Kamis, 09 Mei 2013

BAB II METODOLOGI PENGEMBANGAN SISTEM AKUNTANSI


                                   

BAB II

METODOLOGI PENGEMBANGAN

SISTEM AKUNTANSI

Setelah dalam Bab I diuraikan pengertian sistem secaa umum sistem akuntasi serta sistem dan prosedur dalam Bb 2 ini dijelaskan langka-langkah yang harus ditempuh oleh analis sistem dalam pengembangkan sisten akuntansi. Perlu diulangi lagi bahwa pengertian sistem akuntansi yang telah diuraikan dalam Bab I meliputi sistem akuntansi pokok (yang unsurnya terdiri dari formulir,jurnal,buku,besar dan buku pembantu, dan laporan) dan sistem infor,masi di luar sistem akuntansi pokok yang meliputi sistem akuntansi piutang sistem akuntansi utang sistem akuntansi penggajian dan penggupahaa,sistem akuntansi biaya,sistem kas,sistem akuntansi persediaan,dan sistem akuntansi aktiva tetap.Pengembangan sistem akuntansi yang akan diuraikan dalam bab ini adalah persangkutan dengan pengembangan sistem akuntansi secara penyeluruk atau salah satu sub sistem dalam sistem akuntansi tersebut.
Pengembangan sistem akuntansi dilakukan oleh analis sistem melalui tiga tahap Utama:Analisis sistem dasain sistem dan implementasi sistem.Dalam bab 2 ini diuraikan secara rinci setiap tahap yang harus dilalui oleh analis dalam mengembangkan sistem akuntansi.

METODOLOGI PENGEMBANGAN SISTEM

Metodologi pengembangan sistem adalah langkah-langkah yang dilalui oleh analis sistem dalam mengembangkan sistem informasi. Pengembangan sistem akuntansi dilaksanakan melalui tiga utama berikut ini:
  1. Analisis sistem (system analysis).
  2. Desain sistem (system desing).
  3. Implementasi sistem (system implementation).
Dalam setiap tahap pengembangan sistem tersebut analis, sistem menghasilkan dokumen tertulis yang menyajikan rencana pekerjaan yang akan dilakukan dalam pengembangan sistem atau hasil pekerjaan


pelaksanaan kepada pemakai informasi sebagai media bagi analis sistem untuk mengkomunikashkan pekerjaannya kepada pemakai informasi.Tahap pengembangan sistem dan nama dokumen tertulis yang dihasilkan oleh analis sistem dalam setiap tahap pengembangan sistem disajikan dalam Gambar 2.1.
Analisis Sistem Laporan Hasil
Analisis Sistem
Usaha Pelaksanaan
Analisis Sistem

Laporan Final Desain
Sistem Secara Rinci

Desain Sistem Laporan Final Desain
Sistem Secara Garis Besar


Usaha Desain
Sistem Secara Garis Besar

Implementasi istem Laporan Final
Implementasi
Sistem


Gambar 2.1. Tahap-tahap Pengembangan Sistem informasi dan Dokumen Tertulis
yang Dihasilkan dalam Setiap Tahap.

  • ANALISIS SISTEM
Dalam tahap ini, analisis sistem pembantu pemakai informasi dalam mengidenfikas informasi yang diperlukan oleh pemakai untuk melaksanakan pekerjaannya. Analisis sistem mewawacarai pemakai informasi,seperti mengajukan pertanyaan ‘informasi apa yang Saudara terima sekarang’ ‘jenis informasi apa yang saudara perlukan untul melaksanakan pekerjaan saudar?’.Masalah yang sering kali dihadapi dihadapi oleh analisis sistem pada tahap ini adalah membedakan apa yang di minta,dengan apa yang diinginkan dan dengan apa yang diperlukan oleh pemakai informasi. Sering kali pemakai informasi tidak mampu mengemukakan informasi apa yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaannya sehingga ia mengajukan permintaan jenis informasi kepada analisi sistem yang tidak sesuai dengan yang diinginkan, bahkan sering kali tidak sama dengan yang sebenarnya di perlukan.Analisis sistem harus memperoleh informasi yang sebenarnya diperlukan oleh pemakai informasi dalam tahap analisis sistem ini,karena jenis informasi yang diperlukan oleh pemakai informasi inilah yang menjadi dasar untuk melangkah tehap desain dan implementasi sistem.Tahap-tahap desain dan implementasi dalam pengembangan sistem akuntansi sangat ditentukan oleh keberasilan analisis sistem dalam mengidefikasi kebutuhan informasi pemakai informasi.
Kegagalan Analisis sistem dalam mengidefikasi jenis informasi yang diperlukan oleh pemakai informasi akan mengakibatkan desain sistem yang tidak yang bermanfaat bagi pemakai informasi.Oleh

karena itu tahap analisis sistem merupakan tahap yang paling menentukan dalam keseluruhan tahap pengembangan sistem informasi.
Analisis sistem dapat dibagi menjadi empat tahap:
  1. Analisis Pendahuluan.
  2. Penyusunan Usaha Pelaksanaan Analisis Sistem.
  3. Pelaksanaan Analisis Sistem.
  4. Penyusunan Laporan Hasil Analisis Sistem.
Dalam analisis pendahuluan analisis sistem mengumpulkan berbagai informasi umum untuk menyusun dokumen tertulis yang diebut Usaha pelaksanaan Analisis Sistem.Tahap pelaksanaan analisis sistem dilakukan oleh analis setelah tahap analisis pendahuluan dilakukan dan didasrakan pada Usulan Pelaksanaan Analisis sistem.Hasil analisis sistem dituangkan dalam dokumen tertulis yang disebut Laporan Hasil Analisis Sistem.

Analisis Pendahuluan (Preliminary Analys)


Dalam Bab 1 telah diuraikan bagi tujuan umum pengembangan sistem akuntansi adalah untuk menyediakan informasi bagi pengelolaan kegiatan usaha baru,untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah ada, untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan intern,dan untuk mengurangi biaya klerikal dalam penyelenggaraan catatan akuntansi.Jika perusahaan memiliki Departemen sistem Informasi, pekerjaan pengembangan sistem akuntansi dalam perusahaan tersebut umumnya di dahului dengan diterimanya permintaan jasa pengembangan sistem informasi dari pemakai informasi kepada analis sistem dalam departemen tersebut.Permintaan jasa tersebut dituangkan dalam surat permintaan jasa pengembangan sistem informasi dan berisi pekerjaan.

Penyusunan Usulan Pelaksanaa Analisis Sistem

Pelaksanaa Analisis Sistem direncanakan oleh analis sistem dalam suatu dokumen tertulis yang disebut ‘Usulan pelaksanaan analisis. Sistem.’ Maksud dihasilkannya dokumen tertulis tersebut adalah untuk menpertemukan pikiran pemakai informasi dengan analis sistem mengenai pekerjaan pengembangan sistem akuntansi yang akan dilaksanakan oleh analis sistem untuk memenuhi kebutuhan pemakai informasi.Gambar 2.3. melukiskan dokumen usulan pelaksanaan analisis sistem.
Dalam dokumen “Usulan pelaksanaan Analisis Sistem” analis sistem menjelaskan:
  1. Alasan ringkas dan jelas yang mendasari dilakukannya pengembangan sisten akuntansi.
  2. Perntanyaan khusus tentang persyaratan kinerja yang diharapkan dari sistem akuntansi yang diusulkan.
  3. Batasan luas analisis sistem yang akan dilakukan.
  4. Indentifikasi informasi yang kemungkinan harus dikumpulkan dalam analisis sitem.
  5. Indentifikasi sumber-sumber konpernsial yang dapat menyediakan informasi yang diperlukan dalam analisi sistem.
  6. Daftar peristiwa besar atau titik-titik pengecekan yang digunakan untuk mencetak perkembangan analisis sistem yang dilaksanakan oleh analis sistem.
Isi dokumen “Usulan pelaksanaan Analisis Sistem” ini kemudian disajikan oleh analis sistem kepada pemakai informasi untuk mempertemukan kebutuhan pemakai informasi dengan kebutuhan pemakai menurut persepsi analis sistem. Dengan membaca alasan dilakukannya analisis sistem, persyaratan kinerja yang dituntut dari sistem yang akan dikembangkan luas analisis sistem yang laksanakan ,informasi yang akan dikumpulkan,sumber informasi pontensial dan daftar peritiwa penting yang dapat digunakan,untuk mengecek perkembangan perlaksanaan analisis sistem,pemakai informasi dapat memahami apakah arah yang ditujuh dalam analisis sistem ini dapat memenuhi kebutuhan informasi mereka.

Pelaksanaan Analisis Sistem

Pelaksanaan Analisis Sistem didasar pada rencana kerja yang ditungkan dalam Usulan Pelaksanaan Analisis.Berikut ini contoh berbagai langkah yang dilakukan oleh analis sistem dalam melaksanakan analisis sistem.
Analisis Laporan yang Dihasilkan Sistem Sekarang, Daalam tahap ini analis sistem mempelajari laporan yang sudah dihasilkan oleh sistem akuntansi yang sekarang digunakan,untuk menentukan informasi yang dilakukan oleh manajemen namun tidak disediakan oleh sistem akuntansi yang sekarang.
Menganalisis Transaksi.Analis sistem kemudian melaksanakan analisis terhadap setiap transaksi.Analisis transaksi ini meliputi analisis terhadap formulir,catatan dan,prosedur yang digunakan di dalam melaksanakan setiap transaksi tersebut.
Untuk setiap transaksi yang dilaksanakan perusahaan analisis sistem mengumpulkan informasi mengenai:
  1. Unit organisasi yang terkait dalam transaksi
  2. Formulir yang digunakan
  3. Sistem otorisasi dalam pelaksanaan transaksi
  4. Catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat transaksi
  5. Prosedur pelaksanaan transaksi
Dalam menpelajari formulir yang digunakan dalam suatu departemen,analis sistem mengumpulkan informasi mengenai:
  1. Siapa yang mengisi formulir?
  2. Siapa yang mengecek,menverifikasi atau mengesahkan formulir tersebut?
  3. Setelah formulir tersebut selesai diproses,diserahkan ke departemen mana, dan siapa yang menerima penyerah formulir tersebut?
  4. Buku jurnal apa yang terpengaruh oleh informasi yang tercantum di dalam formulir tersebut?
  5. Buku besar pembantu apa yang terpengaruh oleh formulir tersebut?
  6. Rekenig buku besar apa yang terpengaruh oleh formulir tersebut?
  7. Ekuipmen mekanik apa yang digunakan untuk mengolah oleh formulir tersebut?
  8. Pengecekan intern apa yang diciptakan dari penggunaan formulir tersebut?
Dalam Pengumpulan informasi, mengenai sistem (yang merupakan jaringan prosedur untuk melaksanakan transaksi pokok perusahaan),analis sistem biasanya menggunakan uraian tertulis berupa daftar kegiatan (operation list) dan simbol-simbol standar. Pada akhir Bab 2 ini dissajikan contoh simbol-simbol standar beserta maknanya dan disajikan pula contoh penggunaannya.
Mempelajari Catatan pertam. Seperti telah diuraikan dalam Bab 1, yang merupakan catatan pertama (books of original entry) dalam sistem akuntansi adalah jurnal. Analis sistem mempelajari jurnal yang digunakan oleh perusahaan dengan tujuan untuk menenmukan kelemahan yang melekat padanya dan mempertimbangkan kemungkinan perncangan kembali jurnal yang sekarang digunakan atau perancangan jurnal-jurnal baru.Dalam Bab 4 diuraikan bagimana merancang catatan pertama ini.


Mempelajari Catatan Terakhir. Buku besar dan pembantu merupakn catatan terakhir (books of entry)
Dalam sistem akuntansi.Analisis sistem mempelajari buku besar dan berbagi buku pembantu yang digunakan oleh perusahaan dengan tujuan untuk menentukan kelemahan yang melekat adanya dan mempertimbangkan kemungkinan perancangan kembali buku besar dan buku pembantu yang sekarang digunakan,atau perancangan buku pembantu yang aru.Dalam Bab 5 diuraikan bagimana merancang buku besar dan buku pembantu ini.

Sumber Informasi dalam Analisis Sistem

Dlam analisis sistem,sumbeer informasi,untuk pengembangan sistem akuntansi (1) sistem akuntansi yang sekarang digunakan,(2) sumber intern yang lain,(3) sumber-sumber luar.
Jarang analisis sistem mengembangkan sistem akuntansi yang sama sekali akuntansi adalah sebelumnya tidak dimiliki oleh perusahaan.yang sering terjadi justru analis sistem mengembangkan sistem baru untuk menggantikan atau untuk menperluas sistem akuntansi yang sekarang digunakan oleh perusahaan.Dalam keadaan ini timbul perntanyaan: Apakah peran sistem akuntansi yang lama sistem akuntansi yang akan dikembangkan? Haruslah analis sistem menganalisis sistem akuntansi yang lama dalam mengembangkan sistem akuntansi yang baru?
Manfaat utama dilakukan analis terhadap sistem akuntansi lama adalah:
  1. Efektifitas Sisitem Akuntansi yang Sekarang Digunakan.Dengan mempelajari sistem akuntansi yang sekarang digunakan analis sekarang sistem memiliki kesempatanuntuk menentukan apakah sistem yang sekarang digunakan masih memenuhi kebutuhan pemakai informasi ,memelurkan perbaiki kecil,memerlukan perbaiki besar atau harus diganti. Desain suatu sistem,akuntansi baru tanpa dilandasi pada penilaian efektifitas sistem akuntansi yang sekarang digunakan ibarat membeli
sebuah mobil tanpa mengetahui bahwa mnobil yang sekarang digunakan dalam keadaan mongok hanya karena kehabisan bahan bakar.
  1. Ide Rancangan. Dengan menganalisis sistem akuntansi yang sekarang diggunakan analis sistem dapat menyerap ide rancangan yang terdapat dalam sistem akuntansi yang,lama, yang masih bermanfaat untuk pemaki dalam sistem akuntansi yang baru.
  2. Identifikasi Sumber Daya.Dengan menganalisis sistem akuntansi yang sekarang digunakan analis,sistem dapat mengidentifikasi berbagai sumber daya yang tersedia bagi sistem akuntansi yang akan dikembangkan nanti. Sumber daya tersebut meliputih keahlian manajemen,kehlian,dan ekuipmen yang sekarang digunakan untuk menjalankan sistem akuntansi.
  3. Pengetahuan Konversi. Pada saat sistem akuntansi yang baru diimplementasika,analis sistem perlu memiliki informasi tentang kegiatan yang sebelumnya dilaksanakan dengan sisten yang lama dan yang akan dilaksanakan dengan sistem akuntansi yang baru.Pengetahuan ini merupakan dasar bagi analis sistem dalam menghentikan kegiatan-kegiatan yang dilakukan dengansistem yang lama untuk digantikan dengan kegiatan-kegiatan yang diracang dalam sistem akuntansi baru.
  4. Tidak Awal yang Sama dalam Menuju Ke Perusahaan Baru. Dalam mengkomunikasikan perubahan-perubahan yang dirancang dengan dilaksanakannya sistemakuntansi yang baru,analis sistem akan menghadapi sikap penolakan atau keengganan karyawan pelaksana maupun pemakai informasi untukl berubah ke dalam sistem akuntansi yang baru.Untuk mengirangi sikap tersebut analis sistem dapat membuat perbandingan antara sistem lama dengan sistem yang baru, untuk menujukkan bahwa sistem yang baru tidak seluruhnya merupakan sistem baru namun beberapa unsur yang ada dalam sistem lama masih dipertahankan atau sedikit mengalami perubahan dalam sistem akuntansi yang baru. Dengan demikian analis sistem dan karyawan yang akan mengoperasikan sistem serta pemakai informasi dapat bertolak dari titik awal yang sama, yaitu kondisi sistem akuntansi yang lama, untuk berangkat ke sistem akuntansi baru yang telah dirancang.

Teknik Pengumpulan Informasi dalam Analisis Sistem
Dalam tahap analisis pengumpulan informasi dilakukan analis sistem dengan cara (1) wawancar,(2) kuesioner, (3) metode analisis kelompok,(4) pengamatan,dan (5) pengambilan sampel dan pengumpulan dokumen. Dalam banyak hal, waawancara merupakan cara terbaik untuk mengumpulkan data dalam tahap analisis sistem.
Dalam tahap analisis sistem,bentuk-bemtuk pertanyaan yang di jual oleh analis sistem adalah sebagai berikut:
  1. Apakah laporan keuangam ini menyajikan informasi sistem yang Saudara perlukan?
  2. Bagimana memperbaiki mutu informasi yang di cantumkan dalam laporan keuangan yang Saudara terima?
  3. Apa pekerjaan Saudara?
  4. Apakah yang akan Saudara capai melalui pekerjaan Saudara?
  5. Informasi apa yang Saudara terima sekarang untuk mencapai tujuan pekerjaan Saudara?
  6. Informasi keuangan tambahan apa yang Saudara perlukan?
Motode analisis kelompok digunakan jika (1) sistem yang dianalisis berdampak kepada beberapa kelopok pemakai informasi yang mempunyai berbagai kegiatan yang berbeda dan berbagai kepentingan yang berbeda,(2) sistem yang dianalisis akan mengubah hubungan yang sudah terbina antara manusia, antar mesin,dan antar metode,(3) sistem dianalisis akan melayani fungsi bisnis,yang baru yang sebelumnya perusahaan tidak memiliki pengalaman menjalankan funsi tersebut.

Penyusuna Laporar Hasil Analisis Sistem

Hasil akhir proses analisis sistem disajikan oleh analis sistem dalam suatu laporan yang disebut Laporan Hasil Analisis Sistem. Laporan ini merupakan dokumen tertulis yang dibuat oleh analis sistem untuk diserahkan kepada pemakai informasi,Laporan ini berisi temuan-temuan yang diperoleh analis sistem dalam analisis sistem.Isi Laporan Hasil Analisis Sistem meliputi:
  1. Perntanyaan kembali alasan yang mendasari dan luas analisis sistem yang dilaksanakan oleh analis sistem.
  2. Dafat masalah besar yang ditemukan oleh analis sistem.
  3. Suatu perntanyaan persyaratan informasi yang diperlukan oleh pemakai informasi.
  4. Suatu perntanyaan tentang asumsi penting yang dibuat oleh analis sistem selama melaksanakan analisis sistem.
  5. Suatu proyeksi sumber daya yang diperlukan beserta biaya yang dibutuhkan dalam perancangan sistem akuntansi yang baru,atau pengubahan sistem yang sekarang digunakan oleh perusahaan.Proyeksi ini mencakup kelaikan dilanjutkannya tahap-tahap berikutnya pengembangan sistem akuntansi.
  6. Rekomendasi yang bersangkutan dengan sistem yang diusulkan atau npersyaratan-persyaratan yang harus dipenuhi oleh sistem yang diusulkan tersebut.

  • DESAIN SISTEM
Desain adalah proses pemerjemahan kebutuhan pemakai informasi ke dalam alternatif rencangan sistem informasi yang diajukan kepada pemakai informasi untuk dipertimbangka.Tahap desain sistem ini dibagi menjadi lima tahap:
  1. Desain sistem secara garis besar.
  2. Penyusunan Usulan Desain Sistem Secara garis besar.
  3. Evaluasi sistem.
  4. Penyusunan Laporan Final Desain Sistem Secara Garis Besar.
  5. Desain Sistem Secara rinci.
  6. Penyusunan Laporan Final Desain Sistem Secara Rinci.
Pengembangan sistem akuntansi dapat disamakam dengan pembangunan gedung sekolah.Pada
tahap awal pembangunan gedung sekolah,assitek melakukan wawancara dengan pengurus sekolah untuk memperoleh informasi tentang kebutuhan pengurus sekolah,seperti kebutuhan ruang,fasilitas olah raga,alat bantu pengajaran yang akan dipasang dalam gedung,dan lain-lain kebutuhan. Berdasarkan informasi tentang kebutuhan pengurus sekolah, arsitek kemundian membuat rancangan garis besar bamgunan gedung sekolah yang dirancang untuk memenuhi kebutuhan pengurus sekolah.Desain secara garis besar tersebut kemidian ditawarkan kepada pengurus sekolah untuk dipertimbangkan.Pengurus sekolah dan assitek bersama-sama melakukan evaluasi terhadap desain gedung sekolah secara garis besar tersebut.Hasil evaluasi terhadap desain gedung secara garis besar kemudian dipakai oleh arsitek untuk membuat desain gedung secara rinci.Tahap desain gedung sebenarnya berjalan bolak balik antara desain garis besar evaluasi dan desain rinci sampai akhirnya arsitek menghasilkan desain rinci yang memenuhi kebutuhan pengurus sekolah.


Desain Sistem Secara Garis Besar
Seperti halnya dengan yang ditempuh oleh seorang arsitek dalam pembanguna gedung sekolah tersebut diatas, dalam pembangunan sebuah sistem informasi analis sistem telah memperoeh informasi berikut ini dari tahap analisis sitem yang dilakukan:
  1. Informasi yang dibutuhkan oleh pemakai beserta persyaratan-persyaratan yang melekat dalam infomasi tersebut.
  2. Luuas Sistem.
  3. Sumber daya yang dimiliki oleh perusahaan (orang, mesin,uang, material,dan metode).
Berdasarkan informasi yang diperolehan dalam tahap analisis tersebut analis sistem kemudian menawarkan berbagai alternatif desain secara garis besar sistem informasi untuk menghasilkan informasi yang diperlukan pemakai. Berbagai alternatif desain secara garis besar sistem informasi tersebut terdiri dari desain masing-masing unsur blok bangunan sistem informasi,yang dimeliputi desain keluaran,masukan model, teknologi basis data,dan pengendalian.
Analissistem adalah seorang jang ali jang mampu memnyajikan berbagai aternatif desain sistem informasi jang menmungkinkan pemakai informasi memilih di antara berbagai desain jang di tawarkan oleh analis sistem penyajian desain sistem informasi secara garis besar menberi kesepatan kepada pemakai informasi
Melihat dengan berbagai macam cara nutuk memenuhi kebutuan informasi mereka sehingga desain jang
Baiklah jang natilah akan di plementasikan. Umum nya pemakai informasi tidak mengetahui informasi apa jang di perlukan sampai saat ini informasi tersebut di tunjunkan kepada mereka.

Penyusunan usulan desain sistem secara garis besar

Usulan desain sistem secara garis besar di susun untuk menkomunikasikan secara tertulis kepada pemakai
Informasi sebagai mana sistem informasi jang di rancang secara garis besar memenuhi kebutuan mereka
Akan informasi isi di usulkan desain sistemgaris besar adalah sebagai berikut:
  1. Pertanyaan kembali alasan di lakukannya pekerjaan pengembagan sistem informasi. Dalam bagian ini analis sistem menguhmbungkan persyaratan –persyaratan dan berbagai tunjuan yang di tetapkan oleh pemakai infomasi dengan usulan desain yang di ayungkan oleh analis sistem.
  2. Berbagai aternatif sistem informasi jang kendikembankan untuk memenuhl kebutuan pemakai informasi.penyajian lebih dari satu aternatif desain di maksudkan untuk:
  1. Memungkikan pemakai informasi melakukan pilian di antara alternatif desain yang di sajikan oleh analis sistem.
  2. Mennunjukkan kepada pemakai informasi bawah setiap alternatif desain sistem memiliki dampak signfikan jang berbenda teradap organisasi.sebagai contoh desain sistem informasi A memenuhi 90% pesyaratan jang di tentukan oleh pemakai informasi namun biaya pengembangansistem informasi tersebut lebih mahal 40% di bandinkan dengan desain sistem informasi B:
  1. sumber daya yang di perlukan untuk Menplementasikan dan menpertaakan masing masing alternatif desain sistem.
  2. asunsi asunsi kritis atau masalan masalah jang belum terpecahkan jang mungkin berdampak teradap desain final sistem informasi.
Usulan desain sistem secara garis besar sajikan oleh analis sistem kepada pemakai informasi. Pemakai informasi mengajukan kriti dan saran atas desain sistem informasi secara garis besar yang di sajikan oleh analis sistem. Penbentulan dan penjenrpurnaan di lakukan oeh analis sistem teradap desain sistem garis besar.

Evaluasi Sistem
Dalam tahap desain secara garisdesar, analis sistem merancangf secara garis besar masing-masing blok bangunan sistem informasi kecuali blok teknologi. Blok teknologi dirancang oleh ahli sistem setelah pemakai informasi menyetujui isi laporan Desain sistem secara garis desar.
Dalam tahap evalusi sistem analis sistem menetukan persyaratan yang harus di penuhi oleh blok teknologi dalam menjalankan sistem informasi yang dirancang dan memilih penjual teknologi yang memiliki kemanpuan untuk memenuhi persyaratan di tentut oleh sistem informasi

Penyusunan Laporan Final Desain Sistem Secara Garis Besar

Berdasarkan hasil disksi antara pemakaian infomasi dengan analis sistem dalam penyajian usulan desain secara garis besar dan evaluasi sistem analisis sistem kemudian membuat laporan final secara garis besar.

Desain Sistem Secara Rinci

Dalam tahap ini,analis sistem melakukan desain rinci masing-masing blok bangunan sistem informasi menjadi bangunan sistem informasi yang mampu memenuhi kebutuhan para pemakai jika misalnya dalam tahap desain secara garis besar sistem informasi di rancang untuk menghasilkan laporan umur piutang dalam tahap desain rinci analis sistem merancang format laporan isi laporan distribisi laporan pisah batas data yang dipakai sebagai bahan laporan pengandalian atas laporan dan sebagainya.


Penyusunan Laporan Final Desain Sistem Secara Rinci


Hasil desain rinci sistem infomasi ini disajihkan oleh analis sistem dalam komitmen tertulis yang disebuh, laporan final desain sistem secara rinci.

  • IMPLEMENTASI SISTEM
Implementasi adalah pendidikan dan pelatihan pemakai informasi,pelatian dan koordinasi teknisi yang akan menjalankan sistem,pengujian sistem,yang baru, dan pengubahan yang dilakukan untuk membuat sistem informasi yang telah dirancang menjadi dapat dilaksakan secara operasional. Puncak segala kegiatan pengembangan dan perancangan sistem informasi adalah terletak pada tahap implementasi.
Dalam tahap implementasi ini,analis sistem menyusun Laporan Final Implementasi sistem yang terdiri dari dua bagian: Rencana Implementasi dan Hasil pelaksanaan Implementasi Rencana disusun sebelum tahap pelaksanaan sistem dilaksanakan.Bagian ini berisi rencana pengujian berbagai blok bangunan sistem informasi,seperti blok keluaran,masukan,model, teknologi, basis data,dan pengemdalian. Di samping itu,dalam bagian ini di cantunkan pula rencana konversi sistem lama ke sistem baru.Selam pelaksanaan sistem berlangsung, analisis sistem melakukan dokumentasi perubahaa-perubahan yang di lakukan untuk menyempurnakan sistem,hail-hasil yang dicapai dalamk pelaksanaan sistem,dan penerimaan sistem oleh para pemakai informasi.Hasil pelaksanaan sistem ini merupakan bagian dalam Laporan Final Implementasi Sistem.


Persiapan Implementasi Sistem

Implementansi sistem sangat ditentukan oleh perencanaan yang dibuat untuk melaksanaan implementasi sistem. Meskipun suatu sistem akuntansi telah dirancang dengan baik, namun sebagai besar suksus pengembangan sistem ditentukan bagimana baiknya perencanaan implementasi sistem disusun dan di laksanakan.Suatu sistem akuntansi yang tidak mampu memenuhi kebutuhan pemakai dan penuh dengan kesalahan akan ber dampak lama bagi pemakai, meskipun kekurangan-kekurangan tersebut dapat diatasi.Oleh karana itu, bagian yang penting dari Laporan Final Implementasi Sistem adalah perncanaan implementasi sistem.

Pendidikan dan Pelatihan Karyawan
Jika sistem akuntansi baru di kembangkan dalam perusahaan dan diharap dapat dimanfaatkan dengan berhasil setiap orang yang terkait dengan sistem tersebut harus dibuat sadar tentang tanggung jawabnya masing-masing terhadap pelaksanakan bagian sistem yang menjadi tanggung jawabnya dan tentang apa yang dapat dimanfaatkan dari sistem tersebut bagi pelaksanaan tugasnya.
Oleh karena itu dalam tahap implenentasi perlu dilakukan pendidikan dan pelatihan karyawan yang akan terkait dalam pelaksanaan sistem akuntansi.Karyawan yang akan mengikuti pendidikan dan pelatihan dibagi menjadi dua golongan:karyawan pemakai informasi dan karyawan pelaksana sistem. Karyawan pemakai informasi terdiri dari manajemen,staf,diberbagai daerah fungsional seperti pemasaran, personalia,hubungan masyarakat. Istilah pendidikan digunakan untuk menyadarkan pemakai informasi tentang informasi yang dapat dihasilkan oleh sistem dan berbagai persyaratan yang tetapkan oleh pemakai yang dapat dipenuhi oleh sistem akuntansi yang dirancang.
Pelatihan karyawan ditujukan kepada karyawan yangt akan mengoperasikan sistem akuntansi.Karyawan yang mengoperasikan sistem terdiri dari karyawan yang bertugasuntuk menyiapkan masukan,pengolah data,dan mengoperasikan dan menjaga komponen fisik dan logis sistem akuntansi.Pelatihan ditujukan kepada karyawan yang mengoperasikan sistem untuk menyiapkan mereka menghadapi awal pengoperasian sistem.Namun,pelatihan tidak hanyan berhenti sampai disini saja. Perusahaan harus menyusun program pelatihan yang bersinambung untuk mengantisipasi masukannya karyawan yang baru dan kemungkinan terjadinya perubahan terhadap sistem akuntansi yang digunakan oleh perusahaan.

Konversi Sistem
Perubahan dari sistem lama ke sistem baru memerlukan pendekatan konversitertentu.
Terdapat empat pilihan utama pendekatan yang digunakan nengubah sistem lama ke sistem baru: (1) alngsung, (2) paralel, (3) pendekatan mondur, (4) phase-in

Konversi Langsung. Konversi Langsung adalah implementasi sistem baru segera langsung dan menghentikan segera pemakaian sistem yang lama. Pendekataini cocok digunakan dalam situasi (1) sistem baru tidak menggantikan sistem mana pun yang sekarang digunakan oleh perusahaan (2) sistem lama diputuskan sama sekali tidak memiliki manfaat atau nilai,(3) sistem baru sangat kecil dan sangat sedehrana,(4) desain sistem baru sangat berdeda dengan desain sistem lama dan perbandingan di antara keduanya tidak bermanfaat. Gambar 2.4. berikut ini melukiskan pendekatan konversi langsung.



SISTEM LAMA

SISTEM BARU


Gambar 2.4 Pendekatan Konversi Langsung
Konversi Paralel.Konversi Paralel adalah implementasi sistem baru secara bersamaan dengan pemakaian sistem yang lama selama jangka waktu tertentu.Dalam pendekatan ini, keluaran sistem baru,selama jangka waktu tertentu dibandingkan dengan keluaran sistem lama dan perbedaan yang timbul di rekonsilisi. Pendekatan ini memberikan perlindungkan bagi organisasi dari kemungkinan kegagalan sistem yang baru dalam menghasilkan keluaran yang perlukan. Pendekatan konversi paralel tentu sja memerlukan biaya yang bersangkutan dengan laksanakan dua sistem untuk jangka waktu tertentu guna menghasilkan keluaran yang sama. Gambar 2.5 berikut ini melukiskan pendekatan konversi paralel.

Gambar 2.5 Pendekatan Konversi Praralel
Konversi Modular.Konversi modular sering kali disebut dengan pendekatan pilor projec adalah implementasi sistem baru, kedalam organisasi secara sebagian sebagian.Sebagai contoh, sistem akuntansi piutang yang baru diterapkan baru di cabang A, dan jika berhasil,diimplementasikan dicabang B, dan akhirnya jika di kedua cabang tersebut berasil,kemudian diimplementasikan ke seluruh perusahaan. Keuntungan penggunaan pendekatan konversi moduler adalah (1) risiko kegagalan sistem dapat di batasi di tempat yang terbatas,(2) masalah yang timbul dalam sistem yang baru dapat segera dibetulkan sebelum diimplementasikan ke penerapan yang lebih luas,(3) Karyawan dari tempat lain yang akan mengoperasikan sistem dapat dilatih di tempat yang dijadikan pilot project sebelum mengoperasikan sistem di tempat mereka sendiri. Kelemahan yang melekat dalam pendekatan ini adalah,(1) diperlukan periode yang lebih lama untuk menerapkan sistem baru dalam perusahaan secara keseluruhan,(2) tidak semua dapat dimplementasikan dengan pendekatan ini,(3) tidak semua organisasi dapat menerapkan pendekatan ini.Gambar 2.6 berikut ini melukiskan pendekatan konversi modular.
Sistem Sistem Sistem Lama Lama Lama
Sistem
Lama
Sistem Sistem
Lam Lama
Sistem
Baru
Sistem
Baru


Gambar 2.6 Pendekatan Konversi Modular

Konversi Phase-in adalah mirip dengan konversi modular.Budaya ada di antara kebudayanya adalah terletak pada konversi modular membagi organisasi untuk implementasi sistem baru, sedangkan pada konversi phase-in, yang dibagi adalah sistemnya terdiri.Sebagai contoh,misalnya mengumpulkan data dengan sistem baru,diimplementsikan dengan cara membuat mekanisme hubungan (interface mecbanism)dengan sistem lama. Interface tersebut memungkinkan sistem lama menggunakan masukan yang berasal dari sistem pengumpulan data yang baru. Setiap kali bagian sistem yang baru diimplementasikan, analis sistem merancang mekanime hubungan antara sistem baru dengan sistem lama. Gambar 2.7 berikut ini implementsi dengan pendekatan phase-in.

Gambar 2.7 Pendekatan Konversi Phase-in.

SIMBOL UNTUK PEMBUATAN BAGANALIR (DATA (DATA FLOW DIGRAM)

Pakai akhir Bab 2 ini di jelaskan contoh simbol-simbol standar yang digunakan air dokumen sistem untuk membut bagan air dat (data (data flow digram) dan bagan air dokumen (dokument flowcbart) untuk mengambarkan sistem informasi tertentu. Bagan air yang baik dan jelas memerankan bagian yang penting dalam perencangan sistem informasi yang kompleks dan pengembangan program komputer.
Bagan air data adalah suatu model yang menggambarkan aliran data dam proses untuk mengolah data dalam suatu sistem.Simbol-simbol standar yang digunakan untuk menggambarkan dagan air disajikan pada Gambar 2.8.
Simbol pengolahan digunakan untuk nmenunjukkan tempat-tempat dalam sistem informasi yang pengolahan atau mengubah data yang diterima menjadi data yang mengalir keluar. Namun pengolahan data ditulis di dalam simbol pengolahan.Nomor urut pengolahan ditulis bagian atas simbol pengolahan. Aliran marerial di tunjukkan dengan simbol tanah berbadan lebar. Aliran data ditunjukkan dengan tanah berbadan garis kecil yang menggambarkan aliran data melalui sistem. Aliran data dapat diibaratkan sebagai pipa mengangkut paket data daru suatu sumber ke tujuan tertentu.persegi panjang yang terbuka di ujung kanannya merupakan simbol arsip logis yang merupakan tempat penyimpanan atau pegambilan data. Asal data di sebut dengan sumber dan tujuan data disebut dengan penerima (istilah yang digunakan dalam bahasa inggris adalah sink yang berarti bak cuci). Sumber dan penerima dapat berupa orang organisasi, atau bahkan sistem yang lain.Kotak persegi panjang merupakan simbol satuan di luar sistem. Dalam bagan air data pada Gambar 2.9, satuan di luar sistem adalah pembeli. Dengan demikian dagan alir data.menunjukkan batas-batas hubungan sistem dengan satuan di luar, proses pengolahan data dan aliran data. Bagan alir data merupakan model logis yang menunjukkan aliran data melaui sistem,oleh karena itu bagan tersebut tidak menunjukkan disk, pipa magnetik, printer kompute,atau alat fisik lain.

SIMBOL UNTUK MEMBUATAN BAGAN ALIR DOKUMEN (DOCUMENT FLOWCHART)

Sistem akuntansi dapat dijelaskan dengan menggunakan bagan alir dokumen.Gambar 2.11 melukiskan simbol-simbil standar yang digunakan oleh analis sistem untuk membuat bagan alir dokumen yang menggambarkan sistem tertentu.Sebenarnya banyak cara untuk menggambarkan bagan alir dokumen suatu sistem namun dalam buku ini di pilihkan satu cara yang sekarang secara luas di gunakan oleh para analis sistem untuk melukiskan bagan alir dokumen suatu sistem.
Berikut ini adalah simbol-simbol standar dengan maknanya masing-masing.
  • Dokumen.Simbol ini digunakan untuk menggambarkan semua jenis dokumen yang merupakan formulir yang digunakan untuk merekam data terjadinya suatu transaksi. Nama dokumen di cantumkan di tengah simbo. Contoh dokumen yang di gambarkan dengan
  • simbol ini adalah: faktur penjualan,surat order pembeli,cek,bukti nomorial, bukti kas, kelur (voucber) surat pemintaan dan pengeluaran barang gudang, faktur dari pemosok, dan bukti kas masuk. Bagan alir harus menunjukkan dengan jelas dari nama suatu dokumen masuk ke dalam sistem dan ke mana (sistem lain) dokumen keluar dari sistem.
  • Faktue Dokumen dan sembusannyan. Simbol ini di gunakan menggambarkan dokumen asli dan tembusannya. Nomor lebar dokemen di catumkan di sudit kanan atas.
  • Berbagai dokumen simbol ini digunakan untuk menggambarkan berbagai jenis dokumen yang di gabungkan bersama di dalam satu paket.Nama dokumen d tuliskan di dalam masing-masing simbol dan nomor lebar dokumen dicantumkan di sudut kanan atas simbol dokumen yang bersangkutan.Simbol dalam contoh tersebut menggambarkan faktu penjualan lembar ke-3 di lampiri dengan surat order penjualan lembar ke-1 dan surat muat.


  • Catatan.simbol ini dgunakan untuk menggambarkan catatan akuntansi yang dugunakan untuk mencatat data yang direkam sebelumnya di dalam dokumen atau formulir.namun catatan akuntansi dicantumkan di dalam simbol ini. Catatn akuntansi yang digambarkan dengan simbol ini:jurnal,buku pembantu,dan buku besar.
  • Penhubungan pada halaman yang sama.(on-page conmerctor).Dalam menggambarkan bagan alir,arus dokumen dibuat menganlir dari atas ke bahwa dan dari kiri ke kanan. Karena keterbatasanruang halaman kertas untuk menggambar, maka diperlukan simbol penghubungan untuk memungkikan aliran dokumen berhenti di suatu lokasi pada halaman tertentu dan kembali berjalan di lokasi lain pada halaman yang sama. Dengan menperhrntikan nomor yang tercantum, di dalam simbol menghubungan pada halaman yang sama,dapat ditetahui aliran dokumen dalam sistem akuntansi yang di gambarkan dalam bagan alir.
  • Akhir arus dokumen dan mengarahkan pembaca ke simbol pengunbungan halaman
Sama jang bernormal seperti jang tercantum di dalam simbol tersebut.


  • Awal arus dokmen jang berasal dari simbol penghumbugan alaman jang sama, bernormor seperti Jang tercantum di dalam simbol tersebut.
  • Penghungan pada halaman yang berbenda (off-page connector). Jika untuk menggambarkan bangan alit suatu sistem akuntansi di perlukan lebih dari satu halaman, simbol ini arus di gunakan untuk menujukkan
  • Kemana danbagimana bangan alir terkait satu dengan lain nya. Nomor yang tercantum di dalam simbol penghumbungan menjukkan bagimana bangan alir jang tercantum pada halaman tertentu terkait dengan bangan alir jang tercantum pada halaman yang lain.
  • Kegiatan manual. Simbol ini di gunakan untuk menggambarkan kegiatan manual seperti: menerima order Dari pembeli, mengisi formulir menbandinkan pemeriksa dan berbagai jenis kegiatan klerikal jang lain.Uraikan singgat kegiatan manual di cantunkan di dalam simbol ini.
  • Keterangan komentar simbol ini menmungkinkan ali sistem menambakan keterangan untuk menperjelas Pesan jang di sampaikan dalam bangan alir.
  • Arsip sementaran di simbol ini di gunakan untuk menyukan tempat penjimpana dokumen seperti hal mari arsip dan kontak arsip. Terdapat dua timpe arsip dokumen: sementara dan arsip permanen. Arsip sementara adalah tempat penjimbana dokumen jang dokmen nya akan di ambil kembali dari arsip tersebut di masa jang di akan untuk kerperluan pengolaan lebih lanjut teradap dokumen tersebut. Untuk menuyukan urutan pengarsimpan dokumen di gunakaqn simbol berikut ini:
A = menerut abjad
N= menurut nomor urut
T= teknologis menurut tanggal
  • Arsip permanen. simbol ini di gunakan untuk mengambarkan arsip permanen jang merupakan tempat penjimpanan dokumen jang tidak akan di proses lagi dalam sistem akuntansi jang bersangkutan.
  • On line computer process. simbol ini mengambarkan pengolahan data dengan komputer secara on. line. Nama arsip di tulis di dalam simbol.
  • Keying (typing veryfying). Simbol ini menggambarkan pemasukan data ke dalam komputer melalhui on line terminal.
  • Pita magnetik (magnetic tape). Simbol ini mengambarkan arsip komputer yang berbenda pita magneti nama arsip di tulis di dalam simbol.
  • On line storage.simbol ini mengambarkan arsip jang berbentuk on line (di dalam memory komputer)
  • Keputusan.Simbol in menggambarkan keputusan yang harus dibuat dalam proses pengolahan data.keputusan yang di buat ditulis dalam simbol.
  • Gris alir (flowline). Simbol ini menggambarkan arah proses pengolahan data.Anak panah tidak di gambarkan jika harus dokumen arah ke bahwa dan ke kanan.Jika harus dokumen mengalir ke atas atau ke kiri, anak panah perlu dcantumkan.
  • Persimpangan garis alir.Jika dua garis alir persimpangan,untuk menunjukkan arah masing-masing garis salah satu garis dibuat sedikit melengkung tepat ada persimpangan ke dua garis tersebut.
  • Pertemuan garis alir Simbol ini di gunakan jika dua garis alir bertemu dan salah satu garis mengikuti garis lainnya.
  • Muali /berakhir (terminal). Simbol ini untuk digambarkan awal dan akhir suatu sistem akuntansi.
Dari pemasok
  • Masuk sistem. Karena kegiatan di luar sistem tidak perlu di gambarkan dalam bagan alit, maka diperlukan simbol untuk mengambarkan masuk ke sistem yang di gambarkan dalam bagan alir.
  • Keluar ke sistem lain. Karena kegiatan di luar sistem tidak perlu digambarkan dalam bagan alir, maka diperlukan simbol untuk mengambarkan ke luar ke sistem lain.
Ke sistem Pnjualan

Gambar 2.11 Simbol-simbol Standar untuk pembuatan bagan Alir Dokumen.

Untuk mengambarkan aliran dokumen dalam sistem tertentu, digunakan simbol-simbol tersebut di atas dalam suatu bagan alir dokumen (document flowcbart). Dalam bagan alir arus dokumen digambarkan berjalan dari kiri ke kanan dan dari atas bahwa.Arah perjalanan dokumen ini dapat diikuti dengan melihat nomor dalam simbol menghubungan pada halamn yang sama (on-page connector) atau nomor dalam simbol penghubungan pada halaman yang berbeda (off-page connector). Penggunaan bagan alir lebih bermanfaat dibandingkan dengan urain tertulis dalam menggambarkan sesuatu sistem.Manfaat tersebut adalah sebagai berikut:
  1. Gambar sistem secara menyeluruh lebih mudah diperoleh dengan menggunakan bagan alir.
  2. Perubahan sistem lebih mudah di gambarkan menggunakan bagan alir.
  3. Kelemahan-kelemahan dalam sistem dan indenfikasi bidang-bidang yang memerlukan perbaikan lebih mudah ditemukan dengan bagan alir.
  4. Dokumentasi sistem akuntansi dilakukan dengan menggunakan bagan alir.
Berikut ini diberikan contoh penggunaan sebagian simbol-simbol bagan alir dokumen untuk menggambarkan transaksi permintaan dan pengeluaran barang dari gudang. Misalnya informasi mengenai transaksi tersebut telah dikumpulkan oleh analis sistem,dan informasi ini dipakai sebagai bahan untuk membuat began alir dokumen yang disajikan pada Gambar 2.12 sebagai berikut:
Unit Organisasi Pemakai
  1. Mengisi bukti permintaan dan pengeluaran barang gudang (BPPBG) 3 lembar.
  2. Meminta otorisasi dari Kepala Bagian yang bersangkutan.
  3. Menyerahkan 3 lembar BPPBG tersebut ke Bagian gudang.
  4. Menerima barang dari bagian Gudang disertai dengan BPPBG lembar ke-2.
  5. Mengarsipkan BPPBG lembar ke-3 menurut nomor urutnya.
Bagian Gudang
  1. Menerima 3 lembar BPPBG dari unit organisasi pemakai.
  2. Mengambilkan barang dengan jenis dan jumlah seperti yang tercantum dalam BPPBG.
  3. Mengisihkan kuantitas barang yang diserahkan pada BPPBG (3 lembar).
  4. Mencatat BPPBG dalam kartu gudang.
  5. Mendistrbisikan BPPBG sebagai berikut:
Lembar ke-1: Bagian Akuntansi
Lembar ke-2: Unit organisasi pemakai bersamaan dengan penyerahan barang
Lembar ke-3: Abrsip Bagian Gudang menurut tanggal.


Bagian Akuntansi
  1. Menerima BPPBG Lembar ke-1 dari Bagian Gudang.
  2. Mengisi harga pokok satuan barang pada BPPBG berdasar kartu persediaan.
  3. Menghitung dan mengisi harga pokok total (kuantitas yang dipakai x harga pokok satuan) pada BPPBG.
  4. Mencatat BPPBG dalam kartu persediaan.
  5. Mencatat BPPBG dalam kartu biaya.
  6. Mengarsipkan BPPBG menurut nomor urutnya.
Berdasarkan informasi tersebut analis sistem membuat bagan alir dokumen (lihat Gambar 2.12) dengan menggunakan simbol-simbol seperti tersebut di atas.


KARYA OELH LEPINUS KOGOYA JURUSAN AKUNTANSI





Posting Lebih Baru Posting Lama Beranda

1 komentar:

Posting Komentar