntansi merupakan keluaran berbagai sistem berikut ini: (1) sistem akuntansi piutang,(2) sistem akuntansi utang, (3) sistem akuntansi penggajian dan pengupahan,(4) sistem akuntansi biaya, dan (5) sistem akuntansi kas,(6) sistem akuntansi persediaan,dan (7) sistem akuntansi aktiva tetap. Masing-masing sistem tersebut terdiri dari jaringan prosedur seperti di uraikan berikut ini.

Sistem akuntansi piutang (Account Recciyvabke System).Sistem akuntansi piutang di rancang untuk mencatattransaksi terjadinya piutang dan berkurangnya berasal dari transaksi penjualan kredit danberkurangnya piutang berasal dari transaksi retur penjualan dan penerimaan kas dari piutang. Transaksi berkurangnya piutang yang timbul dari transaksi penerimaan kas dari piutang di kelompokkan dalam sistem akuntansi kas.Kegiatan penjualan kredit di mulai dengan penerimanya order dari pelanggan kemudian di lanjudkan Permintaan persetujuan pemberian kredit, pengiriman barang penagian pencatatan piutang dan berakhirDengan distribusi penjualan. Oleh karena itu sistem akuntansi untuk mencatat terdirinya piutang terdiri dari Jaringan prosedur sebagai berikut:

• Prosedur order penjualan.
• Prosedur persetujuan kredit
• Prosedur pengiriman barang
• Prosedur penagian
• Prosedur pencatatan bertambahnya piutang
• Prosedur distribusi penjualan

Kegiatan retur penjualan di mulai dengan di terimanya pengembaliaan barang dari pelanggan

kemudian di lanjudkan dengan permintaan persetujuan retur penjualan penerimaan barang pencatatan berkurangnyapiutang dan berakhir dengan distribusi penjualan. Oleh karena itu sistem akuntansi untuk mencatat berkurangnya piutang terdiri dari jaringan prosedur sebagai berikut ini:

• Prosedur penerimaan retur penjualan
• Prosedur pembuatan memo kredit
• Prosedur penerimaan barang
• Prosedur pencatatan retur penjualan
• Prosedur pencatan berkurangnya piutang
• Prosedur distribusi penjualan

Sistem akuntansi pengajian dan pengubahaan di rancang untuk menanggani transaksi perhitungan

Gaji dan upah karyawan dan pembayarannya. Sistem ini terdiri dari jaringan prosedur berikut Ini :

• Prosedur pencatatan waktu hadir dan waktu kerja.
• Prosedur pembuatan daftar gaji dan upah.
• Prosedur pengiriman barang.
• Prosedur distribusi pembelian

Sistem Akuntansi Biaya.Sistem akuntansi biaya dirancamg untuk menangani pengengalian prosedur

Dan pengendalian biaya.Sistem ini terdiri dari jaringan prosedur berikut ini:

• Prosedur order produksi.
• Prosedur pengmpulan biaya produksi dan non produksi.

Sistem Akuntansi Kas. Dirancang untuk mengenai transaksi penerimaan dan pengeluaran kas.

Sistem ini terdiri dari jaringan prosedur berikut ini;

• Prosedur penerimaan kas.
• Prosedur pengeluaran kas.
• Prosedur dana kas kecil.

Sistem Akuntansi Persediaan. Dirancang untuk menangani transaksi yang bersangutan dengan

mutasi yang disimpan digunakan.Sistem ini terdiri dari jaringan prosedur berikut ini:

• Prosedur pencatatan harga pokok jadi.
• Prosedur pencatatan harga pokok produk yang di jual.
• Prosedur pencatatan harga pokok produk yang dikembalikan oleh pembeli.
• Prosedur pencatatan harga pokok persediaan produk dalam proses.
• Prosedur pencatatan harga pokok persediaan yang dibeli.
• Prosedur pencatatan harga pokok persediaan yang dikembalikan ke pemasok.
• Prosedur permintaan dan pengeluaaranbarang gudang.
• Prosedur pencatatan harga pokok persediaan yang dikembalikan ke gudang.
• Prosedur penghitungan fisik persediaan.

Sistem Akuntansi Aktiva Tetap dirancang untuk mengenai transaksi yang bersangkutan dengan mutasi aktiva tetap. Sistem ini terdiri dari jaringan prosedur berikut ini:

• Prosedur penggandaan aktiva tetap
• Prosedur penghentian, pemakaian aktiva tetap
• Prosedur depresiasi aktiva tetap
• Prosedur penempatan aktiva tetap

Berbagai sistem tersebut di atas yang menghasilkan berbagai dokumen yang dipakai sebagai dasar pencatan dalam catatan dokumen akuntansi di lukiskan hubungannya dengan sistem akuntansi pokok pada Gambar 1.4. Dalam buku ini di uraikan bagimana merancang unsur-unsur sistem infomasi tersebut pada Gambar 1.4, dengan unsur sebagai berikut:

BAB 3 Formulir

BAB 4 Jurnal

BAB 5 Beku Besar

BAB 6 Pengandalian Intern

BAB 7 Sistem Akuntansi Penjualan Kredit

BAB 8 Sistem akuntansi Piutang

BAB 9 Sistem akuntansi Pembelian

BAB 10 Sistem akuntansi Utang

BAB 11 Sistem akuntansi Penggajian dan Pengupahan

BAB 12 Sistem akuntansi Biaya

BAB 13 Sistem akuntansi Penerimaan Kas

BAB 14 Sistem akuntansi Pengeluaran Kas

BAB 15 Sistem akuntansi Persediaan

BAB 16 Sistem akuntansi Aktiva Tetap

• TUJUAN UMUM PENGEMBANGAN SISTEM AKUNTANSI

Tujuan umum pengembangan sistem akuntansi adalah sebagai berikut:

1. Untuk menyediakan informasi bagi pengelolaan kegiatan usaha baru
2. Untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah ada baik mengenai mutu, ketepatan penyajian maupun struktur infomasinya
3. Untuk meperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan intern, yaitu untuk memperbaiki tingkat keandalan (reabiloity) informaasi akuntansi dan untuk menyediakan catatan lengkap mengenai pertanggungjawaban dan perlindungan kekayaan perusahaan
4. Untuk mengurangi biaya klerikal dalam penyelenggraan catatan akuntansi.

Untuk menyediakan Informasi bagi pengelolaan kegiatan Usaha Baru. Kebutuhan pengembangan sistem akuntansi terjadi jika perusahaan baru dirikan atau suatu perusahaan menciptakan usaha baru yang berbeda dengan usaha yang telah di jalankan selama ini.Perusahaan manufaktur baru biasanya memerlukan pengembangan sistem akuntansi lengkap sejak,dar sistem akuntansi piutang sistem akuntansi utang sistem penggajian dan penggupahan sistem akuntansi biaya sistem akuntansi kas sistem akuntansi persediaan sistem akuntansi aktiva tetap dan sitem akuntansi pokok sedangkan perusahaan yang membuka usaha baru yang selama ini belum di jalankan biasanya memerlukan pengembangan sistem akuntansi yang tidak selengkap yang diperlukan oleh perusahaan baru.

Untuk memperbaiki informasi yang Dihasilkan oleh sistem yang sudah Ada.Ada kalahnya sistem akuntansi yang berlaku tidak dapat memenuhi kebutuhan manajemen bik dalam hal mutu, ketepatan penyajian maupun struktur informasi yang terdapat dalam laporan.Hal ini kemungkinan di sebabkan oleh perkembangan usaha perusahaan sehingga menurut sistem akuntansi untuk dapat menghasilkan laporan dengan mutu informasi yang lebih baik dan tepat penyajiannya dengan struktur informasi yang sesuai dengan tuntuntan kebutuhan manajemen.

Untuk Memperbaiki Pengemdalian Akuntansi dan Pengecekan Intern.Akuntansi merupakan alat pertanggung jaban kekayaan sesuatu organisasi,pengembangan sistem akuntansi seringkali ditujukan untuk memperbaiki perlindungan terhadap kekayaan organisasi sehingga pertanggung jaban terhadap penggunaan kekayaan organisasi dapat di laksanakan dengan baik. Pengembangan sistem akuntansi dapat pula ditujukan untuk memperbaiki pengecekan intern agar informasi yang dihasilkan oleh sistem tersebut dapat dipercaya.

Untuk Mengurangi Biaya Klerikal dalam Penyelenggaran Intern. Akuntansi pengembangan sistem akuntansi sering kali ditujukan untuk menghemat biaya Informasi merupakan barang ekonomi. Untuk memperolehnya diperlukan pengorbanan sumber ekonomo yang lain. Oleh karena itu dalam menghasilkan informasi perlu dipertinbangkan besarnya menfaat yang diperoleh dengan pengorbanan yang dilakukan.Jika pergorbanan untuk memperoleh infomasi keuangan diperhitungkan lebih besar dibanding dengan manfaat yang diperoleh sistem yang suadah ada perlu dirancang kembali untuk mengurangi pengorbanan sumber daya bagi penyediaan informasi tersebut.

• PITE PENNUGASAN PENGEMBANGAN SISTEM AKUNTANSI

Berdasarkan tujuan pengembangan sistem akuntansi tersebut di atas,penugasan pengembangan sistem akuntansi dapat berbentuk seperti berikut ini:

1. Pengembagan suatu sistem akuntansi baru yang lengkap.
2. Perluasan sistem akuntansi yang sekarang dipakai untuk mencakup kegiatan bisnis yang baru.
3. Perbaikan berbagai tahap sistem dan prosedur yang sekarang digunakan.

pengembangan sistem akuntansibaruyang lengkap mencakup pengembangan berbagai sistem berikut ini:

1. sistem akuntansi pokok. Pengembangan Sistem akuntansi pokok terdiri dari perencangan klafikasi dan kode rekening buku besar, perencangan klafikasi dan kode rekening berbagai buku pembantu, perencangan berbagai buku jurnal,perancangan berbagai laporan keuangan yang dihasilkan oleh sistem akuntansi.
2. Sistem akuntansi piutang,sistem akuntansi utang sistem akuntansi pengajian dan pengupahan,dan sistem akuntansi biaya, sistem akuntansi kas, sistem akuntansi persediaan,dan sistem akuntansi aktiva tetap. Perancagan berbagai sistem akuntansi mencakup berbagai jaringan prosedur yang terdapat dalam setiap sistem tersebut,termasuk perancangan berbagai formulir yang digunaklan dalam setiap Sistem akuntansi.

Jika perusahaan membuka usaha yang mempunyai karakteristik bisnis yang berbeda dengan yang sudah dijalankan sebelumnya, timbullah kebutuhan mengembangan Sistem akuntansi baru untuk memenuhi kebutuhan informasi bagi pengelolahaan usah baru tersebut. Jika misalnya sebelumnya perusahaan hanya menjual produknya di pasar domestik,dan kemudian dan mempeluas pasarnya ke luar bnegeri maka perusahaan ini perlu memperluas sistem penjualanmya yang sekarang digunakan.

Penugasan Sistem akuntansi dapat berupa perpaikan berbagai tahap prosedur dalam suatu sistem akuntansi yang sekarang digunakan oleh perusahaan.Dengan perubahan lingkungan tempat Sistem akuntansi tersebut digunakan sistem yang digunakan sekarang kemungkinan tidak cocok lagi dengan lingkungan yang telah berubah ersebut. Keadaan ini menurut perpaikan terhadap sebagai Sistem akuntansi tanpa harus melakukan perombahkan terhadap keseluruhan unsur sistem tersebut.Sebagai contoh adalah berubahnya lingkungan pemasaran dengan berkembangnya penjualan secara swalayan (self serve), mengakibatkan prosedur order penjualan dalam sistem penjualan tunai yang sekarang perlu dihilangkan dan diadakan perbaikan dalam prosedur penerimaan kas.

• SIAPA YANG HARUS MENGERJAKAN PEKERJAAN PENGEMBANGAN SISTEM AKUNTANSI?

Pekerjaan pengembangan sistem akuntansi biaya dikerjakan oleh: analis sistem yang bekerja dalam perusahan atau profesi akuntan publik. Analis sistem (system analyst) adalah orang yang memiliki keahlian dalam menggabungan berbagai blok bangunan sustem informasi menjadi suatu bangunan sistem informasi.Dalam perusahaan yang besar biasanya dibentu unit organisasi khusus yang bertugas untuk mengembangkan sistem akuntansi dan berbagai sistem informasi lain yang digumakan oleh perusahaan dan yang bertugas pula untuk melakukan pemantauan mengenai penerapan berbagai sistem tersebut.Unit organisasi ini sering disebut dengan Departemen Sistem Informasi.Jika perusahaan memiliki Departemen SistemInformasi,pengembangan sistem akuntansi dalam perusahaan tersebut ditugaskan kepada departemen ini.

Jika perusahaan tidak membenuk Departemen Sistem Informasi,biasanya pekerjaan perancangan sistem akuntansi perusahaan diserahkan kepada profesi akuntansi publik.Biasanya profesi akuntan publik di samping menjual jasa utamanya dalam bidang pemeriksaan akuntan (auditing), juga menjual jasa dalam pengembangan sistem akuntansi perusahaan.

• SISTEM AKUNTANSI UNTU MELAKSANAKAN BISNIS

Sering kali sistem akuntansi hanya di padang bermanfaat untuk merrkam transaksi bisnis yang telah terjadi saja. Padangan sperti ini adalah keliru dan mengurangi artinya pentingnya sistem akuntansi sebagai penunjang utama manajemen dalam melaksankan bisnis perusahaan. Berikut ini dgambarkan peran penting sistem akuntansi sebagai alat yang digunakan untuk menjalankan bisnis perusahaan.Berbagai sistem akuntansi yang diuraikan berikut ini, seperti sistem perbakan yang mengambalikan cancelld check kepada membuat cek (ceheck issuer) cash on delyivery sale, sistem penagihan (billing system) yang digunakan dalam penjualan bahan bakar melalui unattded gasoline station belum dapat di jumpai di indonesia.Bisnis kartu kredit yang diuraikan dalam contoh ini mulai dikenal di Indonesia sejak awal tahun 90 an. Contoh-contoh yang diuraikan berikut ini dimaksudkan untuk memberikan gambaran bahwa ujung timbak bisnis perusahaan terletak pada yang sistem aukntansi yang digunakan untuk menjalankan bisnis.

Cancelle Check

Cancelle Check berbeda dengan voided check. Cancelle Check adalah cek yang telah diterima kembali oleh pembuat cek ( Check issuer) memulai sistem perbankan,setelah tersebut digunakan sebagai alat pembayaran. Voided check adalah cek yang rusak dan dibatalkan oleh pembuat cek sebagai alat pembayaran.Karena cek yang digunakan oleh pembut cek akhir nya diterima kembali oleh pembuat cek, Cancelle Check dapat berfungsi sebagai bukti pembayaran bagi pembuat cek. Sistem perbankan yang mengembalikan Cancelle Check kepada pembuat cek, setelah cek tersebut digunakan untuk pembayaran sangat pembantu kelancana transaksi pembayaran dalam masyarakt.

Bisnis Kartu Kredit (Credit Card Business)

Bisnis kartu kredit pada dasarnya merupakan bisnis yang menjual jasa penagihan (billing service).kepada perusahaan-perusahaan penjualan barang dan jasa melalui sistem penagihan (billing system). Melalui sistem penagihan yang dilakukan oleh perusahaankartu kredit (seperti Visa, Master Card, JBL, American Express) perusahaan-perusahaan penjualan barang dan jasa dan konsumen memperoleh manfaat sebagai berikut.

1. perusahaan-perusahaan penjualan barang dan jasa memperoleh manfaat dapat memberbasar volume penjualan karen merka dapat menarik konsumen untuk mengkonsumsi sekarang pendapatan yang akan diperolehnya di massa yang akan datang. Karena konsumen tidak harus mengeluarkan uang tunai pada saat mereka melakumen pembelian, pada dasarnya mereka mengkonsumsi pendapatan yang akan diperolehnya di masa yang akan datang dalam pembeli barang dan jasa. Di samping itu perusahaan-perusahaan penjualan barang dan jasa memperoleh jaminan dari perusahaan kartu kredit dalam memperoleh uang tunai transaksi penjualan mereka.
2. Para konsumen memperoleh manfaat dapat mengkonsumsi sekarang pendapatan yang akan mereka peroleh di masa yang akan datang. Di samping itu,dalam berbelanja para konsumen tidak harus menyediakan uang tunai, sehingga mengurangi risiko kehilangan uang di perjalan.

Siapa yang menggung biaya sisetem penagihan dilaksaknakan oleh perusahaan kartu kredit ini? Biaya penyelenggaraan sistem penagihan in dibebankan kepada perusahaan-perusahaan penjualan barang dan jasa.Sering kali beban ini di geser oleh perusahaan-perusahaan penjualan barang dan jasa kepada para konsumennya.

Dalam sistem penjualan dengan kartu kredit ini perusahaan penerbit kartu kredit harus mengumpulkan informasi keuangan dari calon pemengang kartu kredit (credit card horder) untuk menentukan bonafiditas mereka. perusahaan-perusahaan penjualan barang dan jasa dapat melakukan penjualan dengan kartu kredit jika mereka menjadi anggota (mercbant) sistem kredit yang dirancang oleh perusahaan kartu kredit Gambar 1.10 melukiskan sistem penjualan barang melalui kartu kredit.

 Mecrbaant menagih ke Secara periodik

Perusahaan penerbit Perusahaan penerbit kartu kredit

Kartu kredit Menagih ke pemegang kartu kredit.

(2) (3)

pemengang kartu kredit melakukan

pembayaran dengan kartu kredit

(1)

Gambar 1.10 Sistem Penjualan dengan Kartu Kredit

• HUBUNGAN SISTEM AKUNTANSI DENGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Manajemen perusahaan menjalankan bisnis perusahaan dengan menggunakan sistem informasi yang disebut sistem informasi manajemen. Untuk memasakan produk dan jasa yang dihasilkan perusahaan manajemen menggunakan sisten informasi pemasaran. Sisten informasi ini dihasilkan informasi yang memungkinkan manajemen megambil keputusan mengenai langganan yang harus di layani jenis barang dan jasa yang diperlukan oleh pelanggan, saat dan cara mengiriman barang kepada pelanggan.Sistem akuntansi merupakan salah satu sub sistem dalam sisten informasi manajemen. Gambar 1.11 melukiskan hubungan sistem akuntansi dengan sistem informasi. Manajemen.

KARYA OELH LEPINUS KOGOYA JURUSAN AKUNTANSI

11.10  lepinus kogoya  No comments

Read More

BAB II METODOLOGI PENGEMBANGAN SISTEM AKUNTANSI

                                   

BAB II

METODOLOGI PENGEMBANGAN

SISTEM AKUNTANSI

Setelah dalam Bab I diuraikan pengertian sistem secaa umum sistem akuntasi serta sistem dan prosedur dalam Bb 2 ini dijelaskan langka-langkah yang harus ditempuh oleh analis sistem dalam pengembangkan sisten akuntansi. Perlu diulangi lagi bahwa pengertian sistem akuntansi yang telah diuraikan dalam Bab I meliputi sistem akuntansi pokok (yang unsurnya terdiri dari formulir,jurnal,buku,besar dan buku pembantu, dan laporan) dan sistem infor,masi di luar sistem akuntansi pokok yang meliputi sistem akuntansi piutang sistem akuntansi utang sistem akuntansi penggajian dan penggupahaa,sistem akuntansi biaya,sistem kas,sistem akuntansi persediaan,dan sistem akuntansi aktiva tetap.Pengembangan sistem akuntansi yang akan diuraikan dalam bab ini adalah persangkutan dengan pengembangan sistem akuntansi secara penyeluruk atau salah satu sub sistem dalam sistem akuntansi tersebut.

Pengembangan sistem akuntansi dilakukan oleh analis sistem melalui tiga tahap Utama:Analisis sistem dasain sistem dan implementasi sistem.Dalam bab 2 ini diuraikan secara rinci setiap tahap yang harus dilalui oleh analis dalam mengembangkan sistem akuntansi.

METODOLOGI PENGEMBANGAN SISTEM

Metodologi pengembangan sistem adalah langkah-langkah yang dilalui oleh analis sistem dalam mengembangkan sistem informasi. Pengembangan sistem akuntansi dilaksanakan melalui tiga utama berikut ini:

1. Analisis sistem (system analysis).
2. Desain sistem (system desing).
3. Implementasi sistem (system implementation).

Dalam setiap tahap pengembangan sistem tersebut analis, sistem menghasilkan dokumen tertulis yang menyajikan rencana pekerjaan yang akan dilakukan dalam pengembangan sistem atau hasil pekerjaan

pelaksanaan kepada pemakai informasi sebagai media bagi analis sistem untuk mengkomunikashkan pekerjaannya kepada pemakai informasi.Tahap pengembangan sistem dan nama dokumen tertulis yang dihasilkan oleh analis sistem dalam setiap tahap pengembangan sistem disajikan dalam Gambar 2.1.

Analisis Sistem Laporan Hasil

Analisis Sistem

Usaha Pelaksanaan

Analisis Sistem

Laporan Final Desain

Sistem Secara Rinci

Desain Sistem Laporan Final Desain

Sistem Secara Garis Besar

Usaha Desain

Sistem Secara Garis Besar

Implementasi istem Laporan Final

Implementasi

Sistem

Gambar 2.1. Tahap-tahap Pengembangan Sistem informasi dan Dokumen Tertulis

yang Dihasilkan dalam Setiap Tahap.

• ANALISIS SISTEM

Dalam tahap ini, analisis sistem pembantu pemakai informasi dalam mengidenfikas informasi yang diperlukan oleh pemakai untuk melaksanakan pekerjaannya. Analisis sistem mewawacarai pemakai informasi,seperti mengajukan pertanyaan ‘informasi apa yang Saudara terima sekarang’ ‘jenis informasi apa yang saudara perlukan untul melaksanakan pekerjaan saudar?’.Masalah yang sering kali dihadapi dihadapi oleh analisis sistem pada tahap ini adalah membedakan apa yang di minta,dengan apa yang diinginkan dan dengan apa yang diperlukan oleh pemakai informasi. Sering kali pemakai informasi tidak mampu mengemukakan informasi apa yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaannya sehingga ia mengajukan permintaan jenis informasi kepada analisi sistem yang tidak sesuai dengan yang diinginkan, bahkan sering kali tidak sama dengan yang sebenarnya di perlukan.Analisis sistem harus memperoleh informasi yang sebenarnya diperlukan oleh pemakai informasi dalam tahap analisis sistem ini,karena jenis informasi yang diperlukan oleh pemakai informasi inilah yang menjadi dasar untuk melangkah tehap desain dan implementasi sistem.Tahap-tahap desain dan implementasi dalam pengembangan sistem akuntansi sangat ditentukan oleh keberasilan analisis sistem dalam mengidefikasi kebutuhan informasi pemakai informasi.

Kegagalan Analisis sistem dalam mengidefikasi jenis informasi yang diperlukan oleh pemakai informasi akan mengakibatkan desain sistem yang tidak yang bermanfaat bagi pemakai informasi.Oleh

karena itu tahap analisis sistem merupakan tahap yang paling menentukan dalam keseluruhan tahap pengembangan sistem informasi.

Analisis sistem dapat dibagi menjadi empat tahap:

1. Analisis Pendahuluan.
2. Penyusunan Usaha Pelaksanaan Analisis Sistem.
3. Pelaksanaan Analisis Sistem.
4. Penyusunan Laporan Hasil Analisis Sistem.

Dalam analisis pendahuluan analisis sistem mengumpulkan berbagai informasi umum untuk menyusun dokumen tertulis yang diebut Usaha pelaksanaan Analisis Sistem.Tahap pelaksanaan analisis sistem dilakukan oleh analis setelah tahap analisis pendahuluan dilakukan dan didasrakan pada Usulan Pelaksanaan Analisis sistem.Hasil analisis sistem dituangkan dalam dokumen tertulis yang disebut Laporan Hasil Analisis Sistem.

Analisis Pendahuluan (Preliminary Analys)

Dalam Bab 1 telah diuraikan bagi tujuan umum pengembangan sistem akuntansi adalah untuk menyediakan informasi bagi pengelolaan kegiatan usaha baru,untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah ada, untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan intern,dan untuk mengurangi biaya klerikal dalam penyelenggaraan catatan akuntansi.Jika perusahaan memiliki Departemen sistem Informasi, pekerjaan pengembangan sistem akuntansi dalam perusahaan tersebut umumnya di dahului dengan diterimanya permintaan jasa pengembangan sistem informasi dari pemakai informasi kepada analis sistem dalam departemen tersebut.Permintaan jasa tersebut dituangkan dalam surat permintaan jasa pengembangan sistem informasi dan berisi pekerjaan.

Penyusunan Usulan Pelaksanaa Analisis Sistem

Pelaksanaa Analisis Sistem direncanakan oleh analis sistem dalam suatu dokumen tertulis yang disebut ‘Usulan pelaksanaan analisis. Sistem.’ Maksud dihasilkannya dokumen tertulis tersebut adalah untuk menpertemukan pikiran pemakai informasi dengan analis sistem mengenai pekerjaan pengembangan sistem akuntansi yang akan dilaksanakan oleh analis sistem untuk memenuhi kebutuhan pemakai informasi.Gambar 2.3. melukiskan dokumen usulan pelaksanaan analisis sistem.

Dalam dokumen “Usulan pelaksanaan Analisis Sistem” analis sistem menjelaskan:

1. Alasan ringkas dan jelas yang mendasari dilakukannya pengembangan sisten akuntansi.
2. Perntanyaan khusus tentang persyaratan kinerja yang diharapkan dari sistem akuntansi yang diusulkan.
3. Batasan luas analisis sistem yang akan dilakukan.
4. Indentifikasi informasi yang kemungkinan harus dikumpulkan dalam analisis sitem.
5. Indentifikasi sumber-sumber konpernsial yang dapat menyediakan informasi yang diperlukan dalam analisi sistem.
6. Daftar peristiwa besar atau titik-titik pengecekan yang digunakan untuk mencetak perkembangan analisis sistem yang dilaksanakan oleh analis sistem.

Isi dokumen “Usulan pelaksanaan Analisis Sistem” ini kemudian disajikan oleh analis sistem kepada pemakai informasi untuk mempertemukan kebutuhan pemakai informasi dengan kebutuhan pemakai menurut persepsi analis sistem. Dengan membaca alasan dilakukannya analisis sistem, persyaratan kinerja yang dituntut dari sistem yang akan dikembangkan luas analisis sistem yang laksanakan ,informasi yang akan dikumpulkan,sumber informasi pontensial dan daftar peritiwa penting yang dapat digunakan,untuk mengecek perkembangan perlaksanaan analisis sistem,pemakai informasi dapat memahami apakah arah yang ditujuh dalam analisis sistem ini dapat memenuhi kebutuhan informasi mereka.

Pelaksanaan Analisis Sistem

Pelaksanaan Analisis Sistem didasar pada rencana kerja yang ditungkan dalam Usulan Pelaksanaan Analisis.Berikut ini contoh berbagai langkah yang dilakukan oleh analis sistem dalam melaksanakan analisis sistem.

Analisis Laporan yang Dihasilkan Sistem Sekarang, Daalam tahap ini analis sistem mempelajari laporan yang sudah dihasilkan oleh sistem akuntansi yang sekarang digunakan,untuk menentukan informasi yang dilakukan oleh manajemen namun tidak disediakan oleh sistem akuntansi yang sekarang.

Menganalisis Transaksi.Analis sistem kemudian melaksanakan analisis terhadap setiap transaksi.Analisis transaksi ini meliputi analisis terhadap formulir,catatan dan,prosedur yang digunakan di dalam melaksanakan setiap transaksi tersebut.

Untuk setiap transaksi yang dilaksanakan perusahaan analisis sistem mengumpulkan informasi mengenai:

1. Unit organisasi yang terkait dalam transaksi
2. Formulir yang digunakan
3. Sistem otorisasi dalam pelaksanaan transaksi
4. Catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat transaksi
5. Prosedur pelaksanaan transaksi

Dalam menpelajari formulir yang digunakan dalam suatu departemen,analis sistem mengumpulkan informasi mengenai:

1. Siapa yang mengisi formulir?
2. Siapa yang mengecek,menverifikasi atau mengesahkan formulir tersebut?
3. Setelah formulir tersebut selesai diproses,diserahkan ke departemen mana, dan siapa yang menerima penyerah formulir tersebut?
4. Buku jurnal apa yang terpengaruh oleh informasi yang tercantum di dalam formulir tersebut?
5. Buku besar pembantu apa yang terpengaruh oleh formulir tersebut?
6. Rekenig buku besar apa yang terpengaruh oleh formulir tersebut?
7. Ekuipmen mekanik apa yang digunakan untuk mengolah oleh formulir tersebut?
8. Pengecekan intern apa yang diciptakan dari penggunaan formulir tersebut?

Dalam Pengumpulan informasi, mengenai sistem (yang merupakan jaringan prosedur untuk melaksanakan transaksi pokok perusahaan),analis sistem biasanya menggunakan uraian tertulis berupa daftar kegiatan (operation list) dan simbol-simbol standar. Pada akhir Bab 2 ini dissajikan contoh simbol-simbol standar beserta maknanya dan disajikan pula contoh penggunaannya.

Mempelajari Catatan pertam. Seperti telah diuraikan dalam Bab 1, yang merupakan catatan pertama (books of original entry) dalam sistem akuntansi adalah jurnal. Analis sistem mempelajari jurnal yang digunakan oleh perusahaan dengan tujuan untuk menenmukan kelemahan yang melekat padanya dan mempertimbangkan kemungkinan perncangan kembali jurnal yang sekarang digunakan atau perancangan jurnal-jurnal baru.Dalam Bab 4 diuraikan bagimana merancang catatan pertama ini.

Mempelajari Catatan Terakhir. Buku besar dan pembantu merupakn catatan terakhir (books of entry)

Dalam sistem akuntansi.Analisis sistem mempelajari buku besar dan berbagi buku pembantu yang digunakan oleh perusahaan dengan tujuan untuk menentukan kelemahan yang melekat adanya dan mempertimbangkan kemungkinan perancangan kembali buku besar dan buku pembantu yang sekarang digunakan,atau perancangan buku pembantu yang aru.Dalam Bab 5 diuraikan bagimana merancang buku besar dan buku pembantu ini.

Sumber Informasi dalam Analisis Sistem

Dlam analisis sistem,sumbeer informasi,untuk pengembangan sistem akuntansi (1) sistem akuntansi yang sekarang digunakan,(2) sumber intern yang lain,(3) sumber-sumber luar.

Jarang analisis sistem mengembangkan sistem akuntansi yang sama sekali akuntansi adalah sebelumnya tidak dimiliki oleh perusahaan.yang sering terjadi justru analis sistem mengembangkan sistem baru untuk menggantikan atau untuk menperluas sistem akuntansi yang sekarang digunakan oleh perusahaan.Dalam keadaan ini timbul perntanyaan: Apakah peran sistem akuntansi yang lama sistem akuntansi yang akan dikembangkan? Haruslah analis sistem menganalisis sistem akuntansi yang lama dalam mengembangkan sistem akuntansi yang baru?

Manfaat utama dilakukan analis terhadap sistem akuntansi lama adalah:

1. Efektifitas Sisitem Akuntansi yang Sekarang Digunakan.Dengan mempelajari sistem akuntansi yang sekarang digunakan analis sekarang sistem memiliki kesempatanuntuk menentukan apakah sistem yang sekarang digunakan masih memenuhi kebutuhan pemakai informasi ,memelurkan perbaiki kecil,memerlukan perbaiki besar atau harus diganti. Desain suatu sistem,akuntansi baru tanpa dilandasi pada penilaian efektifitas sistem akuntansi yang sekarang digunakan ibarat membeli

sebuah mobil tanpa mengetahui bahwa mnobil yang sekarang digunakan dalam keadaan mongok hanya karena kehabisan bahan bakar.

2. Ide Rancangan. Dengan menganalisis sistem akuntansi yang sekarang diggunakan analis sistem dapat menyerap ide rancangan yang terdapat dalam sistem akuntansi yang,lama, yang masih bermanfaat untuk pemaki dalam sistem akuntansi yang baru.
3. Identifikasi Sumber Daya.Dengan menganalisis sistem akuntansi yang sekarang digunakan analis,sistem dapat mengidentifikasi berbagai sumber daya yang tersedia bagi sistem akuntansi yang akan dikembangkan nanti. Sumber daya tersebut meliputih keahlian manajemen,kehlian,dan ekuipmen yang sekarang digunakan untuk menjalankan sistem akuntansi.
4. Pengetahuan Konversi. Pada saat sistem akuntansi yang baru diimplementasika,analis sistem perlu memiliki informasi tentang kegiatan yang sebelumnya dilaksanakan dengan sisten yang lama dan yang akan dilaksanakan dengan sistem akuntansi yang baru.Pengetahuan ini merupakan dasar bagi analis sistem dalam menghentikan kegiatan-kegiatan yang dilakukan dengansistem yang lama untuk digantikan dengan kegiatan-kegiatan yang diracang dalam sistem akuntansi baru.
5. Tidak Awal yang Sama dalam Menuju Ke Perusahaan Baru. Dalam mengkomunikasikan perubahan-perubahan yang dirancang dengan dilaksanakannya sistemakuntansi yang baru,analis sistem akan menghadapi sikap penolakan atau keengganan karyawan pelaksana maupun pemakai informasi untukl berubah ke dalam sistem akuntansi yang baru.Untuk mengirangi sikap tersebut analis sistem dapat membuat perbandingan antara sistem lama dengan sistem yang baru, untuk menujukkan bahwa sistem yang baru tidak seluruhnya merupakan sistem baru namun beberapa unsur yang ada dalam sistem lama masih dipertahankan atau sedikit mengalami perubahan dalam sistem akuntansi yang baru. Dengan demikian analis sistem dan karyawan yang akan mengoperasikan sistem serta pemakai informasi dapat bertolak dari titik awal yang sama, yaitu kondisi sistem akuntansi yang lama, untuk berangkat ke sistem akuntansi baru yang telah dirancang.

Teknik Pengumpulan Informasi dalam Analisis Sistem

Dalam tahap analisis pengumpulan informasi dilakukan analis sistem dengan cara (1) wawancar,(2) kuesioner, (3) metode analisis kelompok,(4) pengamatan,dan (5) pengambilan sampel dan pengumpulan dokumen. Dalam banyak hal, waawancara merupakan cara terbaik untuk mengumpulkan data dalam tahap analisis sistem.

Dalam tahap analisis sistem,bentuk-bemtuk pertanyaan yang di jual oleh analis sistem adalah sebagai berikut:

1. Apakah laporan keuangam ini menyajikan informasi sistem yang Saudara perlukan?
2. Bagimana memperbaiki mutu informasi yang di cantumkan dalam laporan keuangan yang Saudara terima?
3. Apa pekerjaan Saudara?
4. Apakah yang akan Saudara capai melalui pekerjaan Saudara?
5. Informasi apa yang Saudara terima sekarang untuk mencapai tujuan pekerjaan Saudara?
6. Informasi keuangan tambahan apa yang Saudara perlukan?

Motode analisis kelompok digunakan jika (1) sistem yang dianalisis berdampak kepada beberapa kelopok pemakai informasi yang mempunyai berbagai kegiatan yang berbeda dan berbagai kepentingan yang berbeda,(2) sistem yang dianalisis akan mengubah hubungan yang sudah terbina antara manusia, antar mesin,dan antar metode,(3) sistem dianalisis akan melayani fungsi bisnis,yang baru yang sebelumnya perusahaan tidak memiliki pengalaman menjalankan funsi tersebut.

Penyusuna Laporar Hasil Analisis Sistem

Hasil akhir proses analisis sistem disajikan oleh analis sistem dalam suatu laporan yang disebut Laporan Hasil Analisis Sistem. Laporan ini merupakan dokumen tertulis yang dibuat oleh analis sistem untuk diserahkan kepada pemakai informasi,Laporan ini berisi temuan-temuan yang diperoleh analis sistem dalam analisis sistem.Isi Laporan Hasil Analisis Sistem meliputi:

1. Perntanyaan kembali alasan yang mendasari dan luas analisis sistem yang dilaksanakan oleh analis sistem.
2. Dafat masalah besar yang ditemukan oleh analis sistem.
3. Suatu perntanyaan persyaratan informasi yang diperlukan oleh pemakai informasi.
4. Suatu perntanyaan tentang asumsi penting yang dibuat oleh analis sistem selama melaksanakan analisis sistem.
5. Suatu proyeksi sumber daya yang diperlukan beserta biaya yang dibutuhkan dalam perancangan sistem akuntansi yang baru,atau pengubahan sistem yang sekarang digunakan oleh perusahaan.Proyeksi ini mencakup kelaikan dilanjutkannya tahap-tahap berikutnya pengembangan sistem akuntansi.
6. Rekomendasi yang bersangkutan dengan sistem yang diusulkan atau npersyaratan-persyaratan yang harus dipenuhi oleh sistem yang diusulkan tersebut.

• DESAIN SISTEM

Desain adalah proses pemerjemahan kebutuhan pemakai informasi ke dalam alternatif rencangan sistem informasi yang diajukan kepada pemakai informasi untuk dipertimbangka.Tahap desain sistem ini dibagi menjadi lima tahap:

1. Desain sistem secara garis besar.
2. Penyusunan Usulan Desain Sistem Secara garis besar.
3. Evaluasi sistem.
4. Penyusunan Laporan Final Desain Sistem Secara Garis Besar.
5. Desain Sistem Secara rinci.
6. Penyusunan Laporan Final Desain Sistem Secara Rinci.

Pengembangan sistem akuntansi dapat disamakam dengan pembangunan gedung sekolah.Pada

tahap awal pembangunan gedung sekolah,assitek melakukan wawancara dengan pengurus sekolah untuk memperoleh informasi tentang kebutuhan pengurus sekolah,seperti kebutuhan ruang,fasilitas olah raga,alat bantu pengajaran yang akan dipasang dalam gedung,dan lain-lain kebutuhan. Berdasarkan informasi tentang kebutuhan pengurus sekolah, arsitek kemundian membuat rancangan garis besar bamgunan gedung sekolah yang dirancang untuk memenuhi kebutuhan pengurus sekolah.Desain secara garis besar tersebut kemidian ditawarkan kepada pengurus sekolah untuk dipertimbangkan.Pengurus sekolah dan assitek bersama-sama melakukan evaluasi terhadap desain gedung sekolah secara garis besar tersebut.Hasil evaluasi terhadap desain gedung secara garis besar kemudian dipakai oleh arsitek untuk membuat desain gedung secara rinci.Tahap desain gedung sebenarnya berjalan bolak balik antara desain garis besar evaluasi dan desain rinci sampai akhirnya arsitek menghasilkan desain rinci yang memenuhi kebutuhan pengurus sekolah.

Desain Sistem Secara Garis Besar

Seperti halnya dengan yang ditempuh oleh seorang arsitek dalam pembanguna gedung sekolah tersebut diatas, dalam pembangunan sebuah sistem informasi analis sistem telah memperoeh informasi berikut ini dari tahap analisis sitem yang dilakukan:

1. Informasi yang dibutuhkan oleh pemakai beserta persyaratan-persyaratan yang melekat dalam infomasi tersebut.
2. Luuas Sistem.
3. Sumber daya yang dimiliki oleh perusahaan (orang, mesin,uang, material,dan metode).

Berdasarkan informasi yang diperolehan dalam tahap analisis tersebut analis sistem kemudian menawarkan berbagai alternatif desain secara garis besar sistem informasi untuk menghasilkan informasi yang diperlukan pemakai. Berbagai alternatif desain secara garis besar sistem informasi tersebut terdiri dari desain masing-masing unsur blok bangunan sistem informasi,yang dimeliputi desain keluaran,masukan model, teknologi basis data,dan pengendalian.

Analissistem adalah seorang jang ali jang mampu memnyajikan berbagai aternatif desain sistem informasi jang menmungkinkan pemakai informasi memilih di antara berbagai desain jang di tawarkan oleh analis sistem penyajian desain sistem informasi secara garis besar menberi kesepatan kepada pemakai informasi

Melihat dengan berbagai macam cara nutuk memenuhi kebutuan informasi mereka sehingga desain jang

Baiklah jang natilah akan di plementasikan. Umum nya pemakai informasi tidak mengetahui informasi apa jang di perlukan sampai saat ini informasi tersebut di tunjunkan kepada mereka.

Penyusunan usulan desain sistem secara garis besar

Usulan desain sistem secara garis besar di susun untuk menkomunikasikan secara tertulis kepada pemakai

Informasi sebagai mana sistem informasi jang di rancang secara garis besar memenuhi kebutuan mereka

Akan informasi isi di usulkan desain sistemgaris besar adalah sebagai berikut:

1. Pertanyaan kembali alasan di lakukannya pekerjaan pengembagan sistem informasi. Dalam bagian ini analis sistem menguhmbungkan persyaratan –persyaratan dan berbagai tunjuan yang di tetapkan oleh pemakai infomasi dengan usulan desain yang di ayungkan oleh analis sistem.
2. Berbagai aternatif sistem informasi jang kendikembankan untuk memenuhl kebutuan pemakai informasi.penyajian lebih dari satu aternatif desain di maksudkan untuk:

1. Memungkikan pemakai informasi melakukan pilian di antara alternatif desain yang di sajikan oleh analis sistem.
2. Mennunjukkan kepada pemakai informasi bawah setiap alternatif desain sistem memiliki dampak signfikan jang berbenda teradap organisasi.sebagai contoh desain sistem informasi A memenuhi 90% pesyaratan jang di tentukan oleh pemakai informasi namun biaya pengembangansistem informasi tersebut lebih mahal 40% di bandinkan dengan desain sistem informasi B:

3. sumber daya yang di perlukan untuk Menplementasikan dan menpertaakan masing masing alternatif desain sistem.
4. asunsi asunsi kritis atau masalan masalah jang belum terpecahkan jang mungkin berdampak teradap desain final sistem informasi.

Usulan desain sistem secara garis besar sajikan oleh analis sistem kepada pemakai informasi. Pemakai informasi mengajukan kriti dan saran atas desain sistem informasi secara garis besar yang di sajikan oleh analis sistem. Penbentulan dan penjenrpurnaan di lakukan oeh analis sistem teradap desain sistem garis besar.

Evaluasi Sistem

Dalam tahap desain secara garisdesar, analis sistem merancangf secara garis besar masing-masing blok bangunan sistem informasi kecuali blok teknologi. Blok teknologi dirancang oleh ahli sistem setelah pemakai informasi menyetujui isi laporan Desain sistem secara garis desar.

Dalam tahap evalusi sistem analis sistem menetukan persyaratan yang harus di penuhi oleh blok teknologi dalam menjalankan sistem informasi yang dirancang dan memilih penjual teknologi yang memiliki kemanpuan untuk memenuhi persyaratan di tentut oleh sistem informasi

Penyusunan Laporan Final Desain Sistem Secara Garis Besar

Berdasarkan hasil disksi antara pemakaian infomasi dengan analis sistem dalam penyajian usulan desain secara garis besar dan evaluasi sistem analisis sistem kemudian membuat laporan final secara garis besar.

Desain Sistem Secara Rinci

Dalam tahap ini,analis sistem melakukan desain rinci masing-masing blok bangunan sistem informasi menjadi bangunan sistem informasi yang mampu memenuhi kebutuhan para pemakai jika misalnya dalam tahap desain secara garis besar sistem informasi di rancang untuk menghasilkan laporan umur piutang dalam tahap desain rinci analis sistem merancang format laporan isi laporan distribisi laporan pisah batas data yang dipakai sebagai bahan laporan pengandalian atas laporan dan sebagainya.

Penyusunan Laporan Final Desain Sistem Secara Rinci

Hasil desain rinci sistem infomasi ini disajihkan oleh analis sistem dalam komitmen tertulis yang disebuh, laporan final desain sistem secara rinci.

• IMPLEMENTASI SISTEM

Implementasi adalah pendidikan dan pelatihan pemakai informasi,pelatian dan koordinasi teknisi yang akan menjalankan sistem,pengujian sistem,yang baru, dan pengubahan yang dilakukan untuk membuat sistem informasi yang telah dirancang menjadi dapat dilaksakan secara operasional. Puncak segala kegiatan pengembangan dan perancangan sistem informasi adalah terletak pada tahap implementasi.

Dalam tahap implementasi ini,analis sistem menyusun Laporan Final Implementasi sistem yang terdiri dari dua bagian: Rencana Implementasi dan Hasil pelaksanaan Implementasi Rencana disusun sebelum tahap pelaksanaan sistem dilaksanakan.Bagian ini berisi rencana pengujian berbagai blok bangunan sistem informasi,seperti blok keluaran,masukan,model, teknologi, basis data,dan pengemdalian. Di samping itu,dalam bagian ini di cantunkan pula rencana konversi sistem lama ke sistem baru.Selam pelaksanaan sistem berlangsung, analisis sistem melakukan dokumentasi perubahaa-perubahan yang di lakukan untuk menyempurnakan sistem,hail-hasil yang dicapai dalamk pelaksanaan sistem,dan penerimaan sistem oleh para pemakai informasi.Hasil pelaksanaan sistem ini merupakan bagian dalam Laporan Final Implementasi Sistem.

Persiapan Implementasi Sistem

Implementansi sistem sangat ditentukan oleh perencanaan yang dibuat untuk melaksanaan implementasi sistem. Meskipun suatu sistem akuntansi telah dirancang dengan baik, namun sebagai besar suksus pengembangan sistem ditentukan bagimana baiknya perencanaan implementasi sistem disusun dan di laksanakan.Suatu sistem akuntansi yang tidak mampu memenuhi kebutuhan pemakai dan penuh dengan kesalahan akan ber dampak lama bagi pemakai, meskipun kekurangan-kekurangan tersebut dapat diatasi.Oleh karana itu, bagian yang penting dari Laporan Final Implementasi Sistem adalah perncanaan implementasi sistem.

Pendidikan dan Pelatihan Karyawan

Jika sistem akuntansi baru di kembangkan dalam perusahaan dan diharap dapat dimanfaatkan dengan berhasil setiap orang yang terkait dengan sistem tersebut harus dibuat sadar tentang tanggung jawabnya masing-masing terhadap pelaksanakan bagian sistem yang menjadi tanggung jawabnya dan tentang apa yang dapat dimanfaatkan dari sistem tersebut bagi pelaksanaan tugasnya.

Oleh karena itu dalam tahap implenentasi perlu dilakukan pendidikan dan pelatihan karyawan yang akan terkait dalam pelaksanaan sistem akuntansi.Karyawan yang akan mengikuti pendidikan dan pelatihan dibagi menjadi dua golongan:karyawan pemakai informasi dan karyawan pelaksana sistem. Karyawan pemakai informasi terdiri dari manajemen,staf,diberbagai daerah fungsional seperti pemasaran, personalia,hubungan masyarakat. Istilah pendidikan digunakan untuk menyadarkan pemakai informasi tentang informasi yang dapat dihasilkan oleh sistem dan berbagai persyaratan yang tetapkan oleh pemakai yang dapat dipenuhi oleh sistem akuntansi yang dirancang.

Pelatihan karyawan ditujukan kepada karyawan yangt akan mengoperasikan sistem akuntansi.Karyawan yang mengoperasikan sistem terdiri dari karyawan yang bertugasuntuk menyiapkan masukan,pengolah data,dan mengoperasikan dan menjaga komponen fisik dan logis sistem akuntansi.Pelatihan ditujukan kepada karyawan yang mengoperasikan sistem untuk menyiapkan mereka menghadapi awal pengoperasian sistem.Namun,pelatihan tidak hanyan berhenti sampai disini saja. Perusahaan harus menyusun program pelatihan yang bersinambung untuk mengantisipasi masukannya karyawan yang baru dan kemungkinan terjadinya perubahan terhadap sistem akuntansi yang digunakan oleh perusahaan.

Konversi Sistem

Perubahan dari sistem lama ke sistem baru memerlukan pendekatan konversitertentu.

Terdapat empat pilihan utama pendekatan yang digunakan nengubah sistem lama ke sistem baru: (1) alngsung, (2) paralel, (3) pendekatan mondur, (4) phase-in

Konversi Langsung. Konversi Langsung adalah implementasi sistem baru segera langsung dan menghentikan segera pemakaian sistem yang lama. Pendekataini cocok digunakan dalam situasi (1) sistem baru tidak menggantikan sistem mana pun yang sekarang digunakan oleh perusahaan (2) sistem lama diputuskan sama sekali tidak memiliki manfaat atau nilai,(3) sistem baru sangat kecil dan sangat sedehrana,(4) desain sistem baru sangat berdeda dengan desain sistem lama dan perbandingan di antara keduanya tidak bermanfaat. Gambar 2.4. berikut ini melukiskan pendekatan konversi langsung.

SISTEM LAMA

SISTEM BARU

Gambar 2.4 Pendekatan Konversi Langsung

Konversi Paralel.Konversi Paralel adalah implementasi sistem baru secara bersamaan dengan pemakaian sistem yang lama selama jangka waktu tertentu.Dalam pendekatan ini, keluaran sistem baru,selama jangka waktu tertentu dibandingkan dengan keluaran sistem lama dan perbedaan yang timbul di rekonsilisi. Pendekatan ini memberikan perlindungkan bagi organisasi dari kemungkinan kegagalan sistem yang baru dalam menghasilkan keluaran yang perlukan. Pendekatan konversi paralel tentu sja memerlukan biaya yang bersangkutan dengan laksanakan dua sistem untuk jangka waktu tertentu guna menghasilkan keluaran yang sama. Gambar 2.5 berikut ini melukiskan pendekatan konversi paralel.

Gambar 2.5 Pendekatan Konversi Praralel

Konversi Modular.Konversi modular sering kali disebut dengan pendekatan pilor projec adalah implementasi sistem baru, kedalam organisasi secara sebagian sebagian.Sebagai contoh, sistem akuntansi piutang yang baru diterapkan baru di cabang A, dan jika berhasil,diimplementasikan dicabang B, dan akhirnya jika di kedua cabang tersebut berasil,kemudian diimplementasikan ke seluruh perusahaan. Keuntungan penggunaan pendekatan konversi moduler adalah (1) risiko kegagalan sistem dapat di batasi di tempat yang terbatas,(2) masalah yang timbul dalam sistem yang baru dapat segera dibetulkan sebelum diimplementasikan ke penerapan yang lebih luas,(3) Karyawan dari tempat lain yang akan mengoperasikan sistem dapat dilatih di tempat yang dijadikan pilot project sebelum mengoperasikan sistem di tempat mereka sendiri. Kelemahan yang melekat dalam pendekatan ini adalah,(1) diperlukan periode yang lebih lama untuk menerapkan sistem baru dalam perusahaan secara keseluruhan,(2) tidak semua dapat dimplementasikan dengan pendekatan ini,(3) tidak semua organisasi dapat menerapkan pendekatan ini.Gambar 2.6 berikut ini melukiskan pendekatan konversi modular.

Sistem Sistem Sistem Lama Lama Lama	Sistem Lama
Sistem Sistem Lam Lama		Sistem Baru	Sistem Baru

Gambar 2.6 Pendekatan Konversi Modular

Konversi Phase-in adalah mirip dengan konversi modular.Budaya ada di antara kebudayanya adalah terletak pada konversi modular membagi organisasi untuk implementasi sistem baru, sedangkan pada konversi phase-in, yang dibagi adalah sistemnya terdiri.Sebagai contoh,misalnya mengumpulkan data dengan sistem baru,diimplementsikan dengan cara membuat mekanisme hubungan (interface mecbanism)dengan sistem lama. Interface tersebut memungkinkan sistem lama menggunakan masukan yang berasal dari sistem pengumpulan data yang baru. Setiap kali bagian sistem yang baru diimplementasikan, analis sistem merancang mekanime hubungan antara sistem baru dengan sistem lama. Gambar 2.7 berikut ini implementsi dengan pendekatan phase-in.

Gambar 2.7 Pendekatan Konversi Phase-in.

SIMBOL UNTUK PEMBUATAN BAGANALIR (DATA (DATA FLOW DIGRAM)

Pakai akhir Bab 2 ini di jelaskan contoh simbol-simbol standar yang digunakan air dokumen sistem untuk membut bagan air dat (data (data flow digram) dan bagan air dokumen (dokument flowcbart) untuk mengambarkan sistem informasi tertentu. Bagan air yang baik dan jelas memerankan bagian yang penting dalam perencangan sistem informasi yang kompleks dan pengembangan program komputer.

Bagan air data adalah suatu model yang menggambarkan aliran data dam proses untuk mengolah data dalam suatu sistem.Simbol-simbol standar yang digunakan untuk menggambarkan dagan air disajikan pada Gambar 2.8.

Simbol pengolahan digunakan untuk nmenunjukkan tempat-tempat dalam sistem informasi yang pengolahan atau mengubah data yang diterima menjadi data yang mengalir keluar. Namun pengolahan data ditulis di dalam simbol pengolahan.Nomor urut pengolahan ditulis bagian atas simbol pengolahan. Aliran marerial di tunjukkan dengan simbol tanah berbadan lebar. Aliran data ditunjukkan dengan tanah berbadan garis kecil yang menggambarkan aliran data melalui sistem. Aliran data dapat diibaratkan sebagai pipa mengangkut paket data daru suatu sumber ke tujuan tertentu.persegi panjang yang terbuka di ujung kanannya merupakan simbol arsip logis yang merupakan tempat penyimpanan atau pegambilan data. Asal data di sebut dengan sumber dan tujuan data disebut dengan penerima (istilah yang digunakan dalam bahasa inggris adalah sink yang berarti bak cuci). Sumber dan penerima dapat berupa orang organisasi, atau bahkan sistem yang lain.Kotak persegi panjang merupakan simbol satuan di luar sistem. Dalam bagan air data pada Gambar 2.9, satuan di luar sistem adalah pembeli. Dengan demikian dagan alir data.menunjukkan batas-batas hubungan sistem dengan satuan di luar, proses pengolahan data dan aliran data. Bagan alir data merupakan model logis yang menunjukkan aliran data melaui sistem,oleh karena itu bagan tersebut tidak menunjukkan disk, pipa magnetik, printer kompute,atau alat fisik lain.

SIMBOL UNTUK MEMBUATAN BAGAN ALIR DOKUMEN (DOCUMENT FLOWCHART)

Sistem akuntansi dapat dijelaskan dengan menggunakan bagan alir dokumen.Gambar 2.11 melukiskan simbol-simbil standar yang digunakan oleh analis sistem untuk membuat bagan alir dokumen yang menggambarkan sistem tertentu.Sebenarnya banyak cara untuk menggambarkan bagan alir dokumen suatu sistem namun dalam buku ini di pilihkan satu cara yang sekarang secara luas di gunakan oleh para analis sistem untuk melukiskan bagan alir dokumen suatu sistem.

Berikut ini adalah simbol-simbol standar dengan maknanya masing-masing.

• Dokumen.Simbol ini digunakan untuk menggambarkan semua jenis dokumen yang merupakan formulir yang digunakan untuk merekam data terjadinya suatu transaksi. Nama dokumen di cantumkan di tengah simbo. Contoh dokumen yang di gambarkan dengan
• simbol ini adalah: faktur penjualan,surat order pembeli,cek,bukti nomorial, bukti kas, kelur (voucber) surat pemintaan dan pengeluaran barang gudang, faktur dari pemosok, dan bukti kas masuk. Bagan alir harus menunjukkan dengan jelas dari nama suatu dokumen masuk ke dalam sistem dan ke mana (sistem lain) dokumen keluar dari sistem.

• Faktue Dokumen dan sembusannyan. Simbol ini di gunakan menggambarkan dokumen asli dan tembusannya. Nomor lebar dokemen di catumkan di sudit kanan atas.
• Berbagai dokumen simbol ini digunakan untuk menggambarkan berbagai jenis dokumen yang di gabungkan bersama di dalam satu paket.Nama dokumen d tuliskan di dalam masing-masing simbol dan nomor lebar dokumen dicantumkan di sudut kanan atas simbol dokumen yang bersangkutan.Simbol dalam contoh tersebut menggambarkan faktu penjualan lembar ke-3 di lampiri dengan surat order penjualan lembar ke-1 dan surat muat.

• Catatan.simbol ini dgunakan untuk menggambarkan catatan akuntansi yang dugunakan untuk mencatat data yang direkam sebelumnya di dalam dokumen atau formulir.namun catatan akuntansi dicantumkan di dalam simbol ini. Catatn akuntansi yang digambarkan dengan simbol ini:jurnal,buku pembantu,dan buku besar.

• Penhubungan pada halaman yang sama.(on-page conmerctor).Dalam menggambarkan bagan alir,arus dokumen dibuat menganlir dari atas ke bahwa dan dari kiri ke kanan. Karena keterbatasanruang halaman kertas untuk menggambar, maka diperlukan simbol penghubungan untuk memungkikan aliran dokumen berhenti di suatu lokasi pada halaman tertentu dan kembali berjalan di lokasi lain pada halaman yang sama. Dengan menperhrntikan nomor yang tercantum, di dalam simbol menghubungan pada halaman yang sama,dapat ditetahui aliran dokumen dalam sistem akuntansi yang di gambarkan dalam bagan alir.

• Akhir arus dokumen dan mengarahkan pembaca ke simbol pengunbungan halaman

Sama jang bernormal seperti jang tercantum di dalam simbol tersebut.

• Awal arus dokmen jang berasal dari simbol penghumbugan alaman jang sama, bernormor seperti Jang tercantum di dalam simbol tersebut.

• Penghungan pada halaman yang berbenda (off-page connector). Jika untuk menggambarkan bangan alit suatu sistem akuntansi di perlukan lebih dari satu halaman, simbol ini arus di gunakan untuk menujukkan

• Kemana danbagimana bangan alir terkait satu dengan lain nya. Nomor yang tercantum di dalam simbol penghumbungan menjukkan bagimana bangan alir jang tercantum pada halaman tertentu terkait dengan bangan alir jang tercantum pada halaman yang lain.

• Kegiatan manual. Simbol ini di gunakan untuk menggambarkan kegiatan manual seperti: menerima order Dari pembeli, mengisi formulir menbandinkan pemeriksa dan berbagai jenis kegiatan klerikal jang lain.Uraikan singgat kegiatan manual di cantunkan di dalam simbol ini.

• Keterangan komentar simbol ini menmungkinkan ali sistem menambakan keterangan untuk menperjelas Pesan jang di sampaikan dalam bangan alir.

• Arsip sementaran di simbol ini di gunakan untuk menyukan tempat penjimpana dokumen seperti hal mari arsip dan kontak arsip. Terdapat dua timpe arsip dokumen: sementara dan arsip permanen. Arsip sementara adalah tempat penjimbana dokumen jang dokmen nya akan di ambil kembali dari arsip tersebut di masa jang di akan untuk kerperluan pengolaan lebih lanjut teradap dokumen tersebut. Untuk menuyukan urutan pengarsimpan dokumen di gunakaqn simbol berikut ini:

A = menerut abjad

N= menurut nomor urut

T= teknologis menurut tanggal

• Arsip permanen. simbol ini di gunakan untuk mengambarkan arsip permanen jang merupakan tempat penjimpanan dokumen jang tidak akan di proses lagi dalam sistem akuntansi jang bersangkutan.

• On line computer process. simbol ini mengambarkan pengolahan data dengan komputer secara on. line. Nama arsip di tulis di dalam simbol.

• Keying (typing veryfying). Simbol ini menggambarkan pemasukan data ke dalam komputer melalhui on line terminal.

• Pita magnetik (magnetic tape). Simbol ini mengambarkan arsip komputer yang berbenda pita magneti nama arsip di tulis di dalam simbol.

• On line storage.simbol ini mengambarkan arsip jang berbentuk on line (di dalam memory komputer)

• Keputusan.Simbol in menggambarkan keputusan yang harus dibuat dalam proses pengolahan data.keputusan yang di buat ditulis dalam simbol.

• Gris alir (flowline). Simbol ini menggambarkan arah proses pengolahan data.Anak panah tidak di gambarkan jika harus dokumen arah ke bahwa dan ke kanan.Jika harus dokumen mengalir ke atas atau ke kiri, anak panah perlu dcantumkan.

• Persimpangan garis alir.Jika dua garis alir persimpangan,untuk menunjukkan arah masing-masing garis salah satu garis dibuat sedikit melengkung tepat ada persimpangan ke dua garis tersebut.

• Pertemuan garis alir Simbol ini di gunakan jika dua garis alir bertemu dan salah satu garis mengikuti garis lainnya.

• Muali /berakhir (terminal). Simbol ini untuk digambarkan awal dan akhir suatu sistem akuntansi.

Dari pemasok

• Masuk sistem. Karena kegiatan di luar sistem tidak perlu di gambarkan dalam bagan alit, maka diperlukan simbol untuk mengambarkan masuk ke sistem yang di gambarkan dalam bagan alir.

• Keluar ke sistem lain. Karena kegiatan di luar sistem tidak perlu digambarkan dalam bagan alir, maka diperlukan simbol untuk mengambarkan ke luar ke sistem lain.

Ke sistem Pnjualan

Gambar 2.11 Simbol-simbol Standar untuk pembuatan bagan Alir Dokumen.

Untuk mengambarkan aliran dokumen dalam sistem tertentu, digunakan simbol-simbol tersebut di atas dalam suatu bagan alir dokumen (document flowcbart). Dalam bagan alir arus dokumen digambarkan berjalan dari kiri ke kanan dan dari atas bahwa.Arah perjalanan dokumen ini dapat diikuti dengan melihat nomor dalam simbol menghubungan pada halamn yang sama (on-page connector) atau nomor dalam simbol penghubungan pada halaman yang berbeda (off-page connector). Penggunaan bagan alir lebih bermanfaat dibandingkan dengan urain tertulis dalam menggambarkan sesuatu sistem.Manfaat tersebut adalah sebagai berikut:

1. Gambar sistem secara menyeluruh lebih mudah diperoleh dengan menggunakan bagan alir.
2. Perubahan sistem lebih mudah di gambarkan menggunakan bagan alir.
3. Kelemahan-kelemahan dalam sistem dan indenfikasi bidang-bidang yang memerlukan perbaikan lebih mudah ditemukan dengan bagan alir.
4. Dokumentasi sistem akuntansi dilakukan dengan menggunakan bagan alir.

Berikut ini diberikan contoh penggunaan sebagian simbol-simbol bagan alir dokumen untuk menggambarkan transaksi permintaan dan pengeluaran barang dari gudang. Misalnya informasi mengenai transaksi tersebut telah dikumpulkan oleh analis sistem,dan informasi ini dipakai sebagai bahan untuk membuat began alir dokumen yang disajikan pada Gambar 2.12 sebagai berikut:

Unit Organisasi Pemakai

1. Mengisi bukti permintaan dan pengeluaran barang gudang (BPPBG) 3 lembar.
2. Meminta otorisasi dari Kepala Bagian yang bersangkutan.
3. Menyerahkan 3 lembar BPPBG tersebut ke Bagian gudang.
4. Menerima barang dari bagian Gudang disertai dengan BPPBG lembar ke-2.
5. Mengarsipkan BPPBG lembar ke-3 menurut nomor urutnya.

Bagian Gudang

1. Menerima 3 lembar BPPBG dari unit organisasi pemakai.
2. Mengambilkan barang dengan jenis dan jumlah seperti yang tercantum dalam BPPBG.
3. Mengisihkan kuantitas barang yang diserahkan pada BPPBG (3 lembar).
4. Mencatat BPPBG dalam kartu gudang.
5. Mendistrbisikan BPPBG sebagai berikut:

Lembar ke-1: Bagian Akuntansi

Lembar ke-2: Unit organisasi pemakai bersamaan dengan penyerahan barang

Lembar ke-3: Abrsip Bagian Gudang menurut tanggal.

Bagian Akuntansi

1. Menerima BPPBG Lembar ke-1 dari Bagian Gudang.
2. Mengisi harga pokok satuan barang pada BPPBG berdasar kartu persediaan.
3. Menghitung dan mengisi harga pokok total (kuantitas yang dipakai x harga pokok satuan) pada BPPBG.
4. Mencatat BPPBG dalam kartu persediaan.
5. Mencatat BPPBG dalam kartu biaya.
6. Mengarsipkan BPPBG menurut nomor urutnya.

Berdasarkan informasi tersebut analis sistem membuat bagan alir dokumen (lihat Gambar 2.12) dengan menggunakan simbol-simbol seperti tersebut di atas.

KARYA OELH LEPINUS KOGOYA JURUSAN AKUNTANSI

03.52  lepinus kogoya  1 comment

Read More