BAB II
METODOLOGI
PENGEMBANGAN
SISTEM
AKUNTANSI
Setelah dalam Bab I diuraikan
pengertian sistem secaa umum sistem akuntasi serta sistem dan
prosedur dalam Bb 2 ini dijelaskan langka-langkah yang harus ditempuh
oleh analis sistem dalam pengembangkan sisten akuntansi. Perlu
diulangi lagi bahwa pengertian sistem akuntansi yang telah diuraikan
dalam Bab I meliputi sistem akuntansi pokok (yang unsurnya terdiri
dari formulir,jurnal,buku,besar dan buku pembantu, dan laporan) dan
sistem infor,masi di luar sistem akuntansi pokok yang meliputi sistem
akuntansi piutang sistem akuntansi utang sistem akuntansi penggajian
dan penggupahaa,sistem akuntansi biaya,sistem kas,sistem akuntansi
persediaan,dan sistem akuntansi aktiva tetap.Pengembangan sistem
akuntansi yang akan diuraikan dalam bab ini adalah persangkutan
dengan pengembangan sistem akuntansi secara penyeluruk atau salah
satu sub sistem dalam sistem akuntansi tersebut.
Pengembangan sistem akuntansi
dilakukan oleh analis sistem melalui tiga tahap Utama:Analisis sistem
dasain sistem dan implementasi sistem.Dalam bab 2 ini diuraikan
secara rinci setiap tahap yang harus dilalui oleh analis dalam
mengembangkan sistem akuntansi.
METODOLOGI
PENGEMBANGAN SISTEM
Metodologi pengembangan sistem
adalah langkah-langkah yang dilalui oleh analis sistem dalam
mengembangkan sistem informasi. Pengembangan sistem akuntansi
dilaksanakan melalui tiga utama berikut ini:
- Analisis sistem (system analysis).
- Desain sistem (system desing).
- Implementasi sistem (system implementation).
Dalam
setiap tahap pengembangan sistem tersebut analis, sistem menghasilkan
dokumen tertulis yang menyajikan rencana pekerjaan yang akan
dilakukan dalam pengembangan sistem atau hasil pekerjaan
pelaksanaan
kepada pemakai informasi sebagai media bagi analis sistem untuk
mengkomunikashkan pekerjaannya kepada pemakai informasi.Tahap
pengembangan sistem dan nama dokumen tertulis yang dihasilkan oleh
analis sistem dalam setiap tahap pengembangan sistem disajikan dalam
Gambar 2.1.
Analisis
Sistem Laporan Hasil
Analisis Sistem
Usaha Pelaksanaan
Analisis Sistem
Laporan Final Desain
Sistem Secara Rinci
Desain
Sistem Laporan Final Desain
Sistem Secara Garis Besar
Usaha Desain
Sistem Secara Garis Besar
Implementasi
istem Laporan Final
Implementasi
Sistem
Gambar
2.1. Tahap-tahap Pengembangan Sistem informasi dan Dokumen Tertulis
yang
Dihasilkan dalam Setiap Tahap.
- ANALISIS SISTEM
Dalam
tahap ini, analisis sistem pembantu pemakai informasi dalam
mengidenfikas informasi yang diperlukan oleh pemakai untuk
melaksanakan pekerjaannya. Analisis sistem mewawacarai pemakai
informasi,seperti mengajukan pertanyaan ‘informasi apa yang Saudara
terima sekarang’ ‘jenis informasi apa yang saudara perlukan untul
melaksanakan pekerjaan saudar?’.Masalah yang sering kali dihadapi
dihadapi oleh analisis sistem pada tahap ini adalah membedakan apa
yang di minta,dengan apa yang diinginkan dan dengan apa yang
diperlukan oleh pemakai informasi. Sering kali pemakai informasi
tidak mampu mengemukakan informasi apa yang diperlukan untuk
melaksanakan pekerjaannya sehingga ia mengajukan permintaan jenis
informasi kepada analisi sistem yang tidak sesuai dengan yang
diinginkan, bahkan sering kali tidak sama dengan yang sebenarnya di
perlukan.Analisis sistem harus memperoleh informasi yang sebenarnya
diperlukan oleh pemakai informasi dalam tahap analisis sistem
ini,karena jenis informasi yang diperlukan oleh pemakai informasi
inilah yang menjadi dasar untuk melangkah tehap desain dan
implementasi sistem.Tahap-tahap desain dan implementasi dalam
pengembangan sistem akuntansi sangat ditentukan oleh keberasilan
analisis sistem dalam mengidefikasi kebutuhan informasi pemakai
informasi.
Kegagalan Analisis sistem dalam mengidefikasi jenis informasi yang
diperlukan oleh pemakai informasi akan mengakibatkan desain sistem
yang tidak yang bermanfaat bagi pemakai informasi.Oleh
karena
itu tahap analisis sistem merupakan tahap yang paling menentukan
dalam keseluruhan tahap pengembangan sistem informasi.
Analisis
sistem dapat dibagi menjadi empat tahap:
- Analisis Pendahuluan.
- Penyusunan Usaha Pelaksanaan Analisis Sistem.
- Pelaksanaan Analisis Sistem.
- Penyusunan Laporan Hasil Analisis Sistem.
Dalam
analisis pendahuluan analisis sistem mengumpulkan berbagai informasi
umum untuk menyusun dokumen tertulis yang diebut Usaha pelaksanaan
Analisis Sistem.Tahap pelaksanaan analisis sistem dilakukan oleh
analis setelah tahap analisis pendahuluan dilakukan dan didasrakan
pada Usulan Pelaksanaan Analisis sistem.Hasil analisis sistem
dituangkan dalam dokumen tertulis yang disebut Laporan Hasil Analisis
Sistem.
Analisis
Pendahuluan (Preliminary Analys)
Dalam
Bab 1 telah diuraikan bagi tujuan umum pengembangan sistem akuntansi
adalah untuk menyediakan informasi bagi pengelolaan kegiatan usaha
baru,untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang
sudah ada, untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan
intern,dan untuk mengurangi biaya klerikal dalam penyelenggaraan
catatan akuntansi.Jika perusahaan memiliki Departemen sistem
Informasi, pekerjaan pengembangan sistem akuntansi dalam perusahaan
tersebut umumnya di dahului dengan diterimanya permintaan jasa
pengembangan sistem informasi dari pemakai informasi kepada analis
sistem dalam departemen tersebut.Permintaan jasa tersebut dituangkan
dalam surat permintaan jasa pengembangan sistem informasi dan berisi
pekerjaan.
Penyusunan
Usulan Pelaksanaa Analisis Sistem
Pelaksanaa
Analisis Sistem direncanakan oleh analis sistem dalam suatu dokumen
tertulis yang disebut ‘Usulan pelaksanaan analisis. Sistem.’
Maksud dihasilkannya dokumen tertulis tersebut adalah untuk
menpertemukan pikiran pemakai informasi dengan analis sistem mengenai
pekerjaan pengembangan sistem akuntansi yang akan dilaksanakan oleh
analis sistem untuk memenuhi kebutuhan pemakai informasi.Gambar 2.3.
melukiskan dokumen usulan pelaksanaan analisis sistem.
Dalam
dokumen “Usulan pelaksanaan Analisis Sistem” analis sistem
menjelaskan:
- Alasan ringkas dan jelas yang mendasari dilakukannya pengembangan sisten akuntansi.
- Perntanyaan khusus tentang persyaratan kinerja yang diharapkan dari sistem akuntansi yang diusulkan.
- Batasan luas analisis sistem yang akan dilakukan.
- Indentifikasi informasi yang kemungkinan harus dikumpulkan dalam analisis sitem.
- Indentifikasi sumber-sumber konpernsial yang dapat menyediakan informasi yang diperlukan dalam analisi sistem.
- Daftar peristiwa besar atau titik-titik pengecekan yang digunakan untuk mencetak perkembangan analisis sistem yang dilaksanakan oleh analis sistem.
Isi
dokumen “Usulan pelaksanaan Analisis Sistem” ini kemudian
disajikan oleh analis sistem kepada pemakai informasi untuk
mempertemukan kebutuhan pemakai informasi dengan kebutuhan pemakai
menurut persepsi analis sistem. Dengan membaca alasan dilakukannya
analisis sistem, persyaratan kinerja yang dituntut dari sistem yang
akan dikembangkan luas analisis sistem yang laksanakan ,informasi
yang akan dikumpulkan,sumber informasi pontensial dan daftar peritiwa
penting yang dapat digunakan,untuk mengecek perkembangan perlaksanaan
analisis sistem,pemakai informasi dapat memahami apakah arah yang
ditujuh dalam analisis sistem ini dapat memenuhi kebutuhan informasi
mereka.
Pelaksanaan
Analisis Sistem
Pelaksanaan
Analisis Sistem didasar pada rencana kerja yang ditungkan dalam
Usulan Pelaksanaan Analisis.Berikut ini contoh berbagai langkah yang
dilakukan oleh analis sistem dalam melaksanakan analisis sistem.
Analisis
Laporan yang Dihasilkan Sistem Sekarang, Daalam tahap ini analis
sistem mempelajari laporan yang sudah dihasilkan oleh sistem
akuntansi yang sekarang digunakan,untuk menentukan informasi yang
dilakukan oleh manajemen namun tidak disediakan oleh sistem akuntansi
yang sekarang.
Menganalisis
Transaksi.Analis sistem kemudian melaksanakan analisis terhadap
setiap transaksi.Analisis transaksi ini meliputi analisis terhadap
formulir,catatan dan,prosedur yang digunakan di dalam melaksanakan
setiap transaksi tersebut.
Untuk
setiap transaksi yang dilaksanakan perusahaan analisis sistem
mengumpulkan informasi mengenai:
- Unit organisasi yang terkait dalam transaksi
- Formulir yang digunakan
- Sistem otorisasi dalam pelaksanaan transaksi
- Catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat transaksi
- Prosedur pelaksanaan transaksi
Dalam
menpelajari formulir yang digunakan dalam suatu departemen,analis
sistem mengumpulkan informasi mengenai:
- Siapa yang mengisi formulir?
- Siapa yang mengecek,menverifikasi atau mengesahkan formulir tersebut?
- Setelah formulir tersebut selesai diproses,diserahkan ke departemen mana, dan siapa yang menerima penyerah formulir tersebut?
- Buku jurnal apa yang terpengaruh oleh informasi yang tercantum di dalam formulir tersebut?
- Buku besar pembantu apa yang terpengaruh oleh formulir tersebut?
- Rekenig buku besar apa yang terpengaruh oleh formulir tersebut?
- Ekuipmen mekanik apa yang digunakan untuk mengolah oleh formulir tersebut?
- Pengecekan intern apa yang diciptakan dari penggunaan formulir tersebut?
Dalam
Pengumpulan informasi, mengenai sistem (yang merupakan jaringan
prosedur untuk melaksanakan transaksi pokok perusahaan),analis sistem
biasanya menggunakan uraian tertulis berupa daftar kegiatan
(operation list)
dan simbol-simbol standar. Pada akhir Bab 2 ini dissajikan contoh
simbol-simbol standar beserta maknanya dan disajikan pula contoh
penggunaannya.
Mempelajari
Catatan pertam. Seperti telah diuraikan dalam Bab 1, yang merupakan
catatan pertama (books of original entry) dalam sistem akuntansi
adalah jurnal. Analis sistem mempelajari jurnal yang digunakan oleh
perusahaan dengan tujuan untuk menenmukan kelemahan yang melekat
padanya dan mempertimbangkan kemungkinan perncangan kembali jurnal
yang sekarang digunakan atau perancangan jurnal-jurnal baru.Dalam Bab
4 diuraikan bagimana merancang catatan pertama ini.
Mempelajari
Catatan Terakhir. Buku
besar dan pembantu merupakn catatan terakhir (books
of entry)
Dalam
sistem akuntansi.Analisis sistem mempelajari buku besar dan berbagi
buku pembantu yang digunakan oleh perusahaan dengan tujuan untuk
menentukan kelemahan yang melekat adanya dan mempertimbangkan
kemungkinan perancangan kembali buku besar dan buku pembantu yang
sekarang digunakan,atau perancangan buku pembantu yang aru.Dalam Bab
5 diuraikan bagimana merancang buku besar dan buku pembantu ini.
Sumber
Informasi dalam Analisis Sistem
Dlam
analisis sistem,sumbeer informasi,untuk pengembangan sistem akuntansi
(1) sistem akuntansi yang sekarang digunakan,(2) sumber intern yang
lain,(3) sumber-sumber luar.
Jarang analisis sistem
mengembangkan sistem akuntansi yang sama sekali akuntansi adalah
sebelumnya tidak dimiliki oleh perusahaan.yang sering terjadi justru
analis sistem mengembangkan sistem baru untuk menggantikan atau untuk
menperluas sistem akuntansi yang sekarang digunakan oleh
perusahaan.Dalam keadaan ini timbul perntanyaan: Apakah peran sistem
akuntansi yang lama sistem akuntansi yang akan dikembangkan? Haruslah
analis sistem menganalisis sistem akuntansi yang lama dalam
mengembangkan sistem akuntansi yang baru?
Manfaat
utama dilakukan analis terhadap sistem akuntansi lama adalah:
- Efektifitas Sisitem Akuntansi yang Sekarang Digunakan.Dengan mempelajari sistem akuntansi yang sekarang digunakan analis sekarang sistem memiliki kesempatanuntuk menentukan apakah sistem yang sekarang digunakan masih memenuhi kebutuhan pemakai informasi ,memelurkan perbaiki kecil,memerlukan perbaiki besar atau harus diganti. Desain suatu sistem,akuntansi baru tanpa dilandasi pada penilaian efektifitas sistem akuntansi yang sekarang digunakan ibarat membeli
sebuah mobil tanpa mengetahui
bahwa mnobil yang sekarang digunakan dalam keadaan mongok hanya
karena kehabisan bahan bakar.
- Ide Rancangan. Dengan menganalisis sistem akuntansi yang sekarang diggunakan analis sistem dapat menyerap ide rancangan yang terdapat dalam sistem akuntansi yang,lama, yang masih bermanfaat untuk pemaki dalam sistem akuntansi yang baru.
- Identifikasi Sumber Daya.Dengan menganalisis sistem akuntansi yang sekarang digunakan analis,sistem dapat mengidentifikasi berbagai sumber daya yang tersedia bagi sistem akuntansi yang akan dikembangkan nanti. Sumber daya tersebut meliputih keahlian manajemen,kehlian,dan ekuipmen yang sekarang digunakan untuk menjalankan sistem akuntansi.
- Pengetahuan Konversi. Pada saat sistem akuntansi yang baru diimplementasika,analis sistem perlu memiliki informasi tentang kegiatan yang sebelumnya dilaksanakan dengan sisten yang lama dan yang akan dilaksanakan dengan sistem akuntansi yang baru.Pengetahuan ini merupakan dasar bagi analis sistem dalam menghentikan kegiatan-kegiatan yang dilakukan dengansistem yang lama untuk digantikan dengan kegiatan-kegiatan yang diracang dalam sistem akuntansi baru.
- Tidak Awal yang Sama dalam Menuju Ke Perusahaan Baru. Dalam mengkomunikasikan perubahan-perubahan yang dirancang dengan dilaksanakannya sistemakuntansi yang baru,analis sistem akan menghadapi sikap penolakan atau keengganan karyawan pelaksana maupun pemakai informasi untukl berubah ke dalam sistem akuntansi yang baru.Untuk mengirangi sikap tersebut analis sistem dapat membuat perbandingan antara sistem lama dengan sistem yang baru, untuk menujukkan bahwa sistem yang baru tidak seluruhnya merupakan sistem baru namun beberapa unsur yang ada dalam sistem lama masih dipertahankan atau sedikit mengalami perubahan dalam sistem akuntansi yang baru. Dengan demikian analis sistem dan karyawan yang akan mengoperasikan sistem serta pemakai informasi dapat bertolak dari titik awal yang sama, yaitu kondisi sistem akuntansi yang lama, untuk berangkat ke sistem akuntansi baru yang telah dirancang.
Teknik
Pengumpulan Informasi dalam Analisis Sistem
Dalam
tahap analisis pengumpulan informasi dilakukan analis sistem dengan
cara (1) wawancar,(2) kuesioner, (3) metode analisis kelompok,(4)
pengamatan,dan (5) pengambilan sampel dan pengumpulan dokumen. Dalam
banyak hal, waawancara merupakan cara terbaik untuk mengumpulkan data
dalam tahap analisis sistem.
Dalam tahap analisis
sistem,bentuk-bemtuk pertanyaan yang di jual oleh analis sistem
adalah sebagai berikut:
- Apakah laporan keuangam ini menyajikan informasi sistem yang Saudara perlukan?
- Bagimana memperbaiki mutu informasi yang di cantumkan dalam laporan keuangan yang Saudara terima?
- Apa pekerjaan Saudara?
- Apakah yang akan Saudara capai melalui pekerjaan Saudara?
- Informasi apa yang Saudara terima sekarang untuk mencapai tujuan pekerjaan Saudara?
- Informasi keuangan tambahan apa yang Saudara perlukan?
Motode
analisis kelompok digunakan jika (1) sistem yang dianalisis berdampak
kepada beberapa kelopok pemakai informasi yang mempunyai berbagai
kegiatan yang berbeda dan berbagai kepentingan yang berbeda,(2)
sistem yang dianalisis akan mengubah hubungan yang sudah terbina
antara manusia, antar mesin,dan antar metode,(3) sistem dianalisis
akan melayani fungsi bisnis,yang baru yang sebelumnya perusahaan
tidak memiliki pengalaman menjalankan funsi tersebut.
Penyusuna
Laporar Hasil Analisis Sistem
Hasil
akhir proses analisis sistem disajikan oleh analis sistem dalam suatu
laporan yang disebut Laporan Hasil Analisis Sistem. Laporan ini
merupakan dokumen tertulis yang dibuat oleh analis sistem untuk
diserahkan kepada pemakai informasi,Laporan ini berisi temuan-temuan
yang diperoleh analis sistem dalam analisis sistem.Isi Laporan Hasil
Analisis Sistem meliputi:
- Perntanyaan kembali alasan yang mendasari dan luas analisis sistem yang dilaksanakan oleh analis sistem.
- Dafat masalah besar yang ditemukan oleh analis sistem.
- Suatu perntanyaan persyaratan informasi yang diperlukan oleh pemakai informasi.
- Suatu perntanyaan tentang asumsi penting yang dibuat oleh analis sistem selama melaksanakan analisis sistem.
- Suatu proyeksi sumber daya yang diperlukan beserta biaya yang dibutuhkan dalam perancangan sistem akuntansi yang baru,atau pengubahan sistem yang sekarang digunakan oleh perusahaan.Proyeksi ini mencakup kelaikan dilanjutkannya tahap-tahap berikutnya pengembangan sistem akuntansi.
- Rekomendasi yang bersangkutan dengan sistem yang diusulkan atau npersyaratan-persyaratan yang harus dipenuhi oleh sistem yang diusulkan tersebut.
- DESAIN SISTEM
Desain
adalah proses pemerjemahan kebutuhan pemakai informasi ke dalam
alternatif rencangan sistem informasi yang diajukan kepada pemakai
informasi untuk dipertimbangka.Tahap desain sistem ini dibagi menjadi
lima tahap:
- Desain sistem secara garis besar.
- Penyusunan Usulan Desain Sistem Secara garis besar.
- Evaluasi sistem.
- Penyusunan Laporan Final Desain Sistem Secara Garis Besar.
- Desain Sistem Secara rinci.
- Penyusunan Laporan Final Desain Sistem Secara Rinci.
Pengembangan sistem akuntansi
dapat disamakam dengan pembangunan gedung sekolah.Pada
tahap
awal pembangunan gedung sekolah,assitek melakukan wawancara dengan
pengurus sekolah untuk memperoleh informasi tentang kebutuhan
pengurus sekolah,seperti kebutuhan ruang,fasilitas olah raga,alat
bantu pengajaran yang akan dipasang dalam gedung,dan lain-lain
kebutuhan. Berdasarkan informasi tentang kebutuhan pengurus sekolah,
arsitek kemundian membuat rancangan garis besar bamgunan gedung
sekolah yang dirancang untuk memenuhi kebutuhan pengurus
sekolah.Desain secara garis besar tersebut kemidian ditawarkan kepada
pengurus sekolah untuk dipertimbangkan.Pengurus sekolah dan assitek
bersama-sama melakukan evaluasi terhadap desain gedung sekolah secara
garis besar tersebut.Hasil evaluasi terhadap desain gedung secara
garis besar kemudian dipakai oleh arsitek untuk membuat desain
gedung secara rinci.Tahap desain gedung sebenarnya berjalan bolak
balik antara desain garis besar evaluasi dan desain rinci sampai
akhirnya arsitek menghasilkan desain rinci yang memenuhi kebutuhan
pengurus sekolah.
Desain
Sistem Secara Garis Besar
Seperti
halnya dengan yang ditempuh oleh seorang arsitek dalam pembanguna
gedung sekolah tersebut diatas, dalam pembangunan sebuah sistem
informasi analis sistem telah memperoeh informasi berikut ini dari
tahap analisis sitem yang dilakukan:
- Informasi yang dibutuhkan oleh pemakai beserta persyaratan-persyaratan yang melekat dalam infomasi tersebut.
- Luuas Sistem.
- Sumber daya yang dimiliki oleh perusahaan (orang, mesin,uang, material,dan metode).
Berdasarkan
informasi yang diperolehan dalam tahap analisis tersebut analis
sistem kemudian menawarkan berbagai alternatif desain secara garis
besar sistem informasi untuk menghasilkan informasi yang diperlukan
pemakai. Berbagai alternatif desain secara garis besar sistem
informasi tersebut terdiri dari desain masing-masing unsur blok
bangunan sistem informasi,yang dimeliputi desain keluaran,masukan
model, teknologi basis data,dan pengendalian.
Analissistem
adalah seorang jang ali jang mampu memnyajikan berbagai aternatif
desain sistem informasi jang menmungkinkan pemakai informasi memilih
di antara berbagai desain jang di tawarkan oleh analis sistem
penyajian desain sistem informasi secara garis besar menberi
kesepatan kepada pemakai informasi
Melihat
dengan berbagai macam cara nutuk memenuhi kebutuan informasi mereka
sehingga desain jang
Baiklah
jang natilah akan di plementasikan. Umum nya pemakai informasi tidak
mengetahui informasi apa jang di perlukan sampai saat ini informasi
tersebut di tunjunkan kepada mereka.
Penyusunan
usulan desain sistem secara garis besar
Usulan
desain sistem secara garis besar di susun untuk menkomunikasikan
secara tertulis kepada pemakai
Informasi
sebagai mana sistem informasi jang di rancang secara garis besar
memenuhi kebutuan mereka
Akan
informasi isi di usulkan desain sistemgaris besar adalah sebagai
berikut:
- Pertanyaan kembali alasan di lakukannya pekerjaan pengembagan sistem informasi. Dalam bagian ini analis sistem menguhmbungkan persyaratan –persyaratan dan berbagai tunjuan yang di tetapkan oleh pemakai infomasi dengan usulan desain yang di ayungkan oleh analis sistem.
- Berbagai aternatif sistem informasi jang kendikembankan untuk memenuhl kebutuan pemakai informasi.penyajian lebih dari satu aternatif desain di maksudkan untuk:
- Memungkikan pemakai informasi melakukan pilian di antara alternatif desain yang di sajikan oleh analis sistem.
- Mennunjukkan kepada pemakai informasi bawah setiap alternatif desain sistem memiliki dampak signfikan jang berbenda teradap organisasi.sebagai contoh desain sistem informasi A memenuhi 90% pesyaratan jang di tentukan oleh pemakai informasi namun biaya pengembangansistem informasi tersebut lebih mahal 40% di bandinkan dengan desain sistem informasi B:
- sumber daya yang di perlukan untuk Menplementasikan dan menpertaakan masing masing alternatif desain sistem.
- asunsi asunsi kritis atau masalan masalah jang belum terpecahkan jang mungkin berdampak teradap desain final sistem informasi.
Usulan desain sistem secara garis
besar sajikan oleh analis sistem kepada pemakai informasi. Pemakai
informasi mengajukan kriti dan saran atas desain sistem informasi
secara garis besar yang di sajikan oleh analis sistem. Penbentulan
dan penjenrpurnaan di lakukan oeh analis sistem teradap desain sistem
garis besar.
Evaluasi
Sistem
Dalam
tahap desain secara garisdesar, analis sistem merancangf secara garis
besar masing-masing blok bangunan sistem informasi kecuali blok
teknologi. Blok teknologi dirancang oleh ahli sistem setelah pemakai
informasi menyetujui isi laporan Desain sistem secara garis desar.
Dalam
tahap evalusi sistem analis sistem menetukan persyaratan yang harus
di penuhi oleh blok teknologi dalam menjalankan sistem informasi yang
dirancang dan memilih penjual teknologi yang memiliki kemanpuan untuk
memenuhi persyaratan di tentut oleh sistem informasi
Penyusunan
Laporan Final Desain Sistem Secara Garis Besar
Berdasarkan
hasil disksi antara pemakaian infomasi dengan analis sistem dalam
penyajian usulan desain secara garis besar dan evaluasi sistem
analisis sistem kemudian membuat laporan final secara garis besar.
Desain
Sistem Secara Rinci
Dalam
tahap ini,analis sistem melakukan desain rinci masing-masing blok
bangunan sistem informasi menjadi bangunan sistem informasi yang
mampu memenuhi kebutuhan para pemakai jika misalnya dalam tahap
desain secara garis besar sistem informasi di rancang untuk
menghasilkan laporan umur piutang dalam tahap desain rinci analis
sistem merancang format laporan isi laporan distribisi laporan pisah
batas data yang dipakai sebagai bahan laporan pengandalian atas
laporan dan sebagainya.
Penyusunan Laporan Final
Desain Sistem Secara Rinci
Hasil
desain rinci sistem infomasi ini disajihkan oleh analis sistem dalam
komitmen tertulis yang disebuh, laporan final desain sistem secara
rinci.
- IMPLEMENTASI SISTEM
Implementasi
adalah pendidikan dan pelatihan pemakai informasi,pelatian dan
koordinasi teknisi yang akan menjalankan sistem,pengujian sistem,yang
baru, dan pengubahan yang dilakukan untuk membuat sistem informasi
yang telah dirancang menjadi dapat dilaksakan secara operasional.
Puncak segala kegiatan pengembangan dan perancangan sistem informasi
adalah terletak pada tahap implementasi.
Dalam
tahap implementasi ini,analis sistem menyusun Laporan Final
Implementasi sistem yang terdiri dari dua bagian: Rencana
Implementasi dan Hasil pelaksanaan Implementasi Rencana disusun
sebelum tahap pelaksanaan sistem dilaksanakan.Bagian ini berisi
rencana pengujian berbagai blok bangunan sistem informasi,seperti
blok keluaran,masukan,model, teknologi, basis data,dan pengemdalian.
Di samping itu,dalam bagian ini di cantunkan pula rencana konversi
sistem lama ke sistem baru.Selam pelaksanaan sistem berlangsung,
analisis sistem melakukan dokumentasi perubahaa-perubahan yang di
lakukan untuk menyempurnakan sistem,hail-hasil yang dicapai dalamk
pelaksanaan sistem,dan penerimaan sistem oleh para pemakai
informasi.Hasil pelaksanaan sistem ini merupakan bagian dalam Laporan
Final Implementasi Sistem.
Persiapan
Implementasi Sistem
Implementansi
sistem sangat ditentukan oleh perencanaan yang dibuat untuk
melaksanaan implementasi sistem. Meskipun suatu sistem akuntansi
telah dirancang dengan baik, namun sebagai besar suksus pengembangan
sistem ditentukan bagimana baiknya perencanaan implementasi sistem
disusun dan di laksanakan.Suatu sistem akuntansi yang tidak mampu
memenuhi kebutuhan pemakai dan penuh dengan kesalahan akan ber
dampak lama bagi pemakai, meskipun kekurangan-kekurangan tersebut
dapat diatasi.Oleh karana itu, bagian yang penting dari Laporan Final
Implementasi Sistem adalah perncanaan implementasi sistem.
Pendidikan
dan Pelatihan Karyawan
Jika sistem akuntansi baru di
kembangkan dalam perusahaan dan diharap dapat dimanfaatkan dengan
berhasil setiap orang yang terkait dengan sistem tersebut harus
dibuat sadar tentang tanggung jawabnya masing-masing terhadap
pelaksanakan bagian sistem yang menjadi tanggung jawabnya dan tentang
apa yang dapat dimanfaatkan dari sistem tersebut bagi pelaksanaan
tugasnya.
Oleh karena itu dalam tahap
implenentasi perlu dilakukan pendidikan dan pelatihan karyawan yang
akan terkait dalam pelaksanaan sistem akuntansi.Karyawan yang akan
mengikuti pendidikan dan pelatihan dibagi menjadi dua
golongan:karyawan pemakai informasi dan karyawan pelaksana sistem.
Karyawan pemakai informasi terdiri dari manajemen,staf,diberbagai
daerah fungsional seperti pemasaran, personalia,hubungan masyarakat.
Istilah pendidikan digunakan untuk menyadarkan pemakai informasi
tentang informasi yang dapat dihasilkan oleh sistem dan berbagai
persyaratan yang tetapkan oleh pemakai yang dapat dipenuhi oleh
sistem akuntansi yang dirancang.
Pelatihan karyawan ditujukan
kepada karyawan yangt akan mengoperasikan sistem akuntansi.Karyawan
yang mengoperasikan sistem terdiri dari karyawan yang bertugasuntuk
menyiapkan masukan,pengolah data,dan mengoperasikan dan menjaga
komponen fisik dan logis sistem akuntansi.Pelatihan ditujukan kepada
karyawan yang mengoperasikan sistem untuk menyiapkan mereka
menghadapi awal pengoperasian sistem.Namun,pelatihan tidak hanyan
berhenti sampai disini saja. Perusahaan harus menyusun program
pelatihan yang bersinambung untuk mengantisipasi masukannya karyawan
yang baru dan kemungkinan terjadinya perubahan terhadap sistem
akuntansi yang digunakan oleh perusahaan.
Konversi
Sistem
Perubahan dari sistem lama ke
sistem baru memerlukan pendekatan konversitertentu.
Terdapat
empat pilihan utama pendekatan yang digunakan nengubah sistem lama ke
sistem baru: (1) alngsung, (2) paralel, (3) pendekatan mondur, (4)
phase-in
Konversi
Langsung. Konversi
Langsung adalah implementasi sistem baru segera langsung dan
menghentikan segera pemakaian sistem yang lama. Pendekataini cocok
digunakan dalam situasi (1) sistem baru tidak menggantikan sistem
mana pun yang sekarang digunakan oleh perusahaan (2) sistem lama
diputuskan sama sekali tidak memiliki manfaat atau nilai,(3) sistem
baru sangat kecil dan sangat sedehrana,(4) desain sistem baru sangat
berdeda dengan desain sistem lama dan perbandingan di antara keduanya
tidak bermanfaat. Gambar 2.4. berikut ini melukiskan pendekatan
konversi langsung.
SISTEM
LAMA
|
SISTEM
BARU
|
Gambar 2.4 Pendekatan Konversi
Langsung
Konversi
Paralel.Konversi Paralel adalah implementasi sistem baru secara
bersamaan dengan pemakaian sistem yang lama selama jangka waktu
tertentu.Dalam pendekatan ini, keluaran sistem baru,selama jangka
waktu tertentu dibandingkan dengan keluaran sistem lama dan perbedaan
yang timbul di rekonsilisi. Pendekatan ini memberikan perlindungkan
bagi organisasi dari kemungkinan kegagalan sistem yang baru dalam
menghasilkan keluaran yang perlukan. Pendekatan konversi paralel
tentu sja memerlukan biaya yang bersangkutan dengan laksanakan dua
sistem untuk jangka waktu tertentu guna menghasilkan keluaran yang
sama. Gambar 2.5 berikut ini melukiskan pendekatan konversi paralel.
Gambar
2.5 Pendekatan Konversi Praralel
Konversi
Modular.Konversi
modular sering kali disebut dengan pendekatan pilor
projec adalah
implementasi sistem baru, kedalam organisasi secara sebagian
sebagian.Sebagai contoh, sistem akuntansi piutang yang baru
diterapkan baru di cabang A, dan jika berhasil,diimplementasikan
dicabang B, dan akhirnya jika di kedua cabang tersebut
berasil,kemudian diimplementasikan ke seluruh perusahaan. Keuntungan
penggunaan pendekatan konversi moduler adalah (1) risiko kegagalan
sistem dapat di batasi di tempat yang terbatas,(2) masalah yang
timbul dalam sistem yang baru dapat segera dibetulkan sebelum
diimplementasikan ke penerapan yang lebih luas,(3) Karyawan dari
tempat lain yang akan mengoperasikan sistem dapat dilatih di tempat
yang dijadikan pilot
project sebelum
mengoperasikan sistem di tempat mereka sendiri. Kelemahan yang
melekat dalam pendekatan ini adalah,(1) diperlukan periode yang lebih
lama untuk menerapkan sistem baru dalam perusahaan secara
keseluruhan,(2) tidak semua dapat dimplementasikan dengan pendekatan
ini,(3) tidak semua organisasi dapat menerapkan pendekatan ini.Gambar
2.6 berikut ini melukiskan pendekatan konversi modular.
Sistem
Sistem Sistem
Lama Lama Lama
|
Sistem
Lama
|
||
Sistem
Sistem
Lam
Lama
|
Sistem
Baru
|
Sistem
Baru
|
Gambar
2.6 Pendekatan Konversi Modular
Konversi
Phase-in
adalah mirip dengan konversi modular.Budaya ada di antara kebudayanya
adalah terletak pada konversi modular membagi organisasi untuk
implementasi sistem baru, sedangkan pada konversi phase-in,
yang dibagi adalah sistemnya terdiri.Sebagai contoh,misalnya
mengumpulkan data dengan sistem baru,diimplementsikan dengan cara
membuat mekanisme hubungan (interface
mecbanism)dengan
sistem lama. Interface tersebut memungkinkan sistem lama menggunakan
masukan yang berasal dari sistem pengumpulan data yang baru. Setiap
kali bagian sistem yang baru diimplementasikan, analis sistem
merancang mekanime hubungan antara sistem baru dengan sistem lama.
Gambar 2.7 berikut ini implementsi dengan pendekatan phase-in.
Gambar 2.7 Pendekatan
Konversi Phase-in.
SIMBOL UNTUK PEMBUATAN
BAGANALIR (DATA (DATA FLOW DIGRAM)
Pakai akhir Bab 2 ini di jelaskan
contoh simbol-simbol standar yang digunakan air dokumen sistem untuk
membut bagan air dat (data
(data flow digram)
dan bagan air
dokumen (dokument
flowcbart) untuk
mengambarkan sistem informasi tertentu. Bagan air yang baik dan jelas
memerankan bagian yang penting dalam perencangan sistem informasi
yang kompleks dan pengembangan program komputer.
Bagan
air data adalah suatu model yang menggambarkan aliran data dam proses
untuk mengolah data dalam suatu sistem.Simbol-simbol standar yang
digunakan untuk menggambarkan dagan air disajikan pada Gambar 2.8.
Simbol
pengolahan digunakan untuk nmenunjukkan tempat-tempat dalam sistem
informasi yang pengolahan atau mengubah data yang diterima menjadi
data yang mengalir keluar. Namun pengolahan data ditulis di dalam
simbol pengolahan.Nomor urut pengolahan ditulis bagian atas simbol
pengolahan. Aliran marerial di tunjukkan dengan simbol tanah berbadan
lebar. Aliran data ditunjukkan dengan tanah berbadan garis kecil yang
menggambarkan aliran data melalui sistem. Aliran data dapat
diibaratkan sebagai pipa mengangkut paket data daru suatu sumber ke
tujuan tertentu.persegi panjang yang terbuka di ujung kanannya
merupakan simbol arsip logis yang merupakan tempat penyimpanan atau
pegambilan data. Asal data di sebut dengan sumber dan tujuan data
disebut dengan penerima (istilah yang digunakan dalam bahasa inggris
adalah sink yang berarti bak cuci). Sumber dan penerima dapat berupa
orang organisasi, atau bahkan sistem yang lain.Kotak persegi panjang
merupakan simbol satuan di luar sistem. Dalam bagan air data pada
Gambar 2.9, satuan di luar sistem adalah pembeli. Dengan demikian
dagan alir data.menunjukkan batas-batas hubungan sistem dengan satuan
di luar, proses pengolahan data dan aliran data. Bagan alir data
merupakan model logis yang menunjukkan aliran data melaui sistem,oleh
karena itu bagan tersebut tidak menunjukkan disk, pipa magnetik,
printer
kompute,atau alat fisik lain.
SIMBOL
UNTUK MEMBUATAN BAGAN ALIR DOKUMEN (DOCUMENT
FLOWCHART)
Sistem
akuntansi dapat dijelaskan dengan menggunakan bagan alir
dokumen.Gambar 2.11 melukiskan simbol-simbil standar yang digunakan
oleh analis sistem untuk membuat bagan alir dokumen yang
menggambarkan sistem tertentu.Sebenarnya banyak cara untuk
menggambarkan bagan alir dokumen suatu sistem namun dalam buku ini di
pilihkan satu cara yang sekarang secara luas di gunakan oleh para
analis sistem untuk melukiskan bagan alir dokumen suatu sistem.
Berikut
ini adalah simbol-simbol standar dengan maknanya masing-masing.
- Dokumen.Simbol ini digunakan untuk menggambarkan semua jenis dokumen yang merupakan formulir yang digunakan untuk merekam data terjadinya suatu transaksi. Nama dokumen di cantumkan di tengah simbo. Contoh dokumen yang di gambarkan dengan
- simbol ini adalah: faktur penjualan,surat order pembeli,cek,bukti nomorial, bukti kas, kelur (voucber) surat pemintaan dan pengeluaran barang gudang, faktur dari pemosok, dan bukti kas masuk. Bagan alir harus menunjukkan dengan jelas dari nama suatu dokumen masuk ke dalam sistem dan ke mana (sistem lain) dokumen keluar dari sistem.
- Faktue Dokumen dan sembusannyan. Simbol ini di gunakan menggambarkan dokumen asli dan tembusannya. Nomor lebar dokemen di catumkan di sudit kanan atas.
- Berbagai dokumen simbol ini digunakan untuk menggambarkan berbagai jenis dokumen yang di gabungkan bersama di dalam satu paket.Nama dokumen d tuliskan di dalam masing-masing simbol dan nomor lebar dokumen dicantumkan di sudut kanan atas simbol dokumen yang bersangkutan.Simbol dalam contoh tersebut menggambarkan faktu penjualan lembar ke-3 di lampiri dengan surat order penjualan lembar ke-1 dan surat muat.
- Catatan.simbol ini dgunakan untuk menggambarkan catatan akuntansi yang dugunakan untuk mencatat data yang direkam sebelumnya di dalam dokumen atau formulir.namun catatan akuntansi dicantumkan di dalam simbol ini. Catatn akuntansi yang digambarkan dengan simbol ini:jurnal,buku pembantu,dan buku besar.
- Penhubungan pada halaman yang sama.(on-page conmerctor).Dalam menggambarkan bagan alir,arus dokumen dibuat menganlir dari atas ke bahwa dan dari kiri ke kanan. Karena keterbatasanruang halaman kertas untuk menggambar, maka diperlukan simbol penghubungan untuk memungkikan aliran dokumen berhenti di suatu lokasi pada halaman tertentu dan kembali berjalan di lokasi lain pada halaman yang sama. Dengan menperhrntikan nomor yang tercantum, di dalam simbol menghubungan pada halaman yang sama,dapat ditetahui aliran dokumen dalam sistem akuntansi yang di gambarkan dalam bagan alir.
- Akhir arus dokumen dan mengarahkan pembaca ke simbol pengunbungan halaman
Sama jang bernormal
seperti jang tercantum di dalam simbol tersebut.
- Awal arus dokmen jang berasal dari simbol penghumbugan alaman jang sama, bernormor seperti Jang tercantum di dalam simbol tersebut.
- Penghungan pada halaman yang berbenda (off-page connector). Jika untuk menggambarkan bangan alit suatu sistem akuntansi di perlukan lebih dari satu halaman, simbol ini arus di gunakan untuk menujukkan
- Kemana danbagimana bangan alir terkait satu dengan lain nya. Nomor yang tercantum di dalam simbol penghumbungan menjukkan bagimana bangan alir jang tercantum pada halaman tertentu terkait dengan bangan alir jang tercantum pada halaman yang lain.
- Kegiatan manual. Simbol ini di gunakan untuk menggambarkan kegiatan manual seperti: menerima order Dari pembeli, mengisi formulir menbandinkan pemeriksa dan berbagai jenis kegiatan klerikal jang lain.Uraikan singgat kegiatan manual di cantunkan di dalam simbol ini.
- Keterangan komentar simbol ini menmungkinkan ali sistem menambakan keterangan untuk menperjelas Pesan jang di sampaikan dalam bangan alir.
- Arsip sementaran di simbol ini di gunakan untuk menyukan tempat penjimpana dokumen seperti hal mari arsip dan kontak arsip. Terdapat dua timpe arsip dokumen: sementara dan arsip permanen. Arsip sementara adalah tempat penjimbana dokumen jang dokmen nya akan di ambil kembali dari arsip tersebut di masa jang di akan untuk kerperluan pengolaan lebih lanjut teradap dokumen tersebut. Untuk menuyukan urutan pengarsimpan dokumen di gunakaqn simbol berikut ini:
A
= menerut abjad
N=
menurut nomor urut
T=
teknologis menurut tanggal
- Arsip permanen. simbol ini di gunakan untuk mengambarkan arsip permanen jang merupakan tempat penjimpanan dokumen jang tidak akan di proses lagi dalam sistem akuntansi jang bersangkutan.
- On line computer process. simbol ini mengambarkan pengolahan data dengan komputer secara on. line. Nama arsip di tulis di dalam simbol.
- Keying (typing veryfying). Simbol ini menggambarkan pemasukan data ke dalam komputer melalhui on line terminal.
- Pita magnetik (magnetic tape). Simbol ini mengambarkan arsip komputer yang berbenda pita magneti nama arsip di tulis di dalam simbol.
- On line storage.simbol ini mengambarkan arsip jang berbentuk on line (di dalam memory komputer)
- Keputusan.Simbol in menggambarkan keputusan yang harus dibuat dalam proses pengolahan data.keputusan yang di buat ditulis dalam simbol.
- Gris alir (flowline). Simbol ini menggambarkan arah proses pengolahan data.Anak panah tidak di gambarkan jika harus dokumen arah ke bahwa dan ke kanan.Jika harus dokumen mengalir ke atas atau ke kiri, anak panah perlu dcantumkan.
- Persimpangan garis alir.Jika dua garis alir persimpangan,untuk menunjukkan arah masing-masing garis salah satu garis dibuat sedikit melengkung tepat ada persimpangan ke dua garis tersebut.
- Pertemuan garis alir Simbol ini di gunakan jika dua garis alir bertemu dan salah satu garis mengikuti garis lainnya.
- Muali /berakhir (terminal). Simbol ini untuk digambarkan awal dan akhir suatu sistem akuntansi.
Dari pemasok
- Masuk sistem. Karena kegiatan di luar sistem tidak perlu di gambarkan dalam bagan alit, maka diperlukan simbol untuk mengambarkan masuk ke sistem yang di gambarkan dalam bagan alir.
- Keluar ke sistem lain. Karena kegiatan di luar sistem tidak perlu digambarkan dalam bagan alir, maka diperlukan simbol untuk mengambarkan ke luar ke sistem lain.
Ke
sistem Pnjualan
Gambar 2.11 Simbol-simbol Standar
untuk pembuatan bagan Alir Dokumen.
Untuk
mengambarkan aliran dokumen dalam sistem tertentu, digunakan
simbol-simbol tersebut di atas dalam suatu bagan alir dokumen
(document flowcbart). Dalam bagan alir arus dokumen digambarkan
berjalan dari kiri ke kanan dan dari atas bahwa.Arah perjalanan
dokumen ini dapat diikuti dengan melihat nomor dalam simbol
menghubungan pada halamn yang sama (on-page
connector) atau nomor
dalam simbol penghubungan pada halaman yang berbeda (off-page
connector). Penggunaan
bagan alir lebih bermanfaat dibandingkan dengan urain tertulis dalam
menggambarkan sesuatu sistem.Manfaat tersebut adalah sebagai
berikut:
- Gambar sistem secara menyeluruh lebih mudah diperoleh dengan menggunakan bagan alir.
- Perubahan sistem lebih mudah di gambarkan menggunakan bagan alir.
- Kelemahan-kelemahan dalam sistem dan indenfikasi bidang-bidang yang memerlukan perbaikan lebih mudah ditemukan dengan bagan alir.
- Dokumentasi sistem akuntansi dilakukan dengan menggunakan bagan alir.
Berikut
ini diberikan contoh penggunaan sebagian simbol-simbol bagan alir
dokumen untuk menggambarkan transaksi permintaan dan pengeluaran
barang dari gudang. Misalnya informasi mengenai transaksi tersebut
telah dikumpulkan oleh analis sistem,dan informasi ini dipakai
sebagai bahan untuk membuat began alir dokumen yang disajikan pada
Gambar 2.12 sebagai berikut:
Unit
Organisasi Pemakai
- Mengisi bukti permintaan dan pengeluaran barang gudang (BPPBG) 3 lembar.
- Meminta otorisasi dari Kepala Bagian yang bersangkutan.
- Menyerahkan 3 lembar BPPBG tersebut ke Bagian gudang.
- Menerima barang dari bagian Gudang disertai dengan BPPBG lembar ke-2.
- Mengarsipkan BPPBG lembar ke-3 menurut nomor urutnya.
Bagian
Gudang
- Menerima 3 lembar BPPBG dari unit organisasi pemakai.
- Mengambilkan barang dengan jenis dan jumlah seperti yang tercantum dalam BPPBG.
- Mengisihkan kuantitas barang yang diserahkan pada BPPBG (3 lembar).
- Mencatat BPPBG dalam kartu gudang.
- Mendistrbisikan BPPBG sebagai berikut:
Lembar ke-1: Bagian Akuntansi
Lembar ke-2: Unit organisasi
pemakai bersamaan dengan penyerahan barang
Lembar ke-3: Abrsip Bagian Gudang
menurut tanggal.
Bagian
Akuntansi
- Menerima BPPBG Lembar ke-1 dari Bagian Gudang.
- Mengisi harga pokok satuan barang pada BPPBG berdasar kartu persediaan.
- Menghitung dan mengisi harga pokok total (kuantitas yang dipakai x harga pokok satuan) pada BPPBG.
- Mencatat BPPBG dalam kartu persediaan.
- Mencatat BPPBG dalam kartu biaya.
- Mengarsipkan BPPBG menurut nomor urutnya.
Berdasarkan informasi tersebut
analis sistem membuat bagan alir dokumen (lihat Gambar 2.12) dengan
menggunakan simbol-simbol seperti tersebut di atas.
KARYA
OELH LEPINUS KOGOYA JURUSAN AKUNTANSI
1 komentar:
terima kasih banyak ^^
Posting Komentar